Спечелени 73 минути; Блог на Mediamoss

Имейлите са продуктивни, спестяват време и улесняват живота ви? Да, ако вашите служители се научат как да боравят с електронни съобщения. Но реалността в много компании е различна. Сериозните проучвания показват, че служителите губят повече от час на ден, защото трябва да обработват ненужни съобщения. Протоколи от срещи, технически процеси, списъци с адреси, бележки за клиенти - не липсват идеи за мъчителни и предимно излишни информационни събития. Не е под въпрос само, че подобни новини крадат нашето време. Много по-важно обаче е отношението към алиби, което подателят обича да свързва с този тип комуникация:

mediamoss

- Дадох ви информацията. Нима не четете съобщенията ми? "

Всеки, който е постоянно обезпокояван от имейли, е в ситуация, сравнима с тази на бегач на издръжливост, който постоянно се прекъсва в ритъма си, защото връзката му се разхлабва. Или като пианист, който многократно се откъсва от парчето си.

Човек се адаптира към тези несгоди. Мозъкът вече се е приспособил да функционира главно в краткосрочен план. Най-интелигентното същество на земята е разработило компютъра за съхранение. И той трябва да го поправи сега.

Компютърните компании отдавна работят по разработването на програми, които позволяват на потребителите на електронна поща да работят отново в мир. В момента пише ли на клавиатурата си? Той по телефона ли е? И така, готов ли е да получи имейл? Такава информация, разбира се, може да се използва по електронен път. Но коя машина иска да реши дали дадено съобщение е от значение за потребителя или не?

Stiftung Produktive Schweiz възприема съвсем различен подход с интернет калкулатор за продуктивна работа с имейли. Потребителят трябва да отговори на седем въпроса относно личното му боравене с електронни съобщения. Тогава той получава много бързо изчисление на това колко работно време губи поради неправилно използване на имейл комуникацията.

Пример: Служителят Бернхард Хубер прекарва 90 минути на ден, пишейки имейли. Той обаче пише съобщения, които не винаги се разбират добре от получателите. Той изчислява, че 60 процента от имейлите, които получава, са от значение за бизнеса. Той се възприема като професионалист, когато става въпрос за работа с електронната поща. Всеки ден той изпраща 20 съобщения до външни и вътрешни хора. Работи редовно с 25 души.

Програмата изчислява потенциал за производителност от 268 часа годишно за г-н Huber. С други думи, това означава, че той може да спести 73 минути от работното си време всеки ден. За да направи това, той ще трябва да подобри своите потребителски умения и преди всичко да използва "по-добри методи за управление на имейли", казва фондацията.