Акт или декларация какво да съставя при отписване
Свързани статии
В отчетните документи няма ясни индикации, в кои случаи за регистрация на отписване на материални запаси е необходимо да се приложи Изявлението за издаване на материални активи за нуждите на институцията (ф. 0504210), а в кои - Закона относно отписването на материални запаси (ф. 0504230). Как може счетоводителят да направи този труден избор?
Не изпадайте в крайности
Когато решавате процедурата за отписване на материални запаси, е важно да не изпадате в крайности.
Не можете да отписвате всички материали безразборно веднага след освобождаването им от съхранение. В крайна сметка на никого не му хрумва да отпише парични средства, издадени на отговорно лице, без документи, потвърждаващи направените разходи. Материалните запаси, дадени на отговорни лица от местата за съхранение, всъщност са еквивалент на пари - те все още не са изразходвани за нуждите на институцията и този факт трябва да бъде надлежно потвърден.
Другата крайност е опит за проследяване, почти в реално време, от склада до мястото на крайната употреба, съдбата дори на най-нискокачествените материали чрез издаване на голям брой документи за много малки суми. В този случай съществува голям риск да се удавите в море от маловажни хартии и да загубите от поглед наистина важни въпроси.
Кой е най-добрият начин за организиране на отписването на материални запаси? На първо място е необходимо да се раздели цялата гама от инвентар, използван в институцията, на две големи групи: консуматив и неконсуматив. Консумативите могат да включват канцеларски материали (хартия, тетрадки), храна, горива и смазочни материали, крушки, лепило, пирони, аксесоари за шиене. Съставът на незаразходните запаси може да включва отделни компоненти на компютри (клавиатури, манипулатори от типа „мишка“), дрехи и обувки, бензинови триони, спално бельо и аксесоари и др.
Ефективното използване на ресурсите позволява регулирането на разходите им в институцията. Този инструмент може да се прилага както за консумативи, така и за консумативи.
Нормите на потребление на запасите могат да бъдат донесени до институциите от учредителите или разработени от тях самостоятелно (като се вземат предвид показателите за потребление на ресурси в институцията през предходни години, изискванията за спестяване на материали и пари, включително регулаторните изисквания, обема на разходи за материали за подобни нужди в други организации, които решават сравними задачи и др.).
Отписване на консумирани материали
В съответствие с нормите на потребление на съответния вид материални запаси, те могат да бъдат издадени на отговорни лица. По-специално за тези цели се използва Декларацията за издаване на материални активи за нуждите на институцията (ф. 0504210). Отличителна черта на този първичен документ е възможността да се издават материали по него на няколко служители на институцията.
Според Vedomosti (f. 0504210) хартия и други канцеларски материали могат да се издават на отговорни служители на всяко структурно звено на институцията в съответствие с утвърдените стандарти, за да се осигури дейността на тези звена в определен период от време.
Въз основа на „Ведомости“ (ф. 0504210) се потвърждава не само фактът на движение на материални запаси в институцията, но и те се отписват. Ефективността на използването на резерви за решаване на проблемите, пред които е изправена институцията, в този случай се потвърждава от самия факт на липса на грешки в работата на структурната единица и използването на норми, които не са били произволно определени, но въз основа на икономически обосновани изчисления.