Формулата SMART - инструмент за поставяне на цели
Това е член 4 от 9 от поредицата Цели на проекта
УМНО ... не е ли тази стара шапка сега? Всички знаят! Преживява се при всеки семинар и всяко следващо обучение.
Смешното е, че въпреки това се правят толкова много грешки при формулирането на целите. Така че очевидно не е толкова лесно, нали?
Не може да се подчертае достатъчно колко важни са конкретните и измерими цели.
Защо формулата SMART е важна?
Съвсем просто: Защото се дават много цели, които изобщо не са цели. Дейности, които са по-прикрити и представени само пред външния свