Интегрирано внедряване на информационни технологии в търговията на дребно
1. Системи за търговия
Въображаеми и реални задачи за автоматизация
Обикновено при проучванията за осъществимост на автоматизацията на различни видове процеси целта е да се увеличи производителността на труда и да се спести персонал. Подходяща ли е тази цел за автоматизиране на управлението на търговския процес? На практика процесът на разпространение на стоки и получаване на пари може да бъде организиран по много начини и ако едновременно с това основната задача е спестяване на персонал, то той може да бъде решен съвсем просто. Въпреки това е малко вероятно това да бъде ефективно търговско предприятие. Ако си поставим задачата за ефективно управление на търговско предприятие, за да получим най-голяма печалба (сега или в бъдеще), тогава наистина ще бъде възможно да се реши само с помощта на автоматизация на процесите на стокообръщение.
Сложни системи - "за" и "против"
Една от най-често срещаните грешки е изборът на сложна система. Тя се основава на добре позната маркетингова техника: целият процес трябва да бъде автоматизиран, в противен случай необходимата ефективност няма да бъде постигната. Такова изявление трябва да се третира много внимателно. Какви „клопки“ може да очаква клиент на такива системи? Опитът показва, че реалните потребители на сложни системи са два типа клиенти.
Първият тип са тези, които се надяват да се научат да търгуват с много умна система. В този случай, ако системата предлага някаква достатъчно задоволителна технология, това води до успешни резултати, при условие че процесът на търговия е достатъчно прост, например в магазини, продаващи скъпи стоки. Процесът на продажби там е бавен, стоките са скъпи, доверието в персонала е високо. В същото време всякакви вариации едва ли са възможни въз основа на такава система: не може да се говори за някакво развитие или промяна.
Методологията за управление на всеки от процесите, по-специално основния търговски процес, често се опростява в полза на комплексно решение, в полза на удобството за обмен на данни между части от системата, за да се получат напълно консолидирани финансови отчети. Тази задача също е важна и интересна и, между другото, определя клиентите от втория тип. Техните бизнес процеси и структурата на предприятията са толкова разширени, че задачата за събиране на данни е наистина много трудна. Предприятието е готово да се откаже от някои от основните си функции в полза на решаването на този проблем. Всъщност това означава, че предприятието има проблеми при управлението и съгласуването на данни. Следователно клиентът се съгласява да прави всичко по по-опростен начин, макар и не толкова ефективно, но просто да не нарушава взаимодействието между системите като цяло. В този случай ефективността на управлението на всеки процес, включително процеса на търговия, е по-лоша. Това още веднъж потвърждава тезата, че всичко универсално е по-лошо от специалното.
Ако говорим за сложни решения, базирани на добре познати западни системи, тогава те, по силата на фокуса си върху решаването на максималния брой проблеми, възникващи пред предприятието, имат много разработени инструменти за персонализация. Абсолютно невъзможно е да научите нещо от тях. Ако можете да разберете кой от 50-те начина е най-ефективният начин за получаване на стоки, тогава вие сами притежавате технологията. Системата ви позволява да направите определени настройки за структурата на бизнес процеса, но не предоставя технология. Най-яркият пример е системата R/3 на SAP, която може всичко. Скъпо е и не налага почти никакви ограничения върху технологиите.
Система за управление или финансова система?
Управлението обикновено е тясно свързано с финансовото счетоводство. Счетоводството в Русия е доста сложно. Първото нещо, което трябва да направите, когато стартирате автоматизация, е да направите целта възможно най-конкретна. Ако ограничението е точно в областта на счетоводството, тогава няма смисъл да купувате интегрирана система за автоматизация. Необходимо е да се реши проблемът там, където той съществува, тъй като задачите за управление на търговския процес и счетоводството в много отношения са противоположни. Също така в много отношения задачите за получаване на максимална печалба и плащане на най-правилните данъци са противоположни. Следователно, на първо място, е необходимо да се разреши основният конфликт. Какво трябва да се направи: автоматизация на счетоводството или управление на процеса на продажби? В търговията на дребно, за съжаление, разликата между двете е за съжаление силно забулена. Системата за контрол на зоната на продажби е по-подобна на управлението на конвейер, на системите ACS. В същото време, в производството, на никой никога не би му хрумнало да се опита да използва финансовата система за управление на конвейера, но в търговията на дребно е много разпространена идея: да управлява процеса на търговия, използвайки счетоводна или финансова система. Естествено, резултатът в този случай ще бъде незадоволителен. Финансовото счетоводство често се нарича от специалистите по мениджмънт като „посмъртно“. Той записва само това, което вече се е случило, станало е и не може да бъде променено. От друга страна, финансовата система еднакво безразлично улавя както печалби, така и загуби, докато системата за управление е създадена само за да има печалба и да няма загуба. Това е огромна разлика между тях.