РАЗРЕШЕНИЕ НА ПРОБЛЕМА В СВЪРЗАНИ С ФАЙЛОВЕ
Наскоро клиент зададе следния въпрос: „В контекст, в който няколко отдела работят по бюджет, ние отделихме нашия модел на няколко различни файла ... С трудностите, които това предполага, т.е. по-сложни формули и връзки между файловете, които трябва да се поддържат . Други работят ли по различен начин? " Със сигурност проблемите, свързани с файлове на Excel, се срещат най-вече в компании, които имат децентрализиран бюджетен процес.
Галерията на свързани файлове в Excel
Докато Excel винаги може да даде отговор на всеки проблем (поради изключително гъвкавия си характер), концепцията за управление на свързани файлове несъмнено е неговата ахилесова пета. Освен това именно тази слабост насърчава мнозина да се обърнат към „системи“ за бюджетиране/прогнозиране. Те предлагат съвместни интерфейси и премахват проблемите на независимите файлове. Но наистина ли тези често скъпи системи са най-доброто решение на всеки проблем с свързани файлове? Тази статия има за цел да предостави прости и много нискобюджетни алтернативи, които често се пренебрегват от потребителите на Excel.
Кога потребителите на Excel създават свързани файлове?
На теория НИКОГА не трябва да разделяте шаблон на Excel на множество файлове, освен ако:
- Вие сте повече от един потребител, който трябва да използва модела едновременно иопция за съвместна работа, включена в Excel не достатъчно
- Различните части на шаблона трябва да се изпращат до различни получатели
- Вашият модел е твърде голям
На какво са изложени създателите на свързани файлове?
Управлението на свързани файлове в Excel излага потребителите на няколко потенциални проблема:
- За да видите актуални данни, във файл, който се подава в друг файл, и двата файла трябва да са отворени
- Когато потребителят модифицира изходния файл, по-специално когато изтрива или модифицира диапазони от данни, без да отваря модела (файлът Excel, който се подава в него), потребителят на модела често ще завърши или с формули, които вече не са напълно правилно (препратка към лоши диапазони данни) или които връщат откровени съобщения за грешка #REF! (препратка към изтритите диапазони от данни)
- Ако имената на листовете и файловете са най-малко дълги, това значително ще увеличи формулите и следователно теглото на модела, като по този начин ще увеличи възможността да срещнете проблеми с производителността.
Работете правилно с външни файлове на Excel
Когато различните файлове са разделени, за да позволят на различните потребители да актуализират различни раздели и опцията за съвместна работа, включена в Excel, не е запазена, ето алтернативите за внедряване. Сред тях последните две със сигурност са най-интересни, особено най-последните.
1. Използвайте 3D формули, за да премахнете свързани файлове
Всеки мениджър на бюджета може да попълни собствения си бюджет в отделен стандартен файл на Excel, който ще бъде идентичен за всеки мениджър. След това можем просто да копираме съдържанието на тези страници, между началната и крайната точка, от консолидиращ файл, включително 3d формули, които следователно ще станат автоматизирани с добавянето на тези страници. Разбира се, това не би било „динамична“ опция. Следователно би било необходимо да се компенсира чрез създаване на страница с документация, като се запазят в паметта датите на всяка последна версия на тези копирани по този начин страници. За да бъде този процес ефективен, следователно ще е необходим известен контрол. Ако можете да премахнете тази „ръчна“ работа, тя винаги ще бъде за предпочитане. След това би било необходимо да изберете друга от опциите, представени по-долу.
2. Използвайте имената на полетата във вашите изходни файлове
Използвай "наименувани полета”За полетата в изходния файл, които се използват в модела. Тази опция, макар и лесна за настройка, има предимства и недостатъци. Ако се използва правилно, ще запази добре свързаните формули, но ако потребителите започнат да копират информация от лист на Excel с имена полета в други файлове на Excel, по този начин те могат да започнат да създават връзки между файлове, които не трябва да бъдат свързани. Следователно трябва да бъдем изключително бдителни с тази опция. Ако можете да дадете приоритет на някоя от следните опции, винаги ще бъде по-добре да го направите.
3. Използвайте "огледални" листове във вашите свързани файлове
Създайте лист “Импортиране на данни”В модела и лист“Експортиране на данни”В изходния файл. Всеки от тези листа трябва да бъде огледало на другия. По този начин, вместо да създаваме формула в модела, която се отнася до клетки от външен файл, вместо това ще създадем формули, свързани към клетките на листа за импортиране на същия файл (следователно вътрешна връзка). Само листът за импортиране ще има връзки към изходния файл. По този начин в клетка F10 на лист 1 от работна книга 1 ще има формула, която ще се позовава на съдържанието на клетка F10 на лист 1 на работна книга 2. Това значително ще улесни управлението и актуализирането на такива файлове.