Водене на документация в организация, институция - Управление
1. Организация на документооборота (общи разпоредби).
1. Документопоток е движението на документи в организация от момента на тяхното получаване или създаване до завършване на изпълнението или изпращането. Правилната организация на работния процес допринася за бързото преминаване на документите в апарата за управление, еднаквото натоварване на отделите и длъжностните лица, има голямо положително въздействие върху процеса на управление като цяло.
2. Документирането в институцията се извършва под формата на потоци от документи, циркулиращи между пунктовете за обработка на информация (ръководители на институцията и структурните подразделения, специалисти и квалифицирани служители) и пунктовете за техническа обработка на самите документи (бюро за въвеждане, услуга за копиране и копиране и др.).
По отношение на апарата за управление се прави разлика между входящи, изходящи и вътрешни документи. В институцията входящите документи от своя страна се разделят на тези, изпратени до ръководители, до структурни подразделения и до отделни изпълнители. Освен това в отделите се създават документи, някои от които се изпращат извън институцията - изпратени документи, а другите циркулират в институцията - вътрешна документация.
3. Когато проектират и рационализират работния процес, те се ръководят от разпоредбите, разработени от практиката на офис работата и подобряването на организацията на управленската работа.
Когато премествате документи, човек трябва да се ръководи от принципа на еднократно пребиваване на документа в една структурна единица или с един изпълнител.
Схема 3.1. Движението на документи в институцията
- - - - - - - - документи, изпратени от организацията,
2. Регистрация и отчитане на документи, получени от организацията.
Предварителното разглеждане на документите се извършва от секретари-асистенти, ръководители на канцеларията, секретариати, общи отдели, помощник-мениджъри и др. След предварително разглеждане документите се изпращат за регистрация или се регистрират от същото длъжностно лице.
На всички регистрирани документи в долния десен ъгъл на първата му страница се поставя печат за регистрация:
Печат, дата, регистрационен номер (по ред на номера, започващи от календарната година) се извършва в деня на получаване на документа.
Не всички документи подлежат на регистрация. Необходимо е да се регистрират документи, получени от висши органи, обществени организации, важни писма от други организации, призиви на граждани и др. Не е необходимо да се регистрират: поздравителни телеграми, брошури, покани, програми, уведомления, както и документи, получени в копия за информация. Във всяка организация списък на такива документи се разработва от ръководителя на службата за управление на офиса и се дава в инструкциите за управление на офиса, одобрени от ръководителя на организацията.
Всички документи (входящи, изходящи, вътрешни) в организацията се регистрират централно. Децентрализираната регистрация на документи е разрешена в институции, които имат географски обособени структурни звена и специални условия на труд.
В институции с годишен документооборот от 100 хиляди или повече документи, където е невъзможно да се извърши централизирана регистрация, най-важните документи трябва да бъдат регистрирани в офиса, а останалите - в структурни подразделения.
Документите се регистрират на карти (виж приложение 3.1-3.2). (Програмата в компютъра предоставя всички данни на картата.)