Хартиена диета за секретари

Читател пише до редакционния екип, питайки какви опции има, за да съдържат планините хартия във вашия собствен офис. Защото самата тя все още е далеч от кабинета „без хартия“.

Ако огледате внимателно компанията, ще забележите отново и отново, че е така особено съвременните средства за комуникация Имейлът и интернет парадоксално се превръщат в едно по-високи изисквания за хартия да води.

Електронен архив

Преди да отпечатате статия от интернет, запитайте се дали е Актуалност и актуалност всъщност така са, че публикацията Съществува за по-дълъг период от време ще има. Ако е така, най-добре е да започнете, като вземете такъв за създаване на електронен архив. В най-простия случай използвайте функцията за печат, предлагана от програма като PDFCreator. Можете да го използвате, за да генерирате PDF от всеки уебсайт. Тъй като диалоговият прозорец за печат също има готови полета за документа Присвояване на ключови думи, можете да го намерите отново бързо по-късно. Проблемът е понякога, че оформлението на страницата се изкривява от многобройните рекламни банери и рекламата също се разпечатва. Отворете безплатен акаунт с Услуга като четливост (www.readability.com), отървете се и от този проблем. Можете да изпратите текущата страница на услугата, като използвате малък плъгин в браузъра. Това оптимизира оформлението за четене и премахва рекламата (* Фиг. 10).

като четливост

* Фиг. 10: Evernote е безплатен софтуер, който можете да използвате за създаване на електронен архив.
В брой 03/13 докладвахме за Evernote като „помощник за подаване“. Просто погледнете архива на списанието на www.sekretaerinnen-service.de

Ако не е просто да поставите PDF файловете на твърдия диск, може би единият е Софтуер като Evernote (www.evernote.com) добър избор. Той не само може да включва PDF файлове, но може да включва и връзки или имейли. И в компании, където повече от 200 документа седмично за съхранение придобиването на електронен архив (система за управление на документи, DMS) като ЕЛО офис също си струва (* Фиг. 11).

* Фиг. 11: Услуги като четливост изчистват рекламите от уебсайтове и оптимизират четливостта. Идеалната отправна точка за електронен архив.

Допълнителни мерки

Тези прости мерки също помагат за прилагането на диета на хартия по време на работа:

  1. Електронна хартия вместо списания: Все повече издатели предлагат специализирани списания в чисто цифрова форма. Преобразувайте абонаментите във вашата специализирана литература. Обикновено можете да получите новите издания удобно по имейл.
  2. Вие поддържате своето архив интересна статия? По принцип не пазете цялото списание, а само изрязвайте статиите, които наистина ви интересуват.
  3. При поръчки много каталози се оказват на бюрата (често без да се пита). Освен това трябва да преминете към електронния маршрут там. Тъй като доставчикът на офис или индустриални консумативи без онлайн магазин днес е рядко изключение. Отпишете се от каталози!