Уреждане на разходи с вътрешни и външни пътувания

Публикувано на 17-03-2017 - Актуализирано на 03-07-2018

Независимо от сферата, в която предприятието оперира, понякога може да записва разходи, свързани с пътуванията на персонала. Пътуването може да бъде вътрешно или външно.

Като предприемач можете да имате служители, които пътуват и да правят разходи, или можете да напуснете себе си: или като служител във вашата собствена компания, или като администратор.

Често се задава въпросът: какви разходи можем да възстановим в случай на пътуване?

Най-важното е това уреждане на разходи, за да се постигне бизнес цел, защото често се изкушаваме да плащаме разходите за настаняване през ваканциите, което не е честна практика.

Служителите/администраторите, които пътуват в интерес на работата, имат право да плащат разходите за транспорт и настаняване, като имат право и на надбавка за делегиране (дневни), съгласно Кодекса на труда.

Разходите, които могат да бъдат възстановени за пътуванията на служителите, обикновено са:

транспорт и настаняване;
сервирано ястие;
надбавка за пътуване (дневна);
разходи с автомобила - ако пътуването се извършва с автомобила на служителя/фирмата.

Условия за уреждане на транспортните разходи

Транспортните разходи се уреждат с придружаващи документи. За да може да се установи, пътуването трябва да се извърши, съгласно закона, с транспортни средства: кола, самолет, влак и др. Подкрепящите документи, които трябва да се съхраняват, са фактурата, касовата бележка, извлечението по сметката.

Ако пътуването се извършва с кола, има две ситуации:

колата е собственост на служителя: трябва да бъде предявен договор за заем и по отношение на сетълмента трябва да се запазят ваучерите за гориво/пътни данъци/други разходи с автомобила и датата върху тях да съвпада с периода, в който е извършено пътуването.

В конкретния случай на персонала на публичните институции, които използват собствена кола, за да пътуват за целите на компанията, има ограничение на сумата, която ще бъде уредена, съответно еквивалентната стойност от 7,5 литра гориво на 100 изминати километра на най-краткото разстояние.

автомобилът е собственост на компанията: приспадането е 50%, ако автомобилът се използва частично за целите на извършване на дейността и 100%, ако автомобилът се използва изцяло за целите на извършване на дейността на компанията. За сетълмент е необходимо да се съхраняват подкрепящите документи (касови бележки, фактури и др.).

Внимателен! В случай на автомобили, използвани изключително с цел извършване на дейността на компанията, за да се предостави пълната приспадане при изчисляване на фискалния резултат от разходите с автомобила, е необходимо да се изготви пътна карта, която трябва да включва поне следната информация:

категория на използваното превозно средство;
цел и място на пътуване;
изминати километри;
собствена норма за разход на гориво на изминат километър.

Ако не може да се докаже, че автомобилите се използват изключително за извършване на дейността на компанията, както направените разходи, така и ДДС се приспадат само пропорционално на 50% и пътната карта вече не е задължителна.

Делегацията може също да възстанови транспортните разходи, направени в местоназначението, като използва ваучер за такси, автобусни билети или други документи.

Условия за уреждане на настаняване и сервирани ястия

По отношение на приспадането на разходите за настаняване е добре да знаете, че:

населеното място, в което служителят е изпратен в движение, трябва да се намира на разстояние повече от 5 км от населеното място, в което той има постоянното си месторабота;
за частните компании няма законодателни ограничения или външни ограничения за вида на настаняването; те могат да бъдат установени вътрешно чрез управленски решения, например;
за публичните институции има определени ограничения за броя на звездите от туристическата структура (2 или 3 звезди, при определени условия).

За уреждане на настаняването и храненето са ви необходими подкрепящи документи (фактури, разписки, разписка, извлечение по сметката), удостоверяващи направените разходи.

Ако храненията са организирани с бизнес партньорите по време на делегирането, разходите за сервирано ястие се приспадат в рамките на протоколните разходи, установени от Фискалния кодекс.

Като общо правило дневната надбавка е предназначена за покриване на разходи за хранене и други разходи с изключение на настаняване и транспорт. Служителите, които са осигурили храна (включена в услугите за настаняване), също могат да се възползват от дневната надбавка, но се появява допълнителен данък.

