Поставете губещите време на диета; GSE Sales Plant Press БЛОГ
Понякога имаме чувството, че задачите и срещите са като влакове, които пристигате в последната секунда, напълно изтощени. Че постоянно имаме малко твърде малко сън, пулсът ни е малко прекалено висок и дишането ни е твърде плитко. И докато се опитваме да свършим всичко, постоянно идва нещо ново, нова задача, която трябва да се направи, ново съобщение за отговор, решение, което трябва да се вземе. Понякога си пречим да използваме времето си добре, позволяваме си да се разсейваме, прекарваме твърде дълго на детайли, докато не изпуснем от поглед голямата картина, посвещаваме се на задачите на другите, преди да се погрижим за собствените си забравете да презаредите батериите си, изтощението е предварително програмирано.
Какво можем да направим, за да държим изискванията под контрол - а не те да контролират нас? Какво ни помага да бъдем продуктивни и да изпълняваме задачите си с добро чувство към другите и към себе си?
Принципът на Парето: Правилото 20/80
Перфекционизмът е врагът в нашия списък със задачи - според принципа на Парето. Вилфредо Парето смяташе, че е непродуктивен, неикономичен и неразумен. Парето установи, че 80 процента от задачата може да бъде изпълнена с 20 процента от усилията. Пример: Работа, която отнема общо 10 часа, може да бъде изпълнена до 80 процента за 2 часа. Останалите 8 часа се използват за останалите 20 процента от задачата за постигане на 100 процента от работата. Според Парето обаче би било по-ефективно да се изпълнят четири други задачи на 80 процента едновременно.
Разбира се, принципът не може да се приложи към всеки проект, особено не, когато резултатът трябва да бъде 100 процента. Например, що се отнася до безопасността и качеството, както при производството на храни. Тук липсващите 20 процента могат да означават опасност за здравето, риск, който е 100 процента забранен.
От друга страна, принципът на Парето може да се приложи към задачи, за които е достатъчен добър вместо перфектен резултат. Например презентация в Power Point: Целта е да се предостави информация за факти по разбираем и ясен начин. Това не изисква 50 напълно написани слайда с размер на шрифта 9 или изненадващи анимационни ефекти. След като шаблонът е добре проектиран, може да се свърши много работа, подробности могат да бъдат обсъдени по време на презентацията. Принципът на Парето помага да се съсредоточи върху важните задачи и да определи приоритети. Това е особено важно, когато времето е малко и трябва да се постигнат резултати.
Планирайте задачи
Добре обмислен дневен и седмичен план ни води ефективно през нашата работа и ни възнаграждава с добри резултати. Важното е да се даде приоритет. Важните задачи трябва да бъдат изпълнени незабавно и с най-голямо внимание, на по-малко важните е позволено да чакат. По-големите проекти се нуждаят от собствен график, в който са изброени отделните стъпки и процеси. Също така важно: реалистично планиране на времето. Това включва буфери за неочаквани събития като задръствания или закъснения на влакове в командировки.
Ежедневието също се препоръчва за променливите дневни и седмични планове. Защото силата на навика упражнява нежен натиск, така че дори не се изкушаваме да се разсеем. Фиксирани времена за отговор на съобщения ни пречат да бъдем изтръгнати от работата си отново и отново.
Делегирайте
Тъй като времето ни е ограничено и нямаме технически опит във всяка област, препоръчително е да делегирате или възлагате задачи на външни изпълнители. Трябва и ни е позволено да се концентрираме върху силните си страни и върху това, което е важно за нас. Понякога има известно нежелание да се делегират задачи - може би може да изглежда мързеливо или разточително? Да се отървем от него. Ако данъчната декларация ни струва цял уикенд и дори по-лошо, струва ни скъпоценни нерви, ако данъчната служба го направи за части от времето и много добре, решението всъщност е лесно, нали?
Задайте времеви ограничения
За да не се изгубите в детайлите или да избегнете опасността от разсейване, е полезно да зададете времеви лимит за себе си. Например с помощта на таймер. Ясната цел да искаме задачата да бъде изпълнена до определен момент от времето освобождава енергия, ние сме по-концентрирани и концентрирани.
Монозадачи
Писането на имейл, докато говорите по телефона и подписвате сметки, звучи като служител със супер сили, нещо като офис Шива с четири ръце. Но: многозадачност лъжи. Заблуда е, че бихме могли да изпълним много повече задачи, ако се справим с тях едновременно. Всяка задача отнема фиксиран период от време. Ако работим по няколко паралелно обаче, дори повече, защото ни липсва необходимата концентрация, за да ги завършим бързо. Не сме по-бързи и резултатите обикновено са по-лоши, по-лесно е да се грешат. Обръщаме се към клиента по телефона с името на получателя на имейла, одобряваме фактура, която е твърде висока, защото не сме я проверили подробно и изпращаме имейла без прикачен файл и с правописни грешки. Така че нека по-добре да следваме мъдростта „една по една“ - в нея има голяма ефективност.
Премахнете разсейването и източниците на смущения
Социалните медии и съобщения, независимо дали са на смартфон или в Outlook, са загуби в реално време - особено ако продължават да ви разсейват от време на време. Ако е възможно, използвайте функцията „не безпокойте“ на смартфона и задайте часове за отговаряне на имейли и т.н.