Регистър на формуляра за поръчки, поддръжка и съхранение през 2018 г.
Свързани статии
Фиксирането и отчитането на всички издадени от организацията поръчки се съхранява в специален регистрационен дневник. Статията разказва как правилно да съставяте и поддържате регистър на поръчките през 2018 година.
От статията ще научите:
Цел на регистъра за поръчки
Цел и ред на регистриране Регистрация Най-удобно е да разглеждате поръчки, като използвате примера за водене на регистър на заповедите за персонал.
През 2018 г. не се планира въвеждането на единна форма на водене на този дневник. В тази връзка, както и преди, всяка организация има право по свое усмотрение и в съответствие със спецификата на своята дейност да разработи и внедри своя собствена версия на този документ в деловодството.
Ако формата на дневника остане безплатна, тогава сроковете за съхранение на този документ подлежат на строга регулация и не могат да се задават независимо. Срокът на годност се определя от вида на поръчката и може да варира в широк диапазон - от 5 години до 75.
В този случай изглежда препоръчително да се използват няколко списания за поръчки с различен период на съхранение.
В една, чийто период на съхранение е 75 години, ще бъдат записани поръчки: за наемане; за преместване; за комбиниране; за прехвърлянето; относно уволнението; за атестация, напреднало обучение за промяна на името; за насърчение, възнаграждаване; за заплати, бонуси, различни плащания; всички видове ваканции за работници с трудни, вредни и опасни условия на труд; родителски отпуск; на ваканции без заплащане; на дежурство по профила на основната дейност; за дългосрочни вътрешни и чуждестранни командировки; в командировки за служители с тежки, вредни и опасни условия на труд.
Във втория списание, чийто период на съхранение е 5 години, ще бъдат записани заповеди: относно дисциплинарни наказания; ежегодни платени отпуски; отпуск във връзка с обучение; на смяна; относно краткосрочните командировки.
В организациите, където обемът на документооборота е голям, е обичайно поръчките да се диверсифицират още по-частично. В такива организации е обичайна практика да се поддържат няколко дневника за поръчки, всеки от които съответства на своя специфичен период на съхранение.
Как книгата за поръчки е правилно съставена и поддържана
Безплатната форма за поддържане на въпросното списание няма да отмени необходимостта от стриктно спазване на основните правила за изготвяне на документация от този вид.
По-специално, корицата на този документ трябва да включва датите, когато е започнал и приключил. Индексът на списанието трябва да съответства на номенклатурата на случаите, приети в организацията. Разбира се, тази информация трябва да бъде поставена на корицата на списанието.
Има три общоприети начина да се посочи информация за служителя, отговорен за правилното поддържане и съхранение на книгата. Първият вариант е да поставите информация за него на заглавната страница на списанието или на гърба му.
Вторият вариант е да поставите данни за отговорника в самия край на дневника, т.е. на последната му страница.