Съвети за срещи 2020
Конференция по-ефективно през 2020 г. 15 съвета за по-добри срещи
Топ мениджърите прекарват три четвърти от работното си време на срещи - но това не е задължително.
От Майкъл Шепе | 02 януари 2020 г.
Магазинът не работи без срещи. Но те трябва да бъдат добре организирани.
Прословути закъснели. Десетки участници демонстративно гребаха по мобилните си телефони. И мениджъри, които нямат идея какво точно искат да решат. Срещите се провеждат по същия начин в много конферентни зали в Германия. „За някои срещите са разрушителен фактор - казва консултантът по управление на Вупертал Гюнтер Волф, - за други е добре дошла възможност да се изключат“.
Срещите изглеждат само едно за много малко: добре инвестираното работно време.
Срещи за лудост в офиса - но правилно
Мениджърите прекарват по три до четири часа на ден в срещи - и биха могли да си спестят голяма част от тях. Тъй като конференциите често са твърде дълги, не водят до измерим напредък и причиняват повече разочарование, отколкото мотивация.
Статистически погледнато, топ мениджърите прекарват почти три четвърти от работното си време на срещи, както показва проучване от Харвард. След това всеки изпълнителен директор имаше 37 срещи седмично. И всеки трети от тях продължи повече от час.
Цифрите са тревожни, тъй като ръководителите често губят ограниченото си време в конферентни зали. Почти 70 процента от анкетираните се оплакват, че поради многото срещи едва ли им е останало време за действителните им задачи.
Срещи за начинаещи: Това са петте основни правила
Дори ако поканата за срещи често причинява оправдано намръщане сред служителите: Екипите трябва да обсъждат, да възлагат задачи и да изясняват процедурите, за да придвижат компанията напред. Следователно е от решаващо значение не да се разглеждат срещите като пречка, а като работно време.
И дори с прости трикове, трудната среща може да се превърне в ефективна:
- Изпратете дневния ред предварително, за да могат участниците да се подготвят.
- Задайте времевия бюджет за всяка точка от дневния ред и стриктно се придържайте към него, за да ограничите времето за говорене на бъбривите.
- Запишете задачите на отделните участници за минути и ги изпратете на всички веднага след края на сесията.
- Поканете само най-важните вземащи решения.
- И: започнете навреме! Между другото, това означава и да не чакате на опашка в кафе машината в началото на сесията.
Тези основни правила може да звучат тривиално - но изглежда, че са нарушени на повечето работни срещи. След като се установи дисциплината на срещата, следващите 15 практически съвета дават допълнително вдъхновение.
Съвет 1: прозрачност на разходите
Часовниците за срещи са отрезвяващ инструмент за показване на това колко бързо нарастват цените с всяка минута пропиляна среща. Приложенията с имена като Meetime, Abacus или Meeting Fee показват в реално време колко струва една среща.
За целта потребителите трябва да въведат анонимно броя на участниците и тяхната часова ставка или годишна заплата в приложението в началото на срещата. Таймерът стартира - и работи и работи и работи.
Съвет 2: решение или дискусия
Преди всяка среща, основателят на Facebook Марк Зукърбърг задава важен въпрос: „Дискусия или решение?“ Така всички в стаята знаят какво се очаква в крайна сметка. Консултантът по управление Bernd Steffens от Mönchengladbach съветва клиентите си дори да формулират ясна цел за всяка точка от дневния ред. "Това трябва да е очевидно в дневния ред, за да може всеки да работи целенасочено."
Съвет 3: среща преди обяд
За шефа на Amazon Джеф Безос първото работно време за деня е от решаващо значение. „Сложих всичко, което се нуждае от цялото ми психическо внимание, на среща за 10 часа“, казва той.
Срещите от работния свят ви разболяват
Твърде много, лошо планираните срещи между колегите са не само нервни и отнемащи време. Те ви разболяват, твърдят трима професионални психолози. Но те също така съветват как да се справим по-добре.
Колкото по-късно през деня става, толкова по-трудно му е да мисли за важни неща. Ами ако нещо заседне? "Нека се опитаме да се справим с него отново на следващия ден в 10 часа."
Съвет 4: Разходете се в разговора
Извън офиса, сред природата: Срещите по време на бягане не само осигуряват чист въздух, но и променят гледната точка. Например шефът на Telekom Тимотей Хьотгес използва пешеходната среща, за да се подготви за важни речи. През повечето време неговият ръководител на комуникациите и писател на речи ви превежда през поляните на Рейн в Бон.
Съвет 5: Изключване на тези, които не се интересуват
Основателят на Tesla Илон Мъск също показва колко последователен е на срещите. Твърди се, че е изгонил участник от среща, защото още не е казал нищо.
„Не е грубо да напуснеш. Невъзпитано е да спреш някого да ходи и да си губи времето “, написа Мъск в циркуляр.
Хенинг Бьоне, управляващ директор в консултантската служба за персонала Kienbaum, предлага по-малко строга и социално приемлива адаптация на метода на Мъск: предварително определете в дневния ред кой трябва да присъства по кои теми.
Съвет 6: Правилото за две пици
Две пици - те трябва да са достатъчни за среща. Това, което звучи като капризна диета за шефа, всъщност трябва да попречи на служителите да присъстват на среща без причина. Това означава: Повече пици би означавало, че участват твърде много вземащи решения.
