Писане на официално писмо С 9 стъпки 4 съвета за успех

Не сте сигурни относно писането на официално писмо, като официално официално писмо или заявление? Имаме просто ръководство от 9 стъпки, цялата важна информация за формуляра за писма и ви дава четири допълнителни съвета, които ще ви помогнат да напишете и изпратите идеалното писмо.

Нашата писмо култура

Писмата съществуват толкова дълго, колкото и хората. Винаги сме оставяли съобщения и сме искали да уловим и комуникираме важни неща. Оттогава писмата се използват за писмена комуникация между хората и с времето стават все по-важни. Те се използват и днес за публично изразяване на мнение (напр. Писма до редактора), могат да бъдат намерени като стилистични средства в световната литература (напр. Епистоларният роман на Гьоте „Мъките на младия Вертер“), служат за официални цели (напр. Жалби), а също и за лични цели (напр. Любовни писма).

Но писмената култура, каквато я познаваме днес, започва едва през 17 век. Писмата се доставяха в цялата страна пеша, с кон или с дилижанс. Получателят е платил за полученото писмо. Поради дългата традиция на пощата, тя се превърна в колекционерски артикул, а пощенските марки се превърнаха в колекционен и ценен предмет.

Писане на писмо: официално vs. неформален

Писмата се пишат по различни поводи. Това включва както неформални поводи, като коледни поздравления, поздравления за рожден ден или сватби, така и официални поводи, като съболезнования, оставки или писма за кандидатстване. В официални ситуации се изисква определена форма на писмо. Това е една от официалните форми на учтивост и гарантира, че писмото ви ще бъде възприето сериозно. Ако не следвате структурата на писмото, може да оставите лошо впечатление и да не успеете да постигнете целта си да напишете писмото. Рано или късно всеки в живота си ще трябва да напише официално писмо. Поради тази причина сме събрали цялата важна информация, за да можете да създадете официално писмо.

Ситуации, когато трябва да напишете официално писмо

Използвайки списъка по-долу, можете да видите, че рано или късно в живота си най-вероятно ще трябва да напишете официално писмо. Можете също да използвате списъка, за да прецените кога е подходящо да напишете официално писмо. Създадохме преглед на най-често срещаните ситуации.

Размяна на писма между наемател и наемодател
Писма до полицията и юридически писма
Кореспонденция със застрахователни компании и органи
Политическо писане
Писане в църковните офиси
Писма с жалби или писма за отмяна
Писмо до работодателя
Известие за прекратяване от всякакъв вид
Писане по радиото и телевизията
Кандидатстване за работа
Писмо до държавната и градската администрация
Извинително писмо за детето в училище

Инструкции: Напишете писмо в 9 стъпки

Ако искате да напишете официално писмо, важно е да знаете за неговата структура и структура. Поради тази причина ви обяснихме компонентите на официалния формат на писмата един по един и им предоставихме примери и малки съвети. С тези инструкции в бъдеще ще намерите по-лесно писането на писма.

Бланката

Фирмената бланка привлича вниманието на получателя първо. Данните ви за контакт трябва да са в горния десен ъгъл: име и фамилия, адрес, пощенски код, град, телефонен номер, имейл адрес. Данните за контакт на получателя принадлежат към лявото отместване, с интервал между тях. Тук не винаги е абсолютно необходимо да се включват всички данни, тъй като получателят знае собствените си данни. Ако не сте сигурни в степента на формалност, можете да включите всички пълни данни в бланката, за да сте сигурни. Но понякога името и фамилията, както и пълният адрес са достатъчни. Ако има име на фирма, то винаги трябва да се споменава първо.

място и дата

Мястото и датата винаги трябва да съвпадат с деня, в който сте написали писмото. Тази информация може да бъде намерена с празно място в дясната страна на писмото след данните за контакт на получателя. Пример за официално посочване на място и дата е: Кьолн, 8 юни 2018 г.

Предметът

Ако искате да напишете официално писмо, уверете се, че не забравяте темата. По-специално, ако по-големите компании или офиси получават и трябва да сортират множество писма на ден, препоръчително е да включите тема. Субектът обикновено следва бланката и има функцията на заглавие. Накратко ви информира за какво става въпрос във вашето писмо и го прави по-ясен.

Правилният поздрав

Поздравът е алфа и омега на една буква. То говори директно на получателя и го насърчава да чете. Винаги трябва да се използва официален поздрав за официални писма, например „Уважаема госпожо Мустър, ...“. Малко по-личният поздрав „Уважаема госпожо Мустър, ...“ е по-скоро неподходящ за много официални писма. Определено трябва да избягвате да използвате собственото си име.

Формата на адреса в писмото също е важна. Дори и преди да сте имали кореспонденция с лицето, обичайната учтивост е да използвате официални писма (вие, вашите, вие, вашите). Duzen е запазен за семейство или приятели.

Текст на писмото: Съдържанието на писмото

Съдържанието на писмото зависи от това на кого искате да кажете какво. Има определени фрази, които можете да използвате за определени букви. Например, когато прекратявате трудов договор, можете да напишете:

С настоящото прекратявам съществуващия си трудов договор (валиден от 4 август 2012 г.) правилно и своевременно на следващата възможна дата.

Моля, потвърдете писмено, че съм получил известието си за прекратяване, включително датата, на която служебният договор официално приключва.

Моля ви да ми издадете квалифицирана справка за работа. Благодаря ви много за сътрудничеството до момента.

Както можете да видите в този пример, текстът на писмото също е разделен на раздели, разделени с интервали. Винаги трябва да правите тези раздели, тъй като те улесняват четенето и разхлабват малко цялата форма на писмото. Можете да решите сами, когато смятате, че даден раздел има смисъл. Като правило, нов раздел винаги е подходящ, когато следва нова тема или информация. В нашия пример може да се намери следната структура на раздела: Прекратяване - Искане за потвърждение - Искане за справка за работа.

Искането за отговор

Ако искате да получите отговор на писмото си, обичайно е да го поискате в тялото на писмото. Ако забравите да поискате отговор, писмото ви може да остане без отговор. Като правило трябва да включите заявката в края на текста на писмото си. Или като отделно изречение „Моля за отговор възможно най-скоро.“ Или в комбинация с поздрава „С уважение и искането за отговор ...“. Ако искате да подчертаете неотложността на отговора, можете да го поставите в самостоятелен абзац, за да го подчертаете.

Заключително писмо: поздравът

Поздравът е нещо като сбогом и трябва да бъде отстранен и учтив в официално писмо. Избягвайте поздрави като „Поздрави ...“ или просто „LG“. Често срещани, официални фрази са "С уважение ..." или по-лични "С уважение ...".

Подписът

Напишете официално писмо: Никога без подпис

При писането на писма има златно правило: подписът никога не трябва да липсва. Това се отнася както за лични, така и за официални писма. Особено по въпроси като сключване на договори или прекратяване, е важно да се подпишете на ръка, така че писмото да е валидно.

Ако имате нечетлив почерк, първо трябва да напишете писмото на компютъра и да отпечатате и пълното си име. Трябва да оставите малко място над отпечатаното си име, за да можете все пак да напишете празното място. Отпечатаното име е само за по-добро разбиране и може да бъде поставено в скоби.

Инвестиции

Ако добавите важни прикачени файлове към писмото си, например удостоверение за записване, трябва да посочите това в областта под вашия подпис. По този начин получателят може да провери дали всички прикачени файлове действително присъстват в плика. Ако има няколко растения, можете лесно да ги изброите. Може да изглежда така:

Удостоверение за записване
Удостоверение за членство в здравноосигурителната компания
Копие на лична карта

Писане и изпращане на писмо: 4 съвета

В допълнение към формата на писмото и официалната структура има още няколко точки, които трябва да имате предвид. Ако напишете писмо, със сигурност ще искате да го изпратите и вие. Следвайте нашите съвети, за да направите всичко правилно.

Етикетирайте правилно плика

Трябва да пишете само на предната страна на плика (без печат), така че машините в писмовите центрове да могат да го прочетат и изпратят по-бързо. Подателят принадлежи в горния ляв ъгъл, а получателят в долния десен ъгъл. Подателят е важен в случай, че писмото не може да бъде доставено.

Пощенска марка и пощенски разходи

Уверете се, че не сте забравили печата, така че писмото ви да не попадне в пощенската ви кутия. Ако става въпрос за официални въпроси и ви е изпратен плик, който трябва да използвате, пощенските разходи вероятно вече са платени от компанията (например от застрахователни компании). Ако е така, тази информация се намира в малка кутия на плика, където иначе бихте залепили печата си.

Уверете се също, че имате достатъчно пощенски пратки в писмото си. Изпращането на писма в чужбина е значително по-скъпо. Теглото и размерът на писмото също играят роля. Разберете дали има отклонения от нормата онлайн или в най-близката поща във вашия район.

Правопис и граматика

Официалното писмо губи цялата си формалност, когато е пълно с правописни грешки. Изисква се правилна граматика и правопис. Ето защо определено трябва да коригирате или коригирате писмото си. Може би имате роднини или приятели, които могат да прегледат писмото ви. Ако по принцип не сте много езиково надарени, можете да се научите да подобрявате реториката си тук. Също така може да ви помогне с формулирането на букви, ако тренирате и подобрите уменията си за писане.

Финалният преглед

Накрая проверете отново дали всички данни и информация са верни, така че писмото действително да стигне до получателя и най-вече, за да не загуби целостта си. Например, ако кандидатствате за стаж в компания, но го пишете неправилно, вероятно ще бъдете пенсионирани незабавно.

(11. гласове, средно: 4.36 от 5)
Трябва да сте регистриран член, за да оцените това.