Организиране на събития - така работи Marketing-BÖRSE
Актуализация на 08/08/2019
Конференции, конгреси и събития все още нарастват в Германия (1). Те формират важен компонент в маркетинговия план и могат да се използват отлично за лоялност на клиентите, увеличаване на имиджа и за допълнително обучение. Който ги организира, трябва да обмисли много. Този план от 10 стъпки има за цел да помогне.
1. Определете идеята, целите и целевите групи
Основният камък за всяко планиране на събитието е идеята с дефинирането на целите и целевите групи. Проверете какво искате да постигнете със събитието. Служи ли за лоялност на клиентите? Искате ли да увеличите имиджа си с него? Служи ли за допълнително обучение и лоялност на екипа на служителите? Запишете целите и ги използвайте като основа за по-нататъшно планиране. Също така е важно да стесните целевата група. Събитие ли е за вашите клиенти, за нови клиенти, за партньори или за вашите служители?
2. Вид, тема и мото на събитието
Що за събитие трябва да бъде? Семинар, конференция, търговски панаир, фестивал, конгрес, вечерно събитие, изложба, церемония по награждаването, пресконференция, роудшоу или екипно събитие? По коя тема трябва да бъде обявено събитието? Можете ли също да създадете мото? Dmexco рекламира всяка година с ново мото. Тази година това е „Доверие в теб“. Дори се оповестява с прессъобщение.
https://www.marketing-boerse.de/news/details/1921-dmexco-motto-fuer-2019-lautet-trust-in-you/157133
3. Дата, час и място
Помислете за подходяща дата за събитието. Обърнете внимание и на други важни дати - не че има припокриване с важни търговски панаири. Помислете и за алтернативна дата.
След това определете времевата рамка, в която се провежда събитието: Семинар ли е сутрин или уъркшоп по обяд, церемония по награждаване вечер, еднодневен или двудневен конгрес, петдневно изложение през Германия или екипно събитие през уикенда?
Къде трябва да се проведе събитието? Имате ли собствени фирмени помещения или трябва да намерите подходящ хотел за събития? Лесно ли е достъпно мястото? Имате ли нужда от трансфер? Ако са включени и устойчивост и екология, трябва да се намери подходящо място за хранене.
4. Брой участници
Кой е поканен на събитието? Колко участници очаквате? Идват ли и партньори и деца? Колко служители има? В зависимост от броя на участниците трябва да се намери подходящото място.
5. Бюджетно планиране и спонсори
Преди да започне подробното планиране, наличният бюджет трябва да бъде изяснен. Участниците плащат ли малка вноска или покриват изцяло разходите? Намерили ли сте спонсор или разходите могат да бъдат преразпределени между партньорите?
6. Програма и отговорен
Съберете програмата. Кои са основните лектори и лектори? Има ли резюме с използване на графичен запис след презентациите? Тази кампания беше приета много добре на DialogSummit. Тук можете да видите успешен пример за церемонията по награждаването по имейл.
Определете кога и къде: добре дошли и лекции на основната сцена, майсторски класове в стаи 1 и 2, действие 1 във фоайето, действие 2 в зала 3 и действие 3 по време на обяд. Изложено е също така в брифинг за всички отговорни служители (списък), който отговаря за различните действия и кой отговаря за различните участници. Напомнете на всички лектори и говорители 1-2 седмици преди събитието. Не че срещата е въведена неправилно в календара и че трябва да намерите подходящ заместител малко преди това.
7. Седалка
Съществуват разнообразни опции за сядане, например банкетни седалки, блокови седалки, квадратна форма, Е-образна форма, седалка с рибена кост, парламентарни места, кръг от столове, редици столове, Т- и U-образна форма, места за сядане. Ако сте очаквали повече регистрации, можете да превключите от места за сядане на места за парламентарна маса.
8. Намерете доставчици на услуги
В зависимост от размера на събитието, събитието може да бъде организирано и проведено от вас. Но може би се нуждаете от подкрепа от доставчици на услуги. Това може да бъде например агенция за събития, която се грижи за всичко. Може да се нуждаете от фотограф, строител на сцени, художник, филмов и музикален експерт, модератор и говорител, поддръжка за програми на открито или за транспорт. Можете да намерите списък тук.