Ами ако пиците са готови? Крайна среща!
Съвет 7: индивидуални срещи
Дори малките групи понякога са твърде големи. Ето защо ръководителят на американския портал за препоръки Yelp Джереми Стопелман провежда всяка седмица индивидуални срещи с най-близкия си мениджърски екип. Дори ако това води до общо повече срещи, дискусиите в очи често са по-ефективни.
Конфликтите по-специално могат да бъдат премахнати по-добре по този начин, отколкото при групови срещи.
Съвет 8: Оценка на ключови цифри
Въз основа на възвръщаемостта на инвестициите - „Възвръщаемост на инвестицията“ - компанията за поръчки по пощата Ото определя ROTI за определени корпоративни срещи, „Възвръщаемостта на инвестираното време“.
Виртуално сътрудничество Видеоконференциите побеждават телефона и мрежата
Екипите често работят заедно от разстояние. Проучванията показват, че резултатите са по-добри, когато екипите комуникират чрез видео, а не само чрез телефон и имейл.
При този метод срещата се оценява по скала от едно (лошо) до пет (отлично) веднага след това. „Пряката обратна връзка ни помага да се справяме по-съзнателно с времето за срещи“, казва Кристин Кивит, пъргав треньор в Otto Group.
Съвет 9: Правете почивки за имейли
Имейлът се счита за основен източник на разсейване на срещите. Защо не се справите агресивно с създателя на проблеми и не създадете допълнително пространство за това? Ето как го прави Ulrike Wieduwilt, шефът на Ръсел Рейнолдс в Германия: Просто съобщете фиксирани почивки в началото за обработка на важни имейли. Това отчита всички нужди.
Съвет 10: Излезте от зоната си на комфорт
Самолетен хангар вместо удобни кожени фотьойли - ръководителите трябва да сменят конферентната маса за необичайни места, съветва консултантката по управление на Хамбург Бирте Пютер-Стоппок. Ако това отнема много време: препроектирайте конферентната зала с чанти, хамаци, стоящи бюра или зони за движение. Участниците могат да се съветват седнали, легнали, изправени или ходещи - в зависимост от това как могат да се концентрират най-добре.
Съвет 11: Поучителни ретроспективи
Учене от миналото на срещи - това правят технологичните компании в Силициевата долина. Целта на тези „ретроспективи“: Да се разбере как компанията може да се справи по-добре в своите проекти. Седмичният цикъл се фокусира върху три въпроса: Какво мина добре? Какво можеше да мине по-добре? Къде трябва да удвоим залозите, за да се подобрим?
В крайна сметка всеки участник трябва да напусне срещата със задача.
Съвет 12: Бележка вместо презентация
Безброй и претоварени презентационни слайдове са ужасът на всяка среща. С Amazon не е така: готвачът Безос е забранил слайдовете и разчита на „разказни бележки“. Служителите трябва да запишат идеите си в документите от шест страници. Преди участниците в срещата да обсъдят предложенията, всеки има половин час, за да прочете бележката мълчаливо.
От гледна точка на Безос това има две предимства: Авторите трябва да проникнат изцяло в идеята си, за да я представят накратко. Вземащите решения имат бърз преглед на различни инициативи.
Съвет 13: DRI на Стив Джобс
„Много участници в срещата просто идват да я видят“, отбелязва консултантът Стефенс. „Това е катастрофално отношение за ефективна среща.“ Средството за защита се предоставя чрез метод, който бившият шеф на Apple Стив Джобс представи. В Apple зад всяка точка от дневния ред се крият DRI: „Пряко отговорните лица“ са единствено отговорни за отделните задачи.
Защото, когато един-единствен служител, а не екип се застъпва за даден проект, той приема по-сериозно каузата си и не може просто да избягва отговорността.
Още повече съвети за срещи
Бернд Стефенс: Срещи - закъснялият практически наръчник: Решения за успешни срещи . Verlag Wiley-VCH, Weinheim 2016, 320 страници, 24,99 евро.
Gunther Wolf: Организиране на срещи и дискусии ефективно и ефективно. Прости методи, техники и контролни списъци за ефективни срещи. Verlag Dashöfer (3-то издание), Хамбург 2016, 78 страници, 27,80 евро.
Съвет 14: Няма „различен“ в дневния ред
Най-досадното нещо в срещата идва накрая: Разни неща. Тук се говори много, но малко се решава. Поради това експертът от Kienbaum Böhne съветва тази точка от дневния ред да бъде изцяло заличена. Вместо това, в кръг за обратна връзка, културата на срещите трябва систематично да се подобрява с два въпроса: Какво беше доброто на тази среща? И: Какво следва да бъде по-добре следващия път?
„Това повишава качеството на срещите и създава необходимата дисциплина за ефективни срещи“, казва Бьоне.
Съвет 15: спазване на диета
Аналогично на резолюцията за отслабване, мениджърите също трябва да мислят за бърза среща. От време на време дори може да е нулева диета. „Ако не можете да свършите много продуктивна работа на среща, по-добре изчакайте протокола“, съветва консултантът на Ръсел Рейнолдс Робърт Кемпер. За да предадете чиста информация, е достатъчен имейл до екипа.
Само: Моля, не пишете това в срещата!