1.4 Как да управлявате по-ефективно имейла си
1. Информационният потоп
Благодарение на различните употреби на Интернет, циркулацията на информация стана изобилна и лесна. Йерархичната компания се заменя с "мрежова" компания. Тази нова информационна реалност има много предимства, но изправя всички пред „потоп от информация“, за който съзнанието им не винаги е подготвено. Изправени пред това изобилие, старият модел на разсъждение, който се състои в желанието да се прочете всичко, да се направи всичко, бързо се подлага на вина. Днес проведените проучвания потвърждават, че обемът на информацията, обхващаща играчите, далеч надвишава реалния им капацитет за усвояване.
Цифрите са там, за да го потвърдят:
- Тази година по целия свят се обменят 10 000 милиарда имейла.
- Всеки втори французин е свързан с интернет (25 милиона интернет потребители през септември 2005 г.).
- 92% от френските служители използват имейл ежедневно.
- Изпълнителният директор получава между 200 и 1200 имейла на седмица.
- 23% от съобщенията от професионални пощенски кутии са лични съобщения (Включително спам 50% от имейли на фирми, които не са свързани с работата (проучване Mirapoint).
- 86% от французите четат имейлите си веднага щом ги получат, в сравнение с 50% за британците и италианците (проучване PalmOne).
Пред такова изобилие, става необходимо да променим начина, по който обработваме информацията фокусиране разсъждение по приоритет. Могат да се предложат някои прости инструменти за оптимизиране на този процес.
2. Необходимостта от нови когнитивни инструменти: системата ACTE
Информацията не е еднородна. Тя може веднага да знае няколко дестинации:
- Подобен ACT: Става въпрос за запазване на информация за превърнете го в ДЕЙСТВИЕ. В това отношение най-добрата система за класификация е тогава хронологичната система. става въпрос за класифициране на информацията, за да се намери на датата, когато тя трябва да бъде обработена.
Outlook ви позволява да зададете както цветен код, който показва степента на спешност и важност на дадено действие, така и да зададете дата за напомняне. Тогава цветовите кодове представляват визуално предупреждение и позволяват на потребителя да бъде предупреждаван визуално.
След поставяне на мишката върху съобщението то става синьо и могат да се използват две функции:
- като щракнете върху раздела "действия" имаме възможност за задаване на цветен код според степента на спешност на действието и възможността за определяне на дата за действие.
- като щракнете върху десния бутон на мишката, се появява падащо меню. Избираме раздела "опции", който позволява да се присвои ниво на приоритет ниско, нормално или високо на задачата.
Като се консултираме с пощенската му кутия всеки ден, ще намерим в частта "Ден" задачите, които са предварително избрани да бъдат изпълнени в определения ден. Приписването на дата за действие, свързано със съобщение, превръща съобщението в задача, която трябва да се направи и може да доведе до ново сортиране при консултиране на частта от "дневния ред" на деня на Outlook.
- C за КЛАСИФИКАЦИЯ: Определена информация може незабавно да породи a тематична класификация. В този случай не става въпрос за класифициране на информацията по дата, но по тема. За това е важно всеки потребител първо да дефинира списък с ключови файлове съответстващи на неговите функции, негови проекти, негови цели. Този списък на ключови файлове трябва да бъде директно свързана с файловете, физически инсталирани в шкафа за тематични файлове, където също е за предпочитане да се използват така наречените буквено-цифрови кодове и/или цветове за идентифициране на тематични семейства и подсемейства.