КОНЦЕПЦИЯТА ЗА ОБХВАТ НА ДОКУМЕНТА И НЕГОВИТЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ
Проблемът с подобряването на документооборота е един от най-спешните в съвременното управление на документи. Това се празнува на най-високо ниво. Много недостатъци в управлението са свързани с лошо управление на документи.
Нормативната дефиниция е фиксирана в ГОСТ 16.487-83 „Работа в офиса и архивиране. Термини и определения ".
Примерна инструкция дава следното определение: документооборот - движение на документи в организацията от момента на тяхното получаване/създаване до завършване на изпълнението, изпращането или въвеждането в действие.
Документооборотът е неразделна част от предучилищната образователна институция, чиято цел е да осигури информационна подкрепа за дейността на организацията, да я документира и да съхранява предварително създадена управленска документация.
Предучилищната образователна институция зависи пряко от управленските решения, чието предучилищно образование включва 3 компонента:
1. информационна подкрепа на решенията, т.е. предоставяне на решението с информация;
2. документиране на решения;
3. контрол върху изпълнението на решението.
Основните компоненти на този процес са:
ü получаване на информация;
ü постановка на проблема;
ü търсене на необходимата информация;
ü разработване на решение, т.е. изготвяне на проект на документ, неговото одобрение, сертифициране, изпращане и контрол върху изпълнението.
Под документооборот се разбира движението на комплекси от документи. Те включват документи, които инициират решения, използвани при тяхното разработване и фиксират тяхното приемане, както и документи, изпратени за изпълнение и отчитане на резултатите от изпълнението. От тази гледна точка, документооборот - набор от документи, използвани и създадени в процеса на вземане на решения и наблюдение на тяхното изпълнение.
Наборът от документи, които изпълняват определена цел в процеса на документооборот, може да бъде определен чрез понятието „документооборот“.
Документирането е неразделна част от предучилищната образователна институция и всъщност изпълнява функциите на комуникационна система в институцията; основната цел на работния процес е да осигури движението на набор от документи в предучилищния образователен процес. Задачата за подобряване на работния процес е да се определи такова движение, което най-добре би осигурило постигането на SDOU на неговите цели.
Познаването на параметрите на работния процес (качествени и количествени) е важно.
Качествените параметри включват:
1. Характеристики на документооборота в зависимост от използваната система за поддръжка:
2. Разпределение на документооборота към входящи, изходящи и вътрешни потоци от документи.