Препоръки за писане на бизнес писма

Класификация и обща структура на бизнес писмата. Описание на информацията и сервизните части на официалния документ. Особеността на използването на официалния бизнес стил при писане на известие. Изпълнение на документация в съответствие със стандартите.

Изпратете вашата добра работа в базата знания е проста. Използвайте формуляра по-долу

Студенти, аспиранти, млади учени, използващи базата от знания в своето обучение и работа, ще ви бъдат много благодарни.

1. Класификация на бизнес писмата

2. Обща структура на бизнес писмата

3. Език и стил на бизнес писане

Служебните писма са най-често срещаният тип документи на предприятие (организация, институция), използвани за нуждите на кореспонденцията по много широк кръг въпроси. Бизнес писмото е кратък (обикновено не повече от 1-2 страници) документ, отнасящ се до един въпрос (или няколко тясно свързани помежду си въпроси) и предназначен за осъществяване на оперативен обмен на информация между предприятия (организации, институции), техните структурни звена (длъжностни лица) ).

Започвайки да изучаваме характеристиките на бизнес писмата, ще разгледаме класификацията на бизнес писмата, тяхната структура, спецификата на бизнес стила и дизайна на бизнес писма в съответствие с изискванията на GOST R 6.30-2003.

един. Класификация на бизнес писмата

По-специално е известно, че служебните писма се различават помежду си:

а) според степента на достъпност на съдържащата се в тях информация (според печата за ограничаване на достъпа) - обикновен и ограничен достъп (поверителен);

б) според условията на изпълнение - изпълнява се в общоприети срокове, както и своевременно и спешно;

в) по обем - къси, средни и дълги;

г) по типа информация, която те съдържат - текстова и комбинирана (комбиниране на фрагменти от текст с таблици, въпросници и графични изображения); д) по стил на представяне - официално и частно;

е) по пълнота - със и без прикачени файлове;

ж) по състав - прост (за един въпрос) и сложен (за два или повече въпроса);

и) с информационна цел за подготовка - писма за инициатива и отговор.

а) официални служебни писма;

б) частни бизнес писма;

в) писмени съобщения за вътрешна кореспонденция (кореспонденция, извършвана изключително в рамките на предприятието).

На свой ред може да продължи класификацията на официалните и частни бизнес писма, като се вземат предвид особеностите на тяхното функционално значение. И така, в групата на официалните бизнес писма трябва да се подчертае:

1) писма с искане;

2) писма за съобщения;

3) запитващи писма;

4) писма за кандидатстване;

5) писма за потвърждение;

6) заповеди;

7) писма с предложения (виж приложението);

8) допълнителни писма;

10) бюлетини;

11) гаранционни писма;

12) презентационни писма;

13) писма с директна поща;

14) кратки писмени съобщения (известия, напомняния и др.);

15) мотивационни писма.

Съответно в групата на частни бизнес писма трябва да се подчертае:

1) поздравителни писма;

2) писма-покани;

3) извинителни писма;

4) писма за изразяване на съжаление и съболезнования;

5) писма по повод презентацията (с кореспондентско запознаване);

6) писма по повод заминаване;

7) писма за поддържане на контакти и взаимоотношения (графични писма);

8) благодарствени писма;

9) препоръчителни писма;

10) мини писма (шаблони за букви, махала за букви и др.);

11) писма за пощенски картички;

12) писма с отрицателно съдържание (писма за отказ, писмени известия за уволнение или отказ за предоставяне на свободна длъжност, писма, изразяващи неодобрение или порицание, нечии действия и др.);

13) писма за изразяване на отказ от всяко предложение;

14) писма за кандидатстване до различни органи насаме;

15) възобновяване на писма.

2. Обща структура на бизнес писмата

В този случай би било по-правилно да се говори за структурата на съдържанието на едно делово писмо, по-точно - за структурата на основния му текст. От своя страна основният текст може условно да бъде разделен на информационна и сервизна части.

Сервизната част включва помощни елементи, които предхождат и допълват информационния компонент на бизнес писмо. От информационна гледна точка тази част от съобщението е по-малко значима от текста. Въпреки това, без неговите елементи, не е възможно да се създаде някаква задоволителна версия на съдържанието на бизнес писмо.

Обслужващата част от съдържанието на бизнес писмо обикновено включва:

4) окончателната формула на учтивост;

5) подпис на подателя.

Първите три елемента предхождат информационната част (текст) на бизнес писмото, следващите три го обобщават.

Текстът на бизнес писмо се състои от изречения, групирани в параграфи. По този начин абзацът формира относително независима част от текста, логически и стилистично взаимосвързана с другите му части, както и със съседни елементи от структурата на бизнес писмо. Когато се разглежда структурата на текста на бизнес писмо, трябва да се има предвид, че в преобладаващото мнозинство от случаите се разглежда само един въпрос в съдържанието на писмата. Въпреки това, за да се подчертаят различните му аспекти, почти винаги е необходимо допълнително да се структурира текстът на съобщението. Такова структуриране често включва разделяне на текста на 3 части - уводна, основна и последна.

---