За да го съкратите правилно и кога да го използвате - кариерно списание

Допълнителният поздрав „за вашите ръце“ често се използва, когато пощата трябва да достигне до конкретен получател. Популярното съкращение за поздрав е преобладавало и до днес и все още се използва редовно за кореспонденция в дигиталната ера.

Не рядко обаче пощата се отваря отново и отново от други офиси или хора. Защо така? И как успешната лична доставка все пак може да бъде успешна? Ние го обясняваме.

За вашето внимание: значението и целта на допълнителния поздрав

Формата на поздрав в адреса се използва главно за писма в официален или бизнес контекст. Ако добавката „за внимание“ е дадена в адреса, това означава, че тази публикация е предназначена точно за посоченото лице.

Честа практика е всякакви писма да се отварят във вътрешната поща, особено в институции, в офиси и органи или в големи компании. Ако обаче документът е предназначен директно и изключително за конкретно лице, то това трябва да бъде посочено съответно и най-вече правилно.

Съвременен или дълъг остаряла?

През 21 век, в ерата на смартфоните, високоскоростния интернет и електронното предаване на данни, все още ли се нуждаем от писма за комуникация?

В бизнес сектора сега много компании предпочитат да обменят информация по имейл, тъй като това спестява време, допълнителни отклонения и капацитет на персонала. На бизнес партньори и клиенти обикновено може да се пише и да се свързват директно чрез личните им пощенски кутии.

Погледнато в тази светлина, дигиталната ера стана особено полезна за обмена на информация. Въпреки това „старомодната“ кореспонденция засега не може да се откаже. Много въпроси налагат изпращането на писма по пощата. Носителят на писменото писмо все още не е изчезнал и все още се използва.

Имейлите не винаги са подходящи и затова изпращането на документи остава необходимост. С въвеждането на Общия регламент за защита на данните от май 2018 г. изпращането на документи по пощата изглежда по-необходимо от всякога.

Някои примери показват къде се предпочита пощата:

Комуникация с офиси като данъчната служба, бюрото по труда или сградната институция (ако например трябва да се представят необходимите документи като част от заявленията)
Комуникация със застрахователни компании (ако искате да анулирате например)
Комуникация със здравноосигурителни компании (приложенията не могат да регулират всичко, ръчно написани заявления за възстановяване на разходи често трябва да се подават с необходимите доказателства)
Компаниите, които си сътрудничат помежду си, също използват писма за комуникация
Заявления до работодатели или доставчици на кадрови услуги (онлайн приложенията не винаги са желателни)
Комуникация със съдилища или адвокати (много писма имат правна сила само ако са написани на ръка и следователно трябва да бъдат изпратени по пощата)

В повечето отдели на институции и власти има безброй служители. Тогава едно писмо може произволно да се озове на някоя планина с други букви. Пощата може да не е сортирала правилно. Минава скъпоценно време, докато подателят чака отговор и никаква информация не тече. Тук е много полезно конкретно приветствие. Пощата може да бъде назначена правилно много по-бързо. Фразата „z. Hd. ”Не само е съвременен, но и ефективен.

Какво е правото на представителство?

По принцип буквите със специалното допълнение "z.Hd." винаги са предназначени за посоченото лице. Това означава, че такова писмо трябва да бъде изпратено до това лице в отделите на компанията. Но как се държи, ако човекът не присъства, например поради ваканция, болест или командировка? В тези случаи пощенската пратка може да бъде отворена и от отговорния представител, при условие че вътрешно не са установени отклоняващи се разпоредби.

Нашите съвети ви показват най-добрия начин да получите вашата поща:

Представителят не трябва да отваря публикацията

Ако подателят абсолютно иска да избегне отварянето на писмото от представител, той трябва да използва забележката „лично“ в допълнение към поздрава „за вашето внимание“. Само тогава може спокойно да се предположи, че писмото няма да бъде отворено от другите в къщата. Това често се случва с ведомостите за заплати, които се разпространяват директно чрез вътрешна поща.

Забележка: За писма, които съдържат особено чувствителни данни или изключително поверителна информация, винаги е препоръчително да използвате коментара „личен“ или „поверителен“. Това е единственият начин наистина да защитим поверителността на писмата.

Представителят може да отвори пощата, ако отговорният служител не присъства

Ако подателят иска да бъде сигурен, че писмото му ще бъде обработено, препоръчително е да се използва допълнително съкращението „o.V.i.A.“ (или представител в офиса). Това допълнение е непосредствено след името. Това дава разрешение на представител да се погрижи и за писмото. Това може да бъде особено полезно при комуникация с властите. Отговорните служители често отсъстват, но въпросът е спешен.

Абревиатурата на допълнителния поздрав, използвана правилно

Обикновено допълнителният поздрав се използва като съкращение, а не се изписва, защото не винаги има достатъчно място в полето за адрес. Когато използвате съкращението, е важно да се придържате към определена форма.

Ако са известни само пощенските адреси на общите или централните пощенски кутии, бележката „за вашето внимание“ също може да се използва в темата. По този начин заданието може да бъде направено относително бързо и правилно, без първо да се налага да отваряте и четете пощата.

Има няколко начина да се съкрати „да се предаде” в адрес. Всеки от тях е приемлив и правилен.

Според Дъден следните опции са съвместими:

Трите варианта са правилни, дори ако между двете съкратени думи няма интервали. Съкращението „z. Hd. „Използвай.

Още съвети:

Писмата първо се четат по електронен път от машини в пощенските центрове. Ако нещо е измамено в полето за адрес или нещо не е формулирано правилно, съществува риск документът да не може да бъде присвоен на адресат.

За адресни полета се прилага DIN стандарт. Това води до по-малко грешки при четене при четене.

Ако адресът не е разпознат от читателя, трябва да се извърши отнемаща време проверка и корекция. Още по-важно е да се придържате към съществуващите стандарти при етикетиране на пощенски пратки.

Как да го направя правилно: Перфектното адресно поле на бланка

В забързано общество като нашето няма време за излишни забавяния. Винаги очакваме писмото да достигне до получателя си в рамките на един работен ден. Свикнали сме да достигаме до адресите си за секунди с имейл, SMS или WhatsApp. Още по-досадно е, когато има увреждания. За да върви всичко гладко и без досадни спирки, има няколко малки, но фини правила, които трябва да се спазват в полето за адрес. Ние показваме кои.

Катедра, напр. Внимание г-н/г-жа ...

Улица и номер на къща

Внимание г-н/г-жа ...