Спазване на правилото за кореспонденция на организацията - Искане - Отговор, отличен секретар

организацията

Кореспонденцията на организацията не може да се съхранява на принципа „входящи отделно, изходящи отделно“. Това е може би най-лошият начин за събиране на писма, за който можете да се сетите, въпреки че всичко изглежда много хубаво: буквите са подредени в томове строго по цифри. Как да организирам съхранението на кореспонденцията на организацията, как да направя работата с нея бърза и удобна, ще кажа в статията.

Водене на кореспонденция отделно

Секретарят постъпи правилно: тя не побърза да разлиства томовете, а отвори базата данни (компанията няма EDMS, всички документи се регистрират в списания на Excel) и бързо, само за 15 минути, изписа числата на входящи и изходящи писма, които тя трябваше да намери. Известно време направих търсене в папки, за някои повече - подреждането на буквите в правилния ред ... Като цяло не се получи спешно.

Събираме документи за файлове не с цел да ги сложим на рафта, а за удобство при работа с тях. Store не е равносилно на изхвърляне: документ в архива трябва да може бързо да се намери по всяко време.

Съхранение на кореспонденцията на организацията съгласно принципа "Искане-отговор"

Воденето на кореспонденция съгласно принципа "Искане-отговор" се препоръчва както от Основните правила за архивите на организациите, така и от Правилата за архивите от 2015 г. (между другото нормативен документ). Това е удобно, въпреки че изисква предварителна работа.