ВЪВЕДЕНИЕ, секретариат, разделение на отговорностите - секретариат, разделение на отговорностите
Секретариат - Отделът на институцията, отговарящ за ежедневната работа в офиса, извършващ секретарска работа Набор от лица, извършващи секретарската работа на институция за извършване на текуща работа от организационен и изпълнителен характер.
Широкото използване на микроелектроника, компютри, мощни средства за автоматизирана обработка на текстова и графична информация, високоефективни устройства за съхранение и извличане, съвременни комуникационни средства и мрежи от електронни компютри позволяват на някои специалисти да повдигнат въпроса за перспективите за създаване на електронен офис на бъдещето.
Секретариат - структурно звено, създадено, като правило, за обслужване на управлението на организацията. Включва помощник мениджър, помощник секретар, технически секретари. Секретариатът в някои организации се позовава на цялата служба за водене на документация. Секретариатът изпълнява следните типични функции:
- предварително разглеждане и подготовка на доклада до ръководителя на представените му документи;
- изготвяне на индивидуални документи по указание на ръководителя на проекта и съгласуването им с функционалните структурни звена на организацията;
- организация и документиране на срещи, провеждани от ръководителя. Обикновено секретариатите се фокусират и върху документирането на дейностите на колегиалните ръководни органи (изготвяне на проекти на планове за заседания, подготовка на материали за заседание, водене и изпълнение на протоколи, изготвяне на проекти на решения и наблюдение на изпълнението на решенията);
Основната цел на секретариата е ефективна организационна и информационна подкрепа за управлението на организацията.
Ефективната организационна и информационна подкрепа на Предприятието се разбира като целенасочена, подредена дейност за пълно и навременно задоволяване на нуждите на Предприятието, неговите служители от организационни и информационни ресурси в процеса на извършване на ежедневни управленски дейности.
Решаването на проблемите на организационната и информационна подкрепа на организацията се възлага на щатното структурно звено - ръководството на организацията. От своя страна секретариатът е структурно звено на.
Прякото управление на секретариата се осъществява от неговия началник - главен секретар. Главният секретар е прекият ръководител на целия персонал на секретариата. Той от своя страна докладва на заместник генералния директор на предприятието за управление - началник на отдела и е заместник на последния.
Нормирането на работата на служителите в секретариата, определянето на задачите, изчисляването на общия брой и натоварването се извършва въз основа на действащите Единни норми за време и производство.