Контролен списък за успешно планиране на събития

Публикувано на 18 май 2013 г. Джеймс, Вашият EventButlerChecklists, Съвети и трикове, Планиране на събития

Успешно планиране и изпълнение на събития

Последна актуализация: януари 2020 г.

Всеки, който сам е организирал събития, знае ситуацията. Планирането на събития е вълнуващо и разнообразно. В крайна сметка няма две еднакви събития и точно това прави комуникацията на живо толкова интересна. Организацията на събитията може бързо да се превърне в личен тест за вашите собствени нерви и голяма тежест. Причините за това могат да бъдат сложни; Лошо планиране, грешен график, сблъсък на срещи, анулиране на места за събития/доставчици на услуги за събития, твърде малко регистрации, лошо време, отсъствия, свързани с болести, технически проблеми, твърде малко персонал. За да назовем само няколко примера.

Изчислими и непредсказуеми фактори

Има много изчислими рискове, които могат да бъдат избегнати с професионално планиране. Повече за тези фактори в следващата глава. Все още има фактори, върху които нямате пряко влияние, като времето, непланирани анулирания, отсъствия, свързани с болести и т.н. Основното тук е да запазите хладнокръвие. Разбира се, това е по-лесно да се каже, отколкото да се направи. Следователно вариантите на план Б трябва да бъдат разработени на ранен етап, когато е възможно. Това помага да се запази планирането дори в случай на непредвидими събития. Най-важното обаче е да приемете ситуацията, да я анализирате спокойно и след това да извлечете максимума от дадената ситуация.

Съвети и контролни списъци като подкрепа преди, по време и след събития

Както споменахме, организацията на събитието е изчислима с няколко изключения и организаторите на събития имат пряко влияние върху успеха на събитието. Много може да се постигне с ранно и професионално планиране. В интернет има множество полезни ръководства, контролни списъци и примери за най-добри практики. Предоставихме компактно ръководство за вас. Изброихме за вас други външни източници с - от наша гледна точка - много ценни и изчерпателни контролни списъци и помощни средства.

Планиране на събитие:

Основни решения преди събитието

Определяне на цел (и) за събитие
Определете целевата аудитория (гости)
Намиране на „червена нишка“ за събитието и след това последователно прилагане
Специално мото събитие засяга цялото планиране (декорация, дрес код, меню, напитки, мебели, развлечения и др.)
Задайте датата (Важно е да проверите тук предварително дали на тази дата вече се провеждат други съответни събития. Освен това избягвайте падането на събитието по време на училищните празници или на официален празник.)
Ако е необходимо, определете дата на замяна
Определете ключови данни за събитието (продължителност, брой участници, бюджет и др.)
Определете изискванията за пространство и инфраструктура
Определете местоположението на събитието
От съществено значение е да се гарантира, че всички поканени гости могат лесно да бъдат достигнати (време за пътуване, обществен транспорт, места за паркиране и т.н.).
Определете правилното местоположение на събитието
Важно е да резервирате навреме и, ако все още не знаете, проверете го лично.

Грубо планиране преди събитието

Разработете концепцията за събитието с бюджет и ключови данни (процес, дати, бюджет и др.)
Изпратете концепцията и бюджета на ръководството за одобрение на фирмени събития (за предпочитане е да се съгласите с партньора за частни събития ...
Определете организацията на проекта (кой какво прави до кога - отговорности, области на отговорност, груби срокове, заместници и т.н.)
Задайте график

Подробно планиране на събитието

Определете процесите
Дефинирайте програмата/мото и т.н.
Определено резервирайте мястото на събитието, дефинирайте подробности и сключете договор
Оценявайте доставчиците на услуги за събития и сключвайте договори (кетъринг, артисти, фотографи, мебели, технологии, транспорт, декорация и др.)
Определете активност на събитието/поддържаща програма и изберете подходяща оферта (идея за събитие)
Организирайте кетъринг (вътрешен/външен), дефинирайте менюта и напитки и организирайте подходящото количество
Организирайте пристигане/заминаване (надписи, организиран транспорт, разписание, места за паркиране и др.)
Мебели/инфраструктура (вътрешна/външна), предварително тествайте технологията, изградете инфраструктура на ранен етап
Създайте концепция за сигурност (външен персонал, аварийни изходи, медицински услуги, служба за сигурност и др.)
Промоционални мерки (карти за покани, реклама, подаръци на клиенти, благодарности по пощата и др.)

Процедура на събитието

Инструктаж и инструктаж на персонала за деня на събитието на ранен етап (вътрешен и външен)
Направете ясно разпределение на задачите
Развитие на технологии, мебели и инфраструктура, включително тестване (генерална репетиция)
Направете опис и го запазете в списъка
Прием, поздрав и подкрепа за гости и други хора (артисти, модератори и др.)
Проверявайте редовно процеса/графика
Благодарности и сбогом на гостите след събитието (организация на връщане и др.)