9. Сигурност и сътрудничество.
Трябва да се спазват и условия като противопожарна защита, медицински услуги, GEMA и комендантски час. Със сигурност няма да отиде добре, ако музиката трябва да спре внезапно след 22:00, защото полицията е на вратата, за да наруши мира.
10. Реклама преди, по време и след събитието
Поканете рано на събитието чрез писма и електронна поща. Цялата важна информация трябва да бъде на уебсайта. Не забравяйте съобщението в различните социални медийни канали и чрез съобщение за пресата. Ето списък на PR специалистите.
По време на събитието може да се нуждаете от папка за конференция с програма и комплект за преса. Не забравяйте знаците на високоговорителите и етикетите с имена. Можете също да привлечете вниманието към себе си с разгъващи се дисплеи.
След събитието можете да проведете проучване на удовлетвореността на клиентите и да се поучите от отговорите за следващото събитие. Такова проучване дава отговори за това какво е било особено добре прието: Основни лекции, майсторски класове, церемония по награждаване или танцьори на самба? Можете също така да използвате положителни твърдения, за да рекламирате следващото събитие. Изпратете показаните слайдове на PowerPoint на участниците след това и им благодарете за участието. Ако го знаете, не забравяйте да споменете датата за следващата година.
Заключение
С успешно и добре организирано събитие ще бъдете запомнени с умиление от вашите клиенти, партньори и служители.
източник
1 - Германският пазар на събития остава динамичен - GCB German Convention Bureau e.V. Meeting- & EventBarometer 2018/2019 GCB
Още една статия по темата, публикувана на 21.03.2018г
Перфектното планиране на събитието - 12 съвета
Събитията са идеални за привличане на нови клиенти и задържане на клиенти. С успешна постановка ще бъдете запомнени.
Маркетингът на събития е идеален за придобиване и задържане на нови клиенти. Срещате лицата, вземащи решения от бранша, на търговския панаир или конгрес и можете да убедите клиента в директен разговор.
Планирането на събития е важна част от маркетинговия план. Трябва да се изяснят въпроси като: На кои търговски изложения излагаме? Правим ли роудшоу? Ако да, с партньори или без? Кое място ни устройва? С кои професионални доставчици на услуги работим? Повод да помислите за планиране на събитието. Тези 12 съвета трябва да ви помогнат.
1. Определете целта и целевата група
Преди да започнете действителното планиране на събитието, първо трябва да се изясни коя цел преследвате със събитието. Служи ли на придобиването на нови клиенти, грижата за клиентите или искате да направите изявление и да изгладите имиджа си? Или сте треньор/организатор и семинарите и семинарите са вашият бизнес модел?
Към кои целеви групи трябва да се обърне внимание: B2B, B2C, любители на кучета, хилядолетия, над 60-те, ентусиасти на мотоциклети, архитекти или фенове на строителната техника? Документирайте идеята за вашето събитие и целите, които се преследват с него, независимо дали става дума за изложение на семинар, работилница, изложение или фирмен юбилей.
2. Определете бюджета
Преди да започнете действителното планиране, въпросът за бюджета трябва да бъде изяснен. Какъв е наличният бюджет? Трябва ли събитието да се финансира само - т.е. участниците плащат - или събитието е безплатно? Клубът по маркетинг Карлсруе покани своите членове в Палацо Хале в Карлсруе за своята 50-годишнина. Беше незабравима вечер и беше документирано на видео.
3. Организация
Целта е дефинирана и бюджетът е определен. Сега е време за организиране и планиране. Ако разчитате на агенция за събития за организацията и изпълнението, ще я намерите тук. Блогът за управление на събития дава добър пример за „списък за проверка“ в областта на планирането.
Добрият софтуер за управление на събития може да ви помогне да планирате.
