Сътрудничество с SharePoint 2010 и Office 2010

Сътрудничеството с документи е едно от най-очакваните и търсени нововъведения в Microsoft Office 2010. Преглед на основните предимства на тази функционалност е представен в статията „Office 2010: очаквания преди внедряването“. Той също така ще обхване процеса на настройка и използване на режима на сътрудничество, като се използват примерите на Microsoft Word 2010 и Microsoft SharePoint Foundation 2010.

За да се осъществи съвместна работа с документи, на базата на компютър с операционна система Microsoft Windows 7 x64 беше създаден тестов стенд. Той има инсталирани Microsoft Office 2010 Professional Beta и Microsoft SharePoint Foundation 2010 Beta. Компютърът е включен в домейн на Active Directory. За редактиране на документи в същия домейн са създадени два потребителски акаунта: Дмитрий Рудих и споделяне_тест. Име на работната станция: mow010075.

SharePoint Foundation 2010 е инсталиран съгласно статията „Инсталиране на SharePoint 2010 на Windows 7“. В резултат на съветника за инсталиране се появи прозорец за управление на портала SharePoint (фиг. 1).

Фигура 1 - Начална страница на портала

В този пример името на домейна на портала съвпада с името на работната станция, на която е инсталиран. За удобство се препоръчва да добавите този сайт към списъка с надеждни сайтове.

Този портал ще се използва като хранилище за общи документи. По подразбиране библиотеките с документи вече имат раздел за съхранение на споделени документи. За да структурирате съхранената информация обаче, е по-добре да създадете ново работно пространство. За да направите това, следвайте тези стъпки.

  1. Щракнете върху бутона "Цялото съдържание на сайта";
  2. Кликнете върху бутона "Създаване" (фиг. 2);

Фигура 2 - Страница за управление на съдържанието на портала

  • В прозореца, който се появява, изберете „Работна зона за документи“ (фиг. 3);
  • Въведете името на работното пространство и неговото URL име (ще бъде добавено с наклонена черта напред към името на родителския сайт);

    Фигура 3 - Създаване на работно пространство за документи

    В нашия случай работното пространство ще се нарича Тестване на сътрудничество и ще има URL: http: // mow010075/споделяне. В резултат на извършените действия създаденото работно пространство ще се покаже в прозореца на браузъра (Фиг. 4).

    Фигура 4 - Начална страница на работното пространство

    Следващата стъпка е да добавите сътрудниците за сътрудничество по документи. Не е необходимо да добавяте потребител, под чийто акаунт е извършена инсталацията на SharePoint Foundation. той вече има права на собственик на сайта по подразбиране. В тази връзка ще добавим само потребителя на share_test.

    За целта отидете в раздела „Групиране на сайта - членове“ (Фиг. 5) и щракнете върху бутона „Създаване“.

    Фигура 5 - Страница за управление на участниците

    В резултат на това ще се появи прозорец за въвеждане на нов потребител (Фиг. 6).

    Фигура 6 - Добавяне на нов потребител

    Въведете имената на потребителите, на които ще бъде разрешено да си сътрудничат по споделени документи. В този случай се препоръчва използването на функцията за проверка на имената, като щракнете върху бутона "Провери имената" (Фиг. 7).

    Фигура 7 - Проверка на името на нов член

    След добавяне на потребители, щракнете върху бутона "OK". Нов потребител ще бъде добавен към списъка на участниците в съвместна работа с документи (фиг. 8).

    Фигура 8 - Показване на добавения потребител

    Това завършва началната фаза на настройка.

    В обобщение, за да активирате сътрудничеството, всичко, което трябва да направите, е да инсталирате SharePoint Foundation 2010 и да добавите необходимите потребители на домейн на Active Directory към групата членове. Също така, за да структурирате съхранената информация, можете да създадете нова работна зона, предназначена за съхраняване на общи документи, но това не е предпоставка.

    Сътрудничество

    Нека разгледаме съвместната работа с документи на примера на Microsoft Word 2010 и портала, създаден по-рано. За да направите това, създайте нов документ и добавете малко информация към него (фиг. 9).

    Фигура 9 - Първоначална версия на документа

    Нека запазим създадения документ в портала на SharePoint. За да направите това, следвайте тези стъпки.

      Натиснете бутона "Файл" и изберете елемента "Достъп" (фиг. 10);

    Фигура 10 - Запазване на документ за общ достъп

  • Щракнете върху бутона „Запазване в SharePoint“;
  • Натиснете бутона "Търсене на местоположение" (фиг. 11);

    Фигура 11 - Запазване на документ в портала на SharePoint

    Фигура 12 - Изглед на портала в прозореца за запазване на документа

    Изберете библиотеката „Споделени документи“ и въведете името на файла (фиг. 13);

    Фигура 13 - Избор на дял за запазване

  • Щракнете върху бутона "Запазване". В процеса на запазване индикаторът за изпращане на документа до портала на SharePoint ще се покаже в долния десен ъгъл на приложението (Фигура 14).