Какво е управление на проекти
Общо взето, управление на проекти - това е постигането на някои ясни цели в някои ясни времеви рамки.
За разлика от "процесите", които се характеризират с изпълнението на известни действия по добре познат алгоритъм, "проектите" се отнасят до нещо ново и като правило са уникални. В даден проект никой не знае как точно да постигне целта в даден период от време, в условия на ограничени ресурси и непредсказуеми външни условия. Следователно управлението на проекти винаги е свързано с рискове.
Веднага трябва да се отбележи, че успехът на проекта зависи главно от управлението на хората и комуникацията между тях. Теоретично обаче управлението на проекти е най-ясно представено като триъгълник от три взаимозависими фактора - време, ресурси и качество на резултата.
Ресурсите тук означават както пари, така и служители и (да кажем) някои външни аутсорсинг услуги.
И така, управлението на проекти е политика. За тези 3 фактора се взема политическо решение. Например можете да отидете за намаляване на качеството на резултата и да увеличите разходите, но да спазите крайния срок.
Въпреки че управлението на проекти не е лесно автоматизирано, нещата биха били много по-трудни без системи за управление на проекти, които помагат да се изчисли времето на проекта, да се планират ресурси и да се осигурят инструменти за комуникация и работа в екип.
Как да управлявате онлайн проекти?
Както е случаят с конвенционалните проекти, на практика управлението на онлайн проекти е по-скоро работа с хора, отколкото с мрежа. В същото време, разбира се, управлението на виртуална работна група (отдалечени работници) е много различно от версията на офиса.
Разбира се, що се отнася до живите хора, не може да има идеален универсален алгоритъм за това как успешно да се реализира проект. Има обаче няколко идеи, които трябва да бъдат взети под внимание.
70% от успеха зависи от намирането на точните хора
Повечето хора искат да работят от вкъщи, но мнозина не са готови за това. Някои хора просто не могат да организират времето и работното си място, без зад тях да има мениджър. Дори такъв човек да е отличен специалист, той изобщо няма да работи продуктивно.
Обикновено хората, които работят (или искат да работят) в Интернет, имат интернет история. Те общуват на форуми, вероятно блог. Отделете време да проучите тази информация, а не само обобщението. До каква степен този кандидат може да общува в Интернет, да намери общ език с другите, да изрази мислите си в писмена форма?
Следете резултатите, а не изразходваното време
Просто не можете физически да контролирате какво правят отдалечените работници. И не се опитвайте да измисляте различни трикове с уеб камери и системи за проследяване на времето. Вместо това е по-добре да преговаряте с изпълнителя за ясни цели, срокове и разходи и след това да контролирате резултатите от работата (няма значение как служителят ще ги постигне и по кое време ще работи).
Обучавайте служители, вместо да създавате правила
Основните проблеми на виртуалните екипи са неспособността на служителите да организират времето си и липсата на култура на комуникация през Интернет (по-специално чрез незабавни съобщения). Не трябва обаче да се опитвате да разрешите тези проблеми с административни методи. Например, ако установите правило, че можете да се разсейвате само чрез ICQ по много важна причина, просто не можете да контролирате изпълнението му.
Ако имате нов екип или нов служител - планирайте време и проведете обучение (или дискусия във вътрешния форум), като обясните как да работите във виртуална група, за да бъдете по-продуктивни и да не пречите на работата на другите.