Начини за спестяване на пари за превозни средства

Александър Портнов, генерален директор на компания A DAN DZO

Какви са предпоставките за преминаване към аутсорсинг?

Първо, решаването на кадрови въпроси в областта на логистиката, проверка на валидността на разхода на горива и смазочни материали, резервни части, разширяване/обновяване на автопарка, взаимодействие с надзорни органи и други задачи отнемат много време, отвличане на вниманието от основните производство;
На второ място, в борбата за оправдаване на разходите, управлението на предприятието губи от транспортните работници, тъй като последните имат сериозен аргумент на своя страна - липсата на транспортни ресурси увеличава рисковете от нарушаване на производствения план;
На трето място, като правило предприятието няма еднозначна система за определяне на структурата на транспортните и логистичните разходи и затова всеки мисли по свой начин - днес е така, утре ще е различно. В крайна сметка или трябва да привлечете консултанти, които ще разберат тънкостите на постоянни, променливи, преки и непреки, както и скрити разходи за транспорт, или да намалите разходите по поръчка, което мнозина правят. Но в този случай всичко бързо се нормализира;
Четвърто, полезните разработки на консултанти в областта на логистиката трябва да бъдат внедрени, така че разработените методологии да се използват от специалистите на компанията клиент. Не всеки служител обаче може бързо да промени обичайния стил на работа, да се откаже от установените техники и процедури. Необходими са неумолими управленски усилия за прилагане и поддържане на разработените решения. И се връщаме към самото начало на списъка с проблеми - ръководството е принудено да се разсейва от основния процес. Кръгът е завършен.

Как могат да помогнат професионалните аутсорсинг компании? Какви са очакванията на ръководството на индустриалните предприятия от аутсорсинга на транспорта
- Чрез възлагането на техния транспорт на външни изпълнители, мениджмънтът обикновено спестява разходи и главоболие, което отвлича вниманието от реалния бизнес - производство и продажби.
В същото време много бих искал да похарча по-малко пари за преходния период и да го съкратя колкото е възможно повече. Само професионални аутсорсинг компании с умения за консултации и работа по проекти (оттук нататък - АК) са в състояние да сбъднат тези мечти.
За да не разочароват очакванията на индустриалните компании, възложителите трябва:

не само намаляват разходите (намаляват транспортния и логистичния компонент в производствените разходи), но и повишават качеството на обслужване на клиентите (навременност на доставката и безопасност на продуктите). В този случай клиентите са не само потребителите на продуктите на компанията, но и производствените и спомагателните магазини и доставчиците. Никой не се нуждае от оптимизиране на разходите с увеличаване на рисковете от прекъсване на транспорта;
поемете всички въпроси на управлението на транспорта и логистиката, отговаряйки с рубла за резултата. Клиентските мениджъри трябва да дишат свободно и напълно да преминат към производство и продажби (като по този начин увеличават обема на поръчките и за АК);
предоставят възможност за планиране на транспортния бюджет за предстоящата година;
осигуряване на по-нататъшното развитие на акционерното дружество (подобряване на процесите, подобряване на обслужването на клиентите, автоматизация, обновяване на активите) поради получения икономически ефект, без привличане на допълнителни инвестиции.

Красота и още! Но засега това са само очакванията на ръководството. Реалистично ли е да ги оживим?

Откъде да започна аутсорсинг? И какви са възможните етапи?
- Износът на външни изпълнители не е лесен процес. Необходимо е да се „откъсне парче“ от операционния механизъм и да се създадат условия, при които той вече да работи автономно, но по-ефективно в полза на основното производство. Или, може би, първо създайте условия и след това „откъснете“?
Стъпка 1. На първо място е необходимо да поканите консултанти за извършване на технологичен, организационен и икономически одит на автомобилните транспортни съоръжения на компанията. Това ще позволи да се определи текущото състояние на икономиката, да се определи реалната структура на разходите за превозни средства, да се одобрят текущите показатели за ефективност, да се идентифицират областите на повишаване на ефективността и да се получи изчерпателна информация за разработване на балансиран план за възлагане на външни превози. На фиг. 1 показва етапите и секциите на анализа в рамките на логистичен одит. Този одит може да бъде извършен от самата аутсорсинг компания - обаче, ако тя има необходимите компетенции.

Фигура: 1. Етапи и функционални области за логистичен одит.
Стъпка 2. След това специалистите на АК определят тарифите за нейните услуги. Препоръчително е разходите за услуги да се обвържат с обема на работата, а не с машинните часове. При преговори с АК се определя оптималният модел за нейното създаване:

Независимо дали транспортните активи са прехвърлени в собственост на АК или на лизинг?
Създаваното съвместно предприятие е 100% дъщерно дружество на вашата компания, 100% дъщерно дружество на аутсорсинг екип или смесен капитал с определяне на вноските на всяка страна?
Какви са механизмите за възнаграждение на мениджърския екип?

Стъпка 3. Подписва се споразумение относно условията за създаване на АК.
Стъпка 4. Започва процедурата за стартиране на операцията AK. Може би този етап е най-отговорен от гледна точка на началото на успешната работа на АК.
Стартирането предполага решаване на всички правни, организационни въпроси, свързани с началото на предоставянето на услуги на АК. Условия, необходими за започване на работата й:

АК трябва да бъде създадена навреме и да разполага с всички необходими документи за предоставяне на услуги;
се съставят договорни отношения с дружеството майка;
всички необходими активи трябва да бъдат прехвърлени при договорените условия на управлението на АК;
трябва да се установят договорни отношения с изпълнители и доставчици на стоки и услуги;
персоналът трябва да бъде снабден с необходимото оборудване и работни места;
трябва да се разработят наредби и процедури;
трябва да бъдат внедрени необходимите информационни системи;
персоналът трябва да бъде подходящо обучен и психически подготвен за нови условия на труд.