Измама, когато продавачите правят покупки
1. Обща информация
Махинациите на служителите при извършване на покупки се различават значително от обикновената кражба на стоки.
Един от основните елементи, създаващи възможност за кражба, е самата процедура за възлагане на обществени поръчки. Един от служителите на магазина винаги има правомощията да договори цената на стоките и услугите, закупени от магазина. При липса на подходящи мерки за контрол, нечестният служител може да се съгласи с по-висока сума на транзакцията, при условие че последващо му върне част от парите. Възстановяванията могат да се извършват както в брой, така и в стоки или услуги.
Покупките в магазина могат да включват предмети, които служителите обикновено купуват за себе си. Ако процедурата за проверка на входящите стоки в магазина е неефективна, тогава служителят няма нужда да удостоверява покупката, да издава фактура на името на магазина и да взема стоките за себе си.
2. Предпазни мерки
а) Прегледайте всички решения за покупка. Не позволявайте на някой служител да има изключителното право да избира нови артикули и да договаря цени.
б) Всички покупки трябва да бъдат придружени от попълване на подходящите формуляри (виж формуляр № 9). Цените, на които се закупуват пратките, винаги трябва да се сравняват с ценовите листи на съществуващите доставчици.
в) Запознайте всички доставчици на вашия магазин с правилата, които съществуват в него.
г) Функциите за закупуване и приемане на стоки трябва да бъдат ясно разделени.
д) Водете регистър на всички покупки и приемане на стоки (формуляр № Ю).
3. Необходими отчети
В търговията на дребно е обичайна практика да се изпраща писмо до доставчика с описание на правилата за закупуване на магазина. Това писмо не само дефинира процедурите за плащане и други условия, но също така адресира въпросите за подаръците към агенти и купувачи. Принципите на регистрация на всички покупки са описани подробно. Такива писма обикновено се изпращат до всички редовни доставчици годишно. Пример # 12 предоставя пример за такова писмо.