Stadtwerke Konstanz преминаване към решения за електронни покупки; Диета за отслабване за

Stadtwerke Konstanz преминава към решения за електронни покупки
Диета за отслабване за поръчка

За да записва, проверява, одобрява и допълнително обработва заявките за покупки по-бързо и по-ефективно от преди, Stadtwerke Konstanz потърси модерно, бъдещо решение за електронни обществени поръчки за цялата група в средата на 2016 г. Поръчката е възложена на Newtron AG, която първоначално е трябвало да вгради системата за поръчки в иновативна система за управление на каталога.

konstanz

Помислете за индивидуалните нужди

„За нас беше важно, че новото каталожно решение е съобразено с нашите много специални нужди, помага за стандартизиране на процесите, може също да интегрира собствените ни бази данни и да може да бъде свързано със съществуващата ERP среда“, съобщава Федерико Фабри, мениджър по закупуване на Stadtwerke Konstanz GmbH. Отделът за покупки в Stadtwerke Konstanz отговаря за всички доставки и услуги в цялата група. Спектърът варира от стандартни части до захранващи линии и електрически системи, автобуси и кораби до офис оборудване, софтуер, униформи и инженерни услуги.

Покупката на Maverick означава допълнителна работа

„Характерно за общинските комунални услуги е, че много малки поръчки трябва да се правят с висока честота, което от своя страна благоприятства непрекъснатото закупуване“, съобщава Флориан Цимерман, съществуващ клиентски мениджър в Newtron AG. Тази „дива покупка“ извън стандартизираните канали за обществени поръчки също беше широко разпространена в Констанц и докладването беше непълно. Това означаваше неподходящо големи допълнителни усилия за счетоводство и покупки, които трябваше да се справят с голям брой нерегламентирани поръчки. „Освен това доставчиците на енергия обикновено имат редица инструкции за поръчки, които трябва да се следват точно, например по отношение на опасните вещества. Друг момент: Процесите на одобрение обикновено отнемат много време “, казва Цимерман. Всички тези аспекти трябваше да бъдат взети под внимание и в крайна сметка трябваше да се разработи заедно стратегия, която да спомогне за оптимизиране на работния процес на обществени поръчки в дългосрочен план и по-ефективно управление на ресурсите.

В първата стъпка доставчикът на електронни решения определи текущото състояние на системата за поръчки в цялата група в двудневен семинар. След това ИТ експертите са работили с отговорниците в общинските комунални услуги, за да разработят профил на изискванията за персонализирана система за електронни обществени поръчки и съответстващ списък със задачи за нейното прилагане. Планът беше да започнем електронни обществени поръчки в началото на 2017 г. Но тогава изведнъж всичко трябваше да върви много бързо, мълниеносна диета, така да се каже. Защото стана ясно, че предишният доставчик на ИТ услуги ще се провали по-рано от очакваното. За да поддържа системата за поръчки работеща, екип създаде нова система и успя да я внедри за три дни. По този начин Newtron предотврати тесни места, ограничения или неуспехи.

Резултатът беше многофункционално каталожно решение с удобни функции за търсене, интуитивно проста работа и пълна интеграция в ERP системата на Stadtwerke Konstanz. Каталозите и списъците с доставчици, използвани преди от общинските комунални услуги, включително съответните рамкови споразумения, са вградени в търговския портал на Newtron и могат да бъдат добавяни или променяни по всяко време. Всяка нужда от материали, продукти или услуги може да се контролира и проследява централизирано. Всички поръчки се резервират автоматично с правилното присвояване на акаунт, без човек да се налага да се намесва. По този начин закупуването и счетоводството на групата компании се облекчават значително в дългосрочен план. Потребителите могат да поръчат точно необходимите им части от изброения доставчик, който е най-подходящ и предлага най-добрата цена. Сценариите за издания и разрешения се съхраняват в системата. Освен това всички стъпки са документирани и архивирани, за да се гарантира спазването на насоките за съответствие.

Комуналните услуги изостават в трансформацията

С решението за електронни обществени поръчки Stadtwerke Konstanz вече разполага с иновативна и рентабилна система за управление на каталози, която предлага желаната прозрачност при поръчките и същевременно рационализира целия процес на закупуване. Спестяват се ресурси и се спестява време, което може да се използва продуктивно за други дейности. До края на годината Newtron ще предостави и решения за електронни доставки за търгове и търгове и ще внедри модерно управление на доставчиците (SRM) за Stadtwerke. По този начин Stadtwerke Konstanz е един от създателите на тенденции в бранша: Според проучване на Центъра за общинска енергийна икономика (CKEW) към Института INeKO към Университета в Кьолн, дори половината от общинските комунални услуги в Германия (49%) нямат електронни обществени поръчки в интегрира свои собствени процеси. За сравнение: Според проучване на BME, три от четирите закупуващи компании в Германия (75%) вече използват електронни каталози. sas

Доставчикът на решение

Нютрон

Доставчикът на уеб-базирани решения за оптимизиране на бизнес взаимоотношенията между доставчици и закупуващи компании предлага портфолио от поръчки, електронно снабдяване, SRM, EDI и обширни допълнителни услуги като обслужване на клиенти на дванадесет езика и консултации от един източник. Компанията се грижи за още
от 1000 компании за закупуване и 80 000 доставчици.