Как да управлявате плащанията
Проблем с времето и парите
L'Etoile има обширна клонова структура. Централният офис се намира в Москва, от който се управляват клонове, разположени в повече от 50 големи града. В исторически план счетоводният отдел на корпоративния център се занимаваше с плащанията. Също така водеше регистри на периодични плащания, събираше първични документи (фактури, фактури и др.) От всички клонове. Счетоводителите в клонове самостоятелно управляваха сметки за сетълмент и извършват плащания въз основа на съществуващи споразумения, фактури, фактури.
При този подход компанията нямаше възможност бързо да наблюдава изпълнението на плащанията. Често плащанията се извършват не според спешността, определена от договорните условия, а при получаване на документи. Следователно плащанията, които биха могли да бъдат отложени, бяха извършени преди време, докато основните, напротив, бяха забавени. Еднократното плащане на клона се превърна в проблем - за извършването му беше необходимо съгласието на централния офис, за което беше необходимо да се проведе електронна кореспонденция. Центърът от своя страна за целите на контрола поиска от клоновете потвърждение на факта и датата на плащане, което означава, че отново е необходимо да се отдели време за кореспонденция и предоставяне на документи.
Беше много трудно да се планират финансови потоци. Няколко десетки клона получиха регистри на предстоящи плащания в таблици на Excel. Отне няколко дни само за изготвяне на генерален план. Тъй като сетълментите с контрагенти се извършват от клонове независимо, не беше никак лесно да се разделят вътрешногруповите транзакции. Освен това клоновете въвеждат информация за контрагентите в счетоводните системи по свое усмотрение, поради липсата на унификация в консолидираните данни се появяват до 20-30 идентични контрагенти. Това състояние на нещата създава заплаха за платежоспособността на компанията, влошава отношенията с клиенти и доставчици.
За да се отърве от тези проблеми, ръководството на финансовия отдел реши да създаде подробна процедура за планиране. Документът стриктно очерта функциите и областите на отговорност на всички участници в планирането и управлението на плащанията. Според регламентите отговорността за формирането на оперативни финансови планове и изпълнението на плащанията е възложена на Министерството на финансите, което е част от финансовия отдел. Типичните процедури за оперативно планиране бяха автоматизирани в модула "Хазна" на системата "1С: Счетоводство 7.7".
Подготвителна работа
По време на подготовката на регламента беше описана финансовата и управленска структура на компанията 1. Това направи възможно в бъдеще лесно да се идентифицират инициаторите на плащания и да се контролира изпълнението на заявленията. Освен това беше разработена единна класификация на разходите и плащанията.
Финансова структура
Във финансовата структура бяха разпределени центрове за финансова отговорност (CFR), които се превърнаха във функционалните подразделения (отдели) на компанията. В рамките на своите правомощия те отговарят за приходите и разходите и са собственици на бюджети. Те също инициират плащания. Структурата на управление се състои от финансови счетоводни центрове (CFU) - подразделения, разпределени според местата на произход на приходите и разходите. В компанията L'Etoile това са магазини. По този начин всяка бизнес единица е участник както във финансовата, така и в управленската структура.
Информация за компанията
Съотношението между CFD и CFU е матрично. Например ИТ отделът е отговорен за всички ИТ разходи за всеки магазин във фирмата. От гледна точка на финансовата структура тези разходи принадлежат на ИТ отдела (като Централен федерален окръг - собственик на бюджета за ИТ разходи), а от гледна точка на финансовото счетоводство - на магазина, за чиито нужди те бяха направени.
Класификация на плащанията
маса 1 Фрагмент от класификатор на разходната позиция
Име
Периодични плащания. Плащания от същия тип с предварително определена сума, например плащания за наем, оперативни разходи. Сключените преди това договори са източник на информация за периодични плащания.