Възстановяване на разходи, данъчен и социален режим
Актуализирано на 13.03.2018
Служителят, който прави лични разходи като част от професионалната си дейност, се възстановява от компанията чрез съставяне на отчет за разходите. Ако отчетът за разходите не е подложен на някакъв наложен формализъм, придружаващият документ (фактура) трябва да попълни това искане за възстановяване. Някои разходи, особено когато те се повтарят, обаче могат да бъдат възстановявани всеки месец на база еднократна сума, в съответствие с фиксирана сума, определена от работодателя. Моля, имайте предвид, че за определени разходи администрацията определя праг за възстановяване, над който плащането не се третира за данъчни цели като отчет за разходите, а като обезщетение в натура. Отчетите за разходи не подлежат на облагане с данък върху доходите или осигурителни вноски (за разлика от обезщетенията в натура).
Отчет за разходите: дефиниция
Служителят, който прави лични разходи като част от професионалната си дейност, трябва да бъде възстановен от компанията чрез съставяне на документ, наречен отчет за разходите.
В отчета за разходите са изброени всички разходи, направени от служителя от името на компанията през определен период, обикновено месечно. Тези разходи се оправдават с фактура (с някои изключения). Те са оправдани от упражняването на дейността и/или интереса на компанията, но бъдете внимателни, за да бъдат възстановени, направените от служителя суми трябва да бъдат пропорционални на реалната нужда.
Отчетите за разходите са единствената отговорност на работодателя и не могат да намалят изплатената заплата.
Методите за възстановяване на разходите за отчети за разходите
Възстановяването на отчетите за разходите може да бъде направено от компанията според системата на действителните разходи или с фиксирана ставка.
Възстановяване на действително направените разходи
При системата за реални разходи работодателят възстановява точната сума, направена от служителя, при представяне на фактура или доказателство за плащане, за да може да изготви отчета за разходите
Еднократно възстановяване на разходи
Методът с фиксирана ставка води до автоматично възстановяване на разходите на служителя до определена и повтаряща се сума, определена от работодателя.
По принцип сумата е еднаква за всички служители на компанията, които заемат една и съща длъжност или според социално-професионалната категория. Например, в интерес на опростяването на компанията, всички продавачи, които използват личните си превозни средства за своите командировки, се възползват от еднократно месечно възстановяване на разходите за пробег.
Данъчният и социален режим на разходите
За определени възстановявания, администрацията определя праг, над който платената сума не се третира за данъчни цели в категорията отчети за разходите, а като обезщетения в натура за служителя. Това важи за следните разходи:
хранене в ресторанта за служителя в движение и неспособен да се върне в резиденцията си
кетъринг на работното място или извън помещенията на компанията
надбавки за пробег
разходи за настаняване
разходи за настаняване в част от професионалната мобилност
разходите, направени за оборудване с нови технологични инструменти