Избирайки електронна система за управление на документи, ние анализираме всички етапи от процеса
Избор на електронна система за управление на документи: анализ на всички етапи от процеса
Според нас няма универсална система за електронно управление на документи, която да отговаря на всички организации без изключение! Процесът на избор на EDMS ще бъде уникален за всяка отделна компания, защото той трябва да вземе предвид всички характеристики на организацията, която ще използва допълнително това решение. В тази статия ще преминем с вас през всички основни етапи при избора на EDMS, ще разгледаме нюансите и клопките на този процес, което е изключително важно за успеха на изпълнението на целия проект.
Ако разгледаме процеса по изчерпателен начин, тогава изборът на EDMS е само един от етапите на процеса за оптимизиране на работния процес.
След избора на система за електронно управление на документи и изпълнител се извършват следните действия:
- сключване на споразумение за прилагане на EDMS;
- цялостен анализ (формиране на подробни изисквания и разработване на технически спецификации, според които решението ще бъде разработено в бъдеще);
- настройка и адаптация на системата;
- тестване;
- пускане в пробна експлоатация;
- формиране на потребителска документация;
- доставка от изпълнителя на внедрената система;
- обучение на потребителите;
- приключване на проектни работи.
Освен това организацията трябва да осигури актуализация на нормативните документи за управление на документи, като вземе предвид работата с внедрената EDMS.
Ръководителят на организацията пуска системата в действие със заповед или друг организационен и административен документ.
Всъщност тук приключва основният процес и системата започва да се управлява от всички служители на организацията.
Етапът на избора на СУОК е ключов в цялата верига на процеса, тъй като на този етап се избира технологична платформа и друг изпълнител.
Много е важно да не бъдете мързеливи и да отделите достатъчно време за подробен и изчерпателен анализ на възможните решения и техните доставчици.
Грешките при избора на EDMS пряко влияят върху успеха на проекта.
Успешното изпълнение на проекта включва не само внедряването на EDMS в съответствие с техническото задание в рамките на договорения срок, но и по-нататъшната работа на системата, която трябва да бъде удобна за потребителите и да опрости работата им, а не да усложнява!
Сред основните етапи на избора на EDMS са: иницииране на проект, формиране на общи изисквания за EDMS, избор на решение и доставчик, съгласуване на избраното решение и предложените условия на доставчика с ръководството. Процесът на избор на EDMS завършва с подписването на споразумение за разработване и прилагане на EDMS.
Иницииране на проект
Как започва изборът на система за електронно управление на документи? С инициализация, разбира се! Необходимо е да се разбере: доколко е уместно прилагането на EDMS, каква полза ще има ползата от организацията, доколко е полезна и на кого точно.
Първо, нека разберем доколко прилагането на EDMS е подходящо за вашата организация.
Ако вашата организация е близо до следните проблеми, очевидно се нуждаете от EDMS:
един. Голям обем работен процес на хартия.
Документите се губят и не е ясно какво и кой от служителите трябва да изпълнява според документа, невъзможно е да се проследи фактът на изпълнението, връзките между документите са неясни, търсенето на документи е трудно.
2. Във фирма с разпределена структура във всяко отделно подразделение документите могат да се съхраняват и отчитат по различни начини.
В случая, когато в различни клонове на компанията и централата се използват различни опции за счетоводно отчитане на документи (например, някъде то се съхранява само на хартиен носител, някъде в Excel, някъде в EDMS, EDMS може да бъде разпръснато и т.н.), има проблеми при обмена на документи и регистрирането на тези документи. Процесът на одобряване на документи между различни териториални поделения е особено труден. Условията за одобрение се увеличават, двойното броене на документи е неизбежно, в резултат на което има големи рискове от използването на „остарели“ версии на документи.
3. Няма контрол върху работата на служителите.
Няма контрол върху изпълнението на определени задачи съгласно документи и задачи, възложени на служителите от ръководството. Липсата на управленски механизми прави компанията като цяло неефективна.
4. Служителите на предучилищното образователно заведение са смазани.
Служителите на DOE нямат време да обработват документите навреме; произведенията не се разпределят от структурни подразделения; няма достъп до документите на отделите; за да намерите и получите документ, трябва да заобиколите няколко структурни отдела; за да проследите контрола на изпълнението на документи, трябва постоянно да се обаждате на служители.
пет. Дългият процес на одобрение на документа води до загуба на клиенти.
6. Компанията е глобена за късно предоставяне на определени документи.