След работа като асистент е трудно да напуснете друга професия - статии и изследвания - HR
Записа Елена Короткова
Относно намирането на себе си
След като завърших икономическия факултет на един от столичните университети със специалност „Мениджмънт“, отидох да работя като икономист в производството. Много бързо обаче ми омръзна, исках наистина да се реализирам и си тръгнах. Известно време не работех и един ден взех решение - ще отида да работя като секретар. Дори в института ни преподаваха курс по офис работа и бизнес етикет, макар че тогава не знаех как да печатам, но знаех английски, така че беше лесно да се търси работа. Трябва да кажа, че това беше хазарт, един вид творческа идея, защото кандидатствах за позиция, на която нямах опит. Но бях абсолютно уверен в себе си и знаех, че искам да работя с първия човек на компанията. Имах ясна представа как трябва да бъде уредена рецепцията.
Идеалната работа на рецепционист е комбинация от технологии и човешки взаимоотношения. Тези две неща трябва да се допълват и да си взаимодействат еднакво. Хората - на първо място, те имат основния приоритет и внимание, но да се справят с потока от посетители, да разпределят рационално вниманието както на своите, така и на своя лидер, е възможно само с помощта на технологията.
Може би именно тази увереност направи впечатление на работодателите, защото много бързо, след три седмици, започнах нова работа. Това беше голяма търговска и производствена компания. С боен дух се заех с организирането на работата на рецепцията: мениджърите бяха доволни, но екипът не прие веднага моите нововъведения. По-късно разбрах, че тези промени са твърде драстични, те си помислиха: „Уау. Имаме нова секретарка и тя работи! Тя не пуши, не се мотае по отдели, както правеше нейният предшественик, не клюкарства ... Дори започна дневник на входящи и изходящи документи! " Но се сприятелихме със счетоводния отдел, защото аз им осигурих поръчка.
За една стъпка нагоре
Тази работа беше страхотна. Това беше добър бизнес, но за съжаление не на световна класа. И точно след година започнах да търся друга работа. В продължение на четири месеца преминах през многоетапни интервюта в големи компании: първо с HR мениджъри, след това с HR директори, след това с административния сектор и службата за сигурност и чак след това с първите лица, с които ще трябва да работя директно. В резултат на това стигнах до компанията, в която все още работя като помощник на президента.
Това е голяма руска компания, един от лидерите на руския ИТ пазар с американски стил на правене на бизнес. Нашите партньори са най-големите световни производители и доставчици. Такава глобалност, съчетана с ежедневието, предполага, че личният асистент има определен начин на мислене и характер.
Имам познат, помощник на президента на голям холдинг. Така че тя много ясно знае своите отговорности, извън които никога не излиза. На всички останали искания тя отговаря: "Не е моя работа!" или "Нямам идея!" И разбирам, че това не е мързел, а опит да защитите себе си и психиката си от ненужна информация и чужди компетенции. Разбирам, че подобна позиция понякога много помага. Но също така е необходимо да не забравяме за интересите на компанията, те са приоритетни.
Добрият личен асистент преди всичко се придържа към две правила. Първият е да уважавате интересите на вашия лидер. Второто е независимото управление на бизнеса. Всички тънкости и нюанси, които са милион, не могат да бъдат обсъждани. Вие сте професионалист и вие сами трябва да разберете как да работите, тъй като вашият мениджър управлява огромен бизнес и не се ангажира с повишено обучение или обучение на асистента.
Относно длъжностите
Работните ми задължения никъде не са изписани, аз сам отговарям за работата. Информационна, административна и организационна подкрепа за ръководителя, документооборот, бизнес кореспонденция, организиране на срещи и пътувания, визова поддръжка, решаване на общи организационни въпроси на рецепцията, срещи и приемане на гости, представителни функции - това не е пълен списък на моите отговорности . И такъв обем случаи се придружава от постоянни обаждания до рецепцията.
Сред нелюбимите ми работни задължения мога да посоча решението на трудни, стресиращи въпроси. Когато някой от служителите дотича с „диви“ очи и се изнерви - не става по-лошо. Като цяло забелязах, че притеснените мъже са по-трудни от притеснените жени. Жените могат по някакъв начин да се справят с нервите, но мъжете не могат. Особено трудно е сега, когато в криза хората трябва да водят, намаляват, оцеляват ...