Как една ИТ компания решава проблема със създаването на електронен архив в своя офис, Scan-Archive
11 август 2016 г.
Голям брой хартиени документи и редовни проверки с доставчици и клиенти са главоболие за много компании, работещи в областта на търговията и услугите. Основното решение в такива случаи е електронният архив на хартиени документи, който осигурява бърз достъп до необходимите документи. Но изборът на правилната програма не е толкова лесен! Компанията GANDALF, най-големият доставчик на лицензиран софтуер в южната част на Русия, е изправена пред тази задача. Пазарният анализ показа, че предложените решения не са достатъчно ефективни за внедряване в компания с огромен работен поток. В крайна сметка до някои проверки компанията трябва да предостави до 2000 документа! Беше решено да разработим собствена програма за създаване на електронен архив на хартиени документи, базиран на "1С".
Информация за компанията
Компанията GANDALF се развива на пазара на информационни технологии от 1993 г. Тя се нарежда на 4-то място в класацията сред 7 000 партньори от 1С в цяла Русия и е лидер в Южния федерален окръг по автоматизация на бюджетните и търговски организации, базирани на 1С: Предприятие. За 22 години компанията автоматизира 21 000 предприятия и ежегодно подновява договори за услуги с повече от 2500 от тях.
GANDALF е най-големият дистрибутор на софтуер. Този бизнес включва огромен поток от документи от доставчици и купувачи, което изисква постоянно наблюдение. Освен това трудоемкостта при събирането на документи по време на проверки се превърна в голям проблем за счетоводството.
„Преди това нашият архив не беше организиран толкова добре и беше разположен в две стаи. Когато данъчните власти поискаха документи, те трябваше да търсят основния артикул сред рафтовете, облицовани с кутии. Трябваше да се намерят дебели шевове, да се избродират, да се копират и зашият отново. За да се намери фактура, беше необходимо да се сортират около стотина кутии ".
Олга Шолохова, ръководител на счетоводен отдел "GANDALF".
„Разработчиците ни дадоха да тестваме Scan-Archive в реална работа. Разпределихме отговорен счетоводител, който предоставяше седмични отчети за работата в програмата - кое не е удобно, какви функции могат да се добавят и кои изобщо не са необходими. По наше предложение бяха добавени подобрения и оптимизирани някои функции, например възможността за маркиране на документи в базата данни, чиито оригинали са налични. И това тестване не е приключило, тъй като все още използваме програмата. Въпреки че офертите не се получават толкова често, те са отразени в новите версии на програмата ".