Ако дневната надбавка и сервираното хранене се предоставят, ще се определи натрупаната сума, а това, което надвишава приспадащия се таван, подлежи на данъци и социални вноски.

Методът за фактуриране е важен: ако сервираното ястие се фактурира отделно, то то се приравнява на надбавката за пътуване. Ако той е включен в стойността на настаняването, той се счита за разход за настаняване и не се приравнява на дневната надбавка.

Съгласно O 60/2015 за изменение на правителственото решение №. 1860/2006 относно правата и задълженията на персонала на публичните власти и институции по време на делегирането и командироването в друго населено място, относно сумата, представляваща компенсация на разходите за настаняване на персонала в делегацията и които не остават в структурите за настаняване съгласно закона е 45 леи.

Условия за селище през деня

Дневната надбавка е парична сума, отпусната на служителите, които ще извършват вътрешни пътувания (вътре в страната) или външни (в чужбина). Предоставя се на календарен ден и размерът му се определя от закона.

Стойността на отпуснатата дневна помощ се определя от всяко предприятие. Има ниво, до което дневните надбавки се считат за приспадащи се разходи - това е 2,5 пъти нивото на дневните надбавки, установено за служители в публични институции и в чужбина, 2,5 пъти законното ниво, установено за дневните надбавки с решение на правителството за румънски служители, изпратени в чужбина, за да отговарят на определени временни мисии.

Сумата на приспадане на ден за пътувания в страната е 42,5 леи.

Нивото на външната дневна помощ, което може да бъде предоставено на персонала, изпратен в чужбина за изпълнението на някои временни мисии, е предвидено за всяка държава поотделно в приложението от GD 518/1995. В повечето страни от ЕС дневното ниво на надбавки е 35 евро, което умножено по 2,5 достига сумата от 87,5 евро/ден, за частни компании.

Вътрешната дневна помощ се отпуска в случай на делегиране и командироване в друго населено място, както и в случай на пътуване в рамките на населеното място, в интерес на услугата, на разстояние повече от 5 километра от населеното място, където има постоянното си месторабота.
Нивото на дневната надбавка може да бъде установено на друго ниво от компанията. Дневната надбавка се приспада в рамките на предвидения по-горе лимит, всичко, което надвишава тази стойност, ще се третира като доход от характер на заплата и подлежи на социални вноски (както за работника, така и за работодателя) и данъка върху доходите.
Ежедневният необлагаем таван се предоставя само ако продължителността на пътуването е по-дълга от 12 часа, като се вземат предвид всеки 24 часа на ден пътуване в интерес на извършването на дейността.
От 2016 г. администраторите могат да се възползват и от дневните надбавки.

В края на пътуването на служителя са приложени всички тези подкрепящи документи:

Поръчка за пътуване, който е съставен във формата, предвиден в Заповед №. 2634/2015.

Това е документът, който служи за разпореждане на делегираното лице да пътува на територията на страната, документ за уреждане на направените разходи, документ за установяване на разликите, който трябва да бъде получен или възстановен от авансовия титуляр.

Поръчката за пътуване (делегиране) се изготвя за всяко пътуване от лицето, което трябва да извърши пътуването, както и за обосновката на предоставените аванси за набавяне на материални ценности с плащане в брой.

Печатът вече не е задължителен в заповедта за пътуване от 2016 г. Форматът на новия документ вече не осигурява място за печата, тъй като е предоставен на стария формат на документа, одобрен с O 3512/2008 и валиден до 31.12.2015 г.

Освен това начинът, по който се разпространява вътрешно, и броят на копията вече не са установени от закона. Те ще трябва да бъдат установени от всеки субект чрез свои собствени процедури.

Поръчката за пътуване се попълва от лицето, което напуска делегацията.

Поръчка за плащане/събиране

Ако при уреждането на аванса сумата на направените разходи е по-висока от получената авансова сума, за да се получи разликата от авансовия титуляр, се издава платежно нареждане до касата.

Ако при сетълмента сумите по отношение на действителните разходи са по-ниски от получените авансови плащания, разликата, която трябва да бъде възстановена от притежателя на авансовата вноска, се депозира в касата въз основа на нареждането на касата.

Възстановяванията или разликите, които трябва да бъдат платени, не се изискват от касиера. Може да се уреди и чрез банката.

Условията за плащане/събиране се изпълняват от касиера или счетоводителя.