4. Време
5. Местоположение и местоположение
Къде трябва да се проведе събитието? Франкфурт има напр. гара и международно летище. ICE спира в Манхайм, а регионалният влак спира в Waghäusel. Помислете добре кое местоположение е най-подходящо за вашето събитие и вашата компания. Местоположението също е важно. Замък, замък, кланица или трябва да е по-класически - хотел? Не само архитектите се чувстват напр. в хотел Marcel Wanders. Звездният дизайнер събира награди и през януари в Кьолн, един ден преди международния панаир на мебелите, е обявен за „Дизайнер на годината“ от известното списание за архитектура и живот. Той оборудва площадката на Камеха в Бон.
Или какво ще кажете за събитие в Берлин, директно на Бранденбургската врата, в престижната сграда Axica от американския звезден архитект Франк О. Гери? Можете да получите оферта онлайн тук.
6. Концепция за покана
Добрата организация за покани може да ви спести много време и пари. Кампанията на няколко нива, персонализираният подход със специфично за целевата група съдържание (напр. Различни подходи за съдържание за клиенти и заинтересовани страни) водят до повече реакция. Elke Clausen дава многобройни съвети за дигитализацията в маркетинга на събития в книгата си Digital Transformation - How to Revolutionize Your Lead Generation.
7-ма програма
Има много начини за проектиране на програмата. Събитията и церемониите по награждаване се провеждат в навечерието на търговски панаир. Известни лектори са поканени на самия панаир и привличат посетители на панаира или посетители на конгреса. Например dmexco 2017 в Кьолн предложи програма за суперлативи за цифровата икономика: 570 водещи международни говорители предоставиха нова храна за размисъл на важното изложение за цифрови иновации и насърчиха творчеството, иновациите и работата в мрежа. Но по-малки събития могат да предложат и това: роудшоу с партньори и добри говорители, закуска за обмен.
Придружаваща изложба също е добре приета от посетителите. Търговският панаир в Карлсруе изложи стари строителни машини на двойния панаир Recycling Aktiv/Tiefbau Live в Карлсруе на изложбената площадка. Гусеничен товарач Hanomag K5b, Dolberg 300 с кофа за багер, ролки Vibromax и две бетонобъркачки от Асоциацията на историческата строителна техника зарадваха посетителите.
Друг пример: На дигиталната среща на върха, в допълнение към презентациите и церемонията по награждаването по електронна поща, отличните кампании за електронна поща бяха представени и в изложба на плакати.
Съвет: Помислете за темите, от които се интересува вашата целева група, и след това проектирайте програмата си.
8. Основният доклад
Основна лекция често отваря събитието с основното послание на събитието и дава на участниците нови импулси и идеи. Обикновено основният доклад се дава от известен оратор или професионален лектор. Определено трябва да планирате част от бюджета си тук. Не е задължително да е Бил Клинтън веднага. Той направи 500 000 долара за една реч. 2013 трябваше да платите 5000 евро за бивш министър (Welt.de).
9. Работа в мрежа
Предлагат възможности за работа в мрежа. Например конгресният панаир на CCW в Берлин предлага кръгли бар маси в изложбената площ. Кафе машината е точно до нея и по време на почивките се сервират малки сладки сладкиши. Това е чудесно място за разговори с други посетители на панаира. Друга възможност е бързите запознанства. Те предлагат възможност за бърз контакт с по-голяма група хора.
10. Реклама, социални медии и PR всичко за събитието
Уебсайтът на събитието е задължителен. Поканете лично с флаер, поща и имейл. Обявете събитието на специализирани портали. Изяснете дали е необходимо приложение за събитие. Датата и мястото не трябва да липсват в съобщението. Можете също така да предоставите указания как да стигнете до там с градския транспорт и с автомобил.
Работата в пресата около събитието насърчава осведомеността. Списък с PR специалисти, категоризирани по браншови насоки, можете да намерите тук.
Съвет: Не забравяйте да обявите събитието в различните социални мрежи. Може би отстъпка за партньори или томбола от билети също е интересна.
11. Интервюиране на гостите
12. Презентационни документи
Можете да изпратите документи на лекторите на лекторите и връзки към видеозаписите на посетителите след събитието. Моля, веднага посочете датата за следващата година.
Група по интереси за исторически строителни машини e.V.: Http://www.ighb.de
Габриеле Браун е управляващ директор на директорията на доставчика на услуги маркетинг-BÖRSE GmbH. Тя е ИТ експерт повече от 25 години.