Веднага след събитието

Демонтаж на мебели/технологии/инфраструктура
изхвърляне
Организирайте почистване
Първа маневра критика

След събитието

Дебрифинг на вътрешни служители и външни партньори
Проверете инвентара
Извършване на сетълменти и сравнение на бюджета (целеви/действителни)
Благодарим ви по имейл/писмо до гостите (фото галерия, анкета/обратна връзка)

Запишете отзивите от критиката на маневри, дебрифинга, отзивите на клиенти и доставчици в писмена форма и ги включете в планирането/контролния списък за предстоящи събития. Дори на събития практиката е перфектна, а направеният опит, както и вътрешната и външната обратна връзка са много полезни за организирането на други събития.

Допълнителни полезни контролни списъци в мрежата, които с удоволствие бихме препоръчали:

Различни контролни списъци с изчерпателна концепция за събития (източник: Samariterverbund)
Подробен контролен списък за планиране, организиране и реализиране на събития (източник: Event Agency Bonnot’s Event House)
Полезен контролен списък за изпълнението на дадено събитие - добре разделен на стратегическата фаза, изпълнението на събитието и брифинга (източник: Gryps.ch)

Разбира се, има безброй други полезни контролни списъци. Има различни ръководства в зависимост от вида на събитието, размера и бюджета. Можете да ги намерите онлайн само с няколко щраквания на мишката. В нашия раздел „Контролни списъци и съвети и трикове“ ще намерите също полезни съвети и връзки към съответните контролни списъци. Например за планиране на сватба или за ефективно използване на социалните медии на събития.

Ако търсите подходящи места, доставчици на услуги и идеи за събития за следващ повод, препоръчваме нашия текущ организатор на събития.

Подготвили сме специален организатор за сватби, особено по темата за сватбите. Съвети и трикове за планиране на сватба можете да намерите тук.

Пожелаваме ви успех с планирането на предстоящите събития!

От Джеймс, вашия EventButler

Оставете коментар

4 коментара за „контролен списък за успешно планиране на събития“

Здравейте Джеймс, исках да направя събитие, но проблемът ми е, че не знам как да напиша концепция. Можете ли да ми помогнете с това?

Здравей Далин Мома,
на въпроса ви как да напишете концепция:
На първо място: Не пишете твърде подробно, никой друг не го чете. Дължината на концепцията естествено зависи от това за кого е предназначена. Тихо попитайте колко обширна трябва да бъде тя. Обикновено се казва, че понятието не трябва да бъде по-дълго от 2 A-4 страници. Прикачените файлове винаги работят, разбира се.
И така, най-важният въпрос: За кого трябва да бъде концепцията? Колко подробно трябва да бъде? Проследяване!

След това отговорът на това помага да се определи съдържанието на концепцията. Например тази структура:
Целева група (групи), вид на събитието, (работно) заглавие, общо съдържание на събитието, продължителност, разходи, участници (заинтересовани страни), ... най-важните параметри във всеки случай трябва да бъдат ясно посочени.
Ако z. Например, ако спонсориращият партньор иска концепция, той или тя има за цел да научи повече от вас за печелившата ситуация, най-вече комуникационни услуги/връзки с обществеността. Тогава просто напишете повече за това.
Когато началниците искат концепция, толкова често за годишно планиране/бюджетно планиране.
Структурата може да бъде и: защо, какво, кога, къде, кой, колко, къде, с какво, какво липсва, какво ново ... и т.н.
Докато пишете концепция, запитайте се какво получателят би искал да знае от вас. И точно това записвате. Всъщност е съвсем просто 😉

Здравей Джеймс! Уау, благодаря за този голям принос за успешното планиране на събитието. Успях да организирам лятното парти в моята компания тази година и успях да събера полезни съвети от вас. Ще следвам съвета ви и ще създам екип, който да организира проекта. Също така намирам правилното хранене за особено важно! Добрата храна е крайъгълен камък за успешно тържество 😉
MVG Helli

Здравей Джеймс! Благодарим ви за вашия принос! Никога не спираш да учиш, когато става въпрос за организация на събития:-).

Оставете коментар отмяна отговор

Последвай ни

Искате ли да бъдете информирани за всички новини? След това ни следвайте във Facebook, Twitter или Google +

харесва ми!

Категории на събитията

Общ
Берн
Контролни списъци, съвети и трикове
Проекти за събития
Идеи за събития
Места за събития
Планиране на събитие
Събития
сватба
Място за конференция
Цюрих

Последни публикации

Коя рокля за кое събитие?
- 0 коментара
- 0 харесвания
Джеймс представя: голямата коледна специална 2020
- 4 коментара
- 47 харесвания
Скрити перли в кантон Берн
- 0 коментара
- 3 харесвания
Джеймс представя: Най-красивите ресторанти през лятото в Цюрих
- 1 коментар
- 62 харесвания
Най-вдъхновяващите коворкинг пространства в кантон Берн
- 0 коментара
- 3 харесвания

Бюлетин

Абонирайте се за бюлетина на EventButler сега и бъдете информирани по всяко време.

С EventButler вече можете да планирате вашите събития. Тук ще намерите разнообразни места за събития, доставчици на услуги за творчески събития и вълнуващи дейности за събитието.

Търсите ли правилното място за вашето събитие?

Поздравления, попаднахте на правилното място в EventButler. Той е лесен, удобен и безплатен за използване. EventButler ви помага да намерите правилното място за събитие за вашия повод.

Независимо дали търсите необичайни места (лодка, иглу, шатра тип, дървена къща), традиционни (къщи на гилдии, замъци, ханове в страната) или бизнес места (хотели за семинари, конгресни центрове, конферентни зали): ще намерите всички видове места за събития в EventButler.

Тук можете да стесните избора, така че в списъка с попадения да се появяват само тези места, които също отговарят на вашите изисквания. Например, ако събитието ще се проведе в замък на водата в Централна Швейцария с около 500 гости, можете просто да въведете тези критерии и ще ви бъдат показани подходящи имоти.

EventButler = организацията на събитието е улеснена.

Можете да отидете директно до местата за събития тук

Вече ли сте намерили правилното място и имате нужда от повече идеи и услуги за вашето събитие? EventButler също има правилните оферти за вас тук.

Все още ли търсите подходящи доставчици на услуги за събития за вашето събитие?

В EventButler ще намерите места за събития и идеи за събития, както и множество доставчици на услуги от различни категории.

Имате ли нужда от професионална подкрепа при планирането и изпълнението на вашето събитие? В категорията на събитийните агенции ще намерите многобройни специализирани агенции - от сватбени агенции до специалисти на открито и поощрения до агенции с пълен сервиз за цялата организация на събитията.

Търсите ли креативен доставчик на кулинарни акценти на вашето събитие? В категорията Кетъринг и доставка ще намерите многобройни кетъринг за събития и бизнес, готвачи на есетра, доставчици на курсове за готвене за екипни събития и други професионалисти в гастрономията.

На събитията забавлението също играе важна роля. В категорията развлечения и артисти ще намерите голям избор от артисти. Няма значение дали търсите диджей, клоун, водещ, певец или танцьор или дори специализирана агенция за артисти: всички ще намерите в EventButler.
Може би на мястото на събитието липсват мебели, озвучителна система или диско топка. В категорията Мебели, технологии и транспорт ще намерите професионалисти на събития за събитийна техника, мебели за събития, изграждане на изложбени щандове, транспорт и други логистични партньори.

За да останат най-добрите моменти от вашето събитие и след събитието, фотографите и мултимедийните специалисти осигуряват трайни спомени. Ще намерите многобройни събитийни и сватбени фотографи, както и специалисти за звук и изображение в категорията фотография и мултимедия.

Професионалистите в декорацията задават оптични акценти. В категорията Декорация и цветя ще намерите многобройни професионални доставчици, които ще ви помогнат да създадете уникална атмосфера за вас и вашите гости.

Все още ли се нуждаете от външен персонал за вашето събитие? В категорията Персонал ще намерите специализиран персонал според вашите нужди: обслужващ персонал, хостеси, организатори или персонал по сигурността. Получете необходимата подкрепа.

В допълнение към споменатите доставчици на услуги за събития има и други доставчици, които могат да ви подкрепят преди, по време или след събитието. Търсите ли партньори за билети, облекло, игри, подаръци за клиенти или институти за почистване? Ще намерите многобройни специализирани доставчици в категорията на други услуги за събития.

Намерили ли сте вече подходящия доставчик на услуги за събития и все още се нуждаете от специално място за събитие или творческа идея/дейност за събитие?
EventButler също има правилните оферти за вас тук.

За частни събития, екипни излети, клиентски събития или семинари и конгреси често възниква въпросът с коя дейност събитието може да се комбинира. Подходящо занимание преди или по време на събитието „разхлабва” повода. Едната или другата идея за творческо събитие вече е подчертала някои събития.

Правилната дейност на събитието - като част от събитието - ще бъде запомнена положително от гостите ви.

В раздела Идеи за събития можете да се потопите в този очарователен свят. В зависимост от събитието можете да изберете правилната дейност: да бъде спортна или авантюристична?

Концепцията за изграждане на екип на преден план ли е? Или забавлението и удоволствието са основен приоритет? Въвеждате желаните критерии и EventButler ви представя идеи за събития, които отговарят на вашите критерии.

В допълнение към вида дейност, има и други критерии за оптимално покриване на вашите нужди: Трябва ли събитието да се проведе в планината? Бъдете подходящи за деца, край водата, във въздуха или с животни? Вие посочвате критериите и EventButler ще ви намери! Щракнете тук, за да преминете директно към идеите за събитие Вече ли сте намерили подходящата идея/дейност за събитие и все още се нуждаете от правилното място за събитие или други услуги за събития? EventButler също има правилните оферти за вас тук.