Митове и реалност на електронното управление на документи

Източник: Група от компании Taxnet

Всяка компания, особено географски разпределената, поема тежестта на разходите, използвайки хартиени носители в документооборот със своите клиенти. Преходът към електронно управление на документи (EDM) е логична и важна стъпка в развитието на всяко предприятие.

Според изследването на Mail.ru Group около 60% от офис служителите използват мобилни устройства не само за лични цели, но и за изпълнение на определени работни задачи. Работата в офис с маси, натрупани с хартия, е в миналото. Основното предимство на EDM системите: компанията намалява материални и времеви разходи. Когато всички документи са електронни, няма смисъл да копирате и отпечатвате купчини хартия.

Днес преходът към електронно управление на документи е стъпка, за която не всеки мениджър ще вземе решение. Според мнозина има повече „против“, отколкото „за“.

В нашия материал сме събрали най-честите аргументи „против“ прехода към електронен обмен на документи. И се опитахме да поговорим за реалното състояние на нещата и предимствата на преминаването към електронно управление на документи с изпълнители.

Мит 1. Работата върху хартия е по-безопасна. Има печат и подпис

Работата на хартия е по-често срещана. Да, днес документът в ръка е символ на сключения договор, който може да се „усети“. Много хора знаят от собствения си тъжен опит, че хартиените документи могат да бъдат фалшифицирани. В резултат: финансови загуби, съдебни спорове и пропиляни нерви и в крайна сметка - срив на бизнеса.

Какво е важно да знаете при избора на продавач на електронен подпис? Основното е да се даде предимство на акредитирани центрове за сертифициране, които са сред лидерите на руския пазар. Обърнете внимание на следните точки: колко години сертификационният център е на пазара; разберете колко сертификата за ключове за електронен подпис е издал през последната година; ако десетки хиляди - значи не се лъжете.

Мит 2. По-лесно ми е да поддържам реда в хартиени документи.

Колкото и оптимисти и скептици да спорят за електронните документи, никой не отрича факта, че по-голямата част от офисните документи са създадени в компютри. Причините за такава безусловна победа на информационните технологии са съвсем ясни:

електронните документи са лесни за създаване, редактиране, възпроизвеждане, разпространение и препращане;
в електронна форма е много по-лесно да се търси необходимата информация и дори контекстното търсене предоставя възможности, за които може да се мечтае само при правене на документи;
по-лесно и с по-малко усилия се решават въпросите за резервиране на информация и документи, създаване на застрахователни архиви и фондове и др .;
в търговските дейности електронните документи, с тяхното компетентно използване, могат значително да ускорят вземането на решения и да подобрят тяхното качество.

Мит 3. Страхувам се, че документите ми могат да бъдат откраднати от нарушители или операторът на EDF може да ги прехвърли на трети страни без моето знание

Ако говорим за електронната система за управление на документи Transcript, разработена от Taxnet, тя прехвърля данни от един контрагент в друг чрез Интернет чрез защитения протокол HTTPS. Потребителският достъп до системата се осъществява в два режима - чрез квалифициран сертификат за електронен подпис и чрез парола за вход. Изтичането на данни от системния сървър е изключено: идентификационните данни на потребителя се съхраняват в криптирана форма, частните сертификатни ключове за достъп се съхраняват от самите потребители. По този начин, ако потребителят на системата не прехвърли информацията за достъп на никого, изтичането на прехвърлената му информация ще бъде изключено.