Изграждане на електронна система за управление на документи, базирана на Система за управление на записи и дела

Традиционно при автоматизиране на бизнес процесите на дадена компания се разграничават два вида информация, което съответно води до въвеждането на два класа системи:

Система за обработка на структурирана информация - ERP клас (SAP);
Системи за обработка на неструктурирана информация - сканирани копия на документи и самите документи като такива - системи от клас ECM *.

Забележка: Управление на корпоративното съдържание (ECM) - стратегията, методите и инструментите, използвани за събиране, управление, съхранение, съхраняване и доставяне на съдържание и документи, свързани с организационни процеси (източник: AIIM).

В момента SAP предлага няколко функционалности, предназначени да обработват неструктурирана информация:

DMS - Система за управление на документи
RCM - Система за управление на записи и дела
ECM - SAP xECM от OpenText

Трябва да се отбележи, че ако първите две решения са част от SAP ERP ECC, то третото, макар и тясно интегрирано в SAP ERP, е отделна платформа. В статията бих искал да засегна аспектите на изграждането на система за поддръжка на документи за предприятие, базирана на компонентите, включени в ECC, които имат способността да намалят оперативните разходи на клиента. Тъй като DMS е добре познат и отдавна утвърден компонент на пазара, ще се съсредоточим върху RCM, който наскоро се появи в продуктовата линия на SAP и все още не е спечелил широко признание в Русия, както от фирми интегратори, така и от клиенти. Независимо от това, SAP - RCM притежава всички традиционни възможности на съвременните системи за електронно управление на документи. Той обхваща почти всички аспекти в областта на управлението на документи и ви позволява да организирате ефективна документационна поддръжка за бизнес процесите на компанията в съответствие с изискванията на държавните стандарти, нормативни документи и принципите на работа, приети в компанията в съществуващите разпоредби. Трябва да се отбележи, че RCM е изграден с помощта на SOA методология. Това й позволява да бъде достатъчно гъвкава.

Нека разгледаме класическите задачи, които бизнесът поставя пред консултантите при пускането на EDMS (система за електронно управление на документи):

Създаване на документи, поддържане на версиите им, използване на шаблони;
Обработка на документи (изграждане на йерархия, интегриране в дело);
Поставяне на задачи за обработка на документи (пакети от документи), тяхното одобрение, колективно разработване и контрол на изпълнението;
Формиране на номенклатура на делата;
Търсене на документи (атрибут и пълен текст). Регистрационни списания и регистри на документи.

Нека помислим как, използвайки RCM, можете да решите своите бизнес проблеми. За целта ще анализираме общата архитектура на компонента (Фиг. 1). Преди да пристъпим към решението на проблема, нека се спрем накратко на основните концепции за архитектурата.

Фиг. 1. RCM архитектура

Област - област на дейност, в рамките на която компанията предоставя вида работа и услуги, предвидени в Устава на компанията. Всяка област съдържа своя група доставчик на услуги. SAP предоставя няколко области. Например можете да изберете област, която включва компоненти, отговорни за обработката на документи (включително обработка на картотеки на документи, записи, поддържане от маршрутизиране на версии и т.н.).

Доставчикът на услуги (SP) предоставя набор от инструменти и услуги за работа с определен тип обект (задачи, карти, документи, писма, бизнес обекти и др.). Всеки доставчик на услуги е отговорен за обработката на информация за определена група обекти. Пример за това е SP, който е отговорен за обработката на обекта на документа (поддържане на неговата карта, управление на съдържанието и т.н.)

ElementType (ET) - Прилагане на конкретен доставчик на услуги. Технически погледнато, това е същият тип елемент, наследен от ServiceProvider. Един доставчик на услуги може да създаде един или повече ElementType.

RMS_ID - логично, в съответствие с внедрената бизнес функция, асоциацията на доставчиците на услуги.