Управление на имейл, Как да се справи с всичко
И така, нека се опитаме да разделим всички проблеми, които обикновено възникват тук, на ясни групи, за да не изхвърляме всичко в една кошница:
- чисто психологически проблеми
По този начин не сте наясно с пристигането на нова поща и това не ви разсейва. Планирайте малки почивки, за да проверите пощата си (2-3 през работния ден), които могат да се комбинират с малка почивка за почивка и чаша кафе. Но - забележете - само за проверка! Преглеждате нови букви и веднага ги сортирате по определен начин. Ще говорим за това как да направим това отделно.
Разбира се, организацията на работната поща има свои собствени характеристики. На първо място, трябва да помислите предварително за такава структура на папките в работното чекмедже, която да съответства на спецификата на вашата дейност. Тук можете да дадете само най-общите препоръки, които да ви помогнат да рационализирате "пощенския" вал.
Организация на пощенска кутия (създаване на допълнителни папки)
Тъй като някои писма съдържат важна информация, ще трябва да ги съхранявате известно време. Практиката показва, че наличието на голям брой букви във Входящата поща отвлича вниманието и обърква работата, защото ако писмата са много, не можете да си спомните на какъв етап е кореспонденцията, на кой въпрос вече сте отговорили и т.н. Следователно, след като прочетете пощата, е по-добре незабавно да я разпределите в допълнителни папки, това е важен принцип - не натрупвайте писма в папката Входящи, освен ако на писмото не трябва да се отговори веднага. И веднага след отговора също трябва да го премахнете от там, като го преместите в съответната папка.