Отговорност на секретаря - Човешки ресурси
Автор: Наталия Пластинина
Всички сме свикнали с факта, че можем да поверим изпращането и получаването на документи на секретаря. Той обаче е само мъж и нищо човешко не му е чуждо ... Ами ако секретарят загуби документите си? Как да му повлияя и заслужава ли си уволнението? Ще се опитаме да отговорим на тези и други въпроси в предложената статия.
По характер секретарят е чиновник, отговарящ за бизнеса на организацията. Едно от най-важните задължения на секретаря е да получава, регистрира и изпраща както документи на наемащата организация, така и документи, идващи отвън от външни организации. Документи с различно значение се предават през секретаря. Помислете за нестандартна ситуация, когато документи са загубени от секретар. Отговаря ли секретарят за тяхната безопасност и каква отговорност?
Както показва практиката, видът на отговорността и мерките за влияние върху секретаря зависят главно от това кои документи са загубени, дали е възможно тези документи да бъдат възстановени.
Загубени документи на собствена организация
В този случай възможността за възстановяване на тези документи е близо 100%. Тоест работодателят ще отдели ненужно време само за преквалификацията им. Тук обаче има редица опасности:
- възможността за разкриване на търговска тайна. Но вероятността за това във всеки случай е не повече от половината от 100%. Ако документи, които представляват тайна, случайно са били хвърлени в кошчето, тогава те не са непременно плячка на конкурентите. Ако документите, съставляващи тайна, са загубени по различен начин (например поради невъзможност да се гарантира тяхната безопасност, те директно могат да станат жертва на случаен посетител), тогава вероятността от негативни последици се увеличава няколко пъти;
- възможността за разкриване на лични данни. Доста често, особено в организации с малък брой служители, секретарят е този, който отговаря за поддържането на личния и военния архив. В този случай длъжностната характеристика на секретаря по правило предвижда задължението да се осигури съхранението на личните досиета на служителите, с изключение на достъпа на трети страни, както и архивирането на личните досиета на уволнените служители;
- възможността за създаване на негативни последици за служителите на предприятието в сегашно и бъдещо време. Говорим за загуба на лични документи, работни книги. Липсата на тези документи в бъдеще може да повлияе отрицателно върху регистрацията на пенсия от бивши служители или изготвянето на други видове документи, които изискват представяне на копие от трудовата книжка, реда за приемане и други документи на лично дело. В повечето случаи загубата на тези документи не е фатална: документите могат постепенно да бъдат възстановени. Създаването на проблеми както за предприятието, така и за неговите служители (настоящи или минали) не е задача и цел на работата на секретаря. Това е сериозно нарушение.
Мерки за влияние:
1) наказание в съответствие с чл. 192 от Кодекса на труда на Руската федерация без уволнение. За прилагането на наказанието за разкриване на служебна, търговска тайна, освен спазването на процедурата за привеждане към дисциплинарна отговорност, трябва да има и строги основания за наказание:
- наличието на указание в длъжностната характеристика на задължението на секретаря да гарантира безопасността на такава информация;
- запознаване на секретаря срещу подпис с „Регламента за търговската тайна“, с „Регламента за личните данни в предприятието“ и други местни актове, установяващи специален режим за защита и трансфер на определена информация в самата организация и при комуникация с организации на трети страни;
- установяване чрез официална проверка за наличие на виновни действия (бездействие) от страна на секретаря, довели до загуба на документи;
- негативни последици от загуба на документи;
- съответствие на приложеното наказание с тежестта на нарушението.
В противен случай приложеното наказание може да бъде оспорено като нямащо основание за прилагане.
Загубени документи на трети страни
Мерки за влияние:
Документите на инспектора и друг орган с правомощия и решения (решения, актове за проверки и др.) Са загубени.
Най-опасният вид загуба на документи от всичко по-горе. Първо, искането за възстановяване на изгубените документи на проверяващия орган може да се оцени като желание умишлено да се отървем от тези документи, за да избегнем отговорност и/или да забавим процеса на прилагане на административни мерки. Така например, изгубената заповед на органа за надзор на пожари, получена по официален начин, изобщо не отменя необходимостта от предприемане на действия за отстраняване на установените нарушения. И загубата на самата рецепта може разумно да се разглежда като нежелание на компанията да се съобрази с предписанието. Дали даден лидер ще успее да убеди ръководството на контролния орган в неволната случайна загуба на документи или не, зависи изцяло от красноречието и харизмата на шефа на секретаря, който е загубил толкова важни документи. Освен това във всяка заповед на проверяващия орган е установен срок за отстраняване на определени установени нарушения. Възможно е по време на периода на търсене на изгубени документи и тяхното възстановяване в проверяващия орган този период да изтече. Неотстраняването на нарушения навреме може да доведе до незабавно привличане на длъжностни лица на предприятието или самото предприятие като юридическо лице към административна отговорност.