Събитие перфектно техническо задание
Подготвяйки се за предстоящите Дни на влюбените, Защитник на отечеството, Международния ден на жената, решихме да поговорим за това как трябва да изглежда техническото задание за корпоративно събитие. За да го направим наистина интересно, запомнящо се събитие, и не само за клиента, но и за агенцията.
Идеалната техническа задача според нашето разбиране съдържа следните основни моменти:
- Цели на събитието;
- Дата на събитието и време за подготовка;
- Брой гости (участници);
- Бюджет;
- Предпочитания за мястото на събитието;
- Меню (ако е осигурена храна);
- Съотношение възраст-пол и тип поведение аудитория/гост. Водещ;
- Предишен опит (какво беше, какво ни хареса, какво не ни хареса).
- „Забранени“ теми;
- Прехвърляне.
Целите на провеждането на корпоративни събития са като цяло винаги едни и същи, независимо от размера на компанията или бюджета: развитие на вътрешните ресурси на компанията и повишаване на тяхната ефективност. Всичко останало вече са задачи, които определят вида на събитието: провеждане на тиймбилдинг, организиране на обучение, укрепване на бизнес връзките, забавления и отдих. В повечето случаи клиентът се опитва да реши няколко проблема в рамките на едно събитие.
Пример е опитът на нашата агенция да проведе едно събитие за изграждане на екип с неправилна цел и задача. Клиентът изрази желание да проведе обучителен семинар за средни и висши мениджъри и топ мениджъри, съчетавайки го с тийм билдинг и развлекателна програма. Обучението и тийм билдингът се проведе с участието на всички поканени и точно по план хората се сближиха с топ мениджърите. В развлекателната част обаче е допусната грешка: клиентът настоява на празничния банкет топ мениджърите да седят на отделна маса с лично меню и първокласни алкохолни напитки. Останалите служители, разбира се, обърнаха внимание на това и го оцениха от негативната страна - от позицията на завист, "лишения" и изразена дистанция от екипа. Ефектът на тийм билдинга беше почти напълно загубен. Агенцията предупреди, че не трябва да се дистанцира толкова много в случаите, когато събитието решава проблема с изграждането на екип; в такива случаи е необходимо да се „играе докрай” - да се настанят топ мениджъри с различни служители или да се проведе напълно независимо събитие за върха .
Брой гости (участници)
Изглежда всичко е ясно с тази точка. Но понякога си струва да положите + 5-7 души при непредвидени обстоятелства (най-новият служител, представител на компания партньор, стажант и т.н.). Има още една „клопка“, която засяга по-скоро агенциите: споразумението трябва ясно да посочва максимално възможния брой гости. В този параграф е необходимо също така да се определят клаузи, предвиждащи премахването или намаляването на отговорността на изпълнителя в случаите, когато броят на гостите на събитието надвишава договорения. Тези условия имат по-скоро застрахователен характер. Те обаче трябва да бъдат взети предвид, например при многодневни събития с хотелско настаняване, при изходящи събития с групов трансфер (който по правило има ограничения за местата) и т.н.
Бюджет
Мисля, че е излишно да се обяснява значението на този въпрос. Бюджетът е ресурс, който не бива да се подценява. Много често по една или друга причина клиентите не дават конкретни или поне рамкови цифри, в резултат на което при подаване на предложение се получава ситуация на значително несъответствие между очакванията на клиента и реалните пазарни цени на събитието на пазара . Тази ситуация почти винаги води до загуба на време и ресурси и от двете страни.
Клиентът се страхува, че ако посочите бюджета, агенциите веднага ще започнат да "въртят" клиента, повишавайки цените и намалявайки качеството. Всъщност такава тактика се провежда на пазара на събитийни услуги, но може да се използва само от начинаещи или много недалновидни агенции, създадени да получават бързи, еднократни печалби. Напротив, професионалните агенции се интересуват предимно от дългосрочно сътрудничество и многократни призиви (като същевременно поддържат средната пазарна рентабилност на своите проекти) и винаги ще се отнасят към клиента от позицията на партньорство, без да се опитват да „продадат умно 25 000 водещ рубла за 100 000 хиляди рубли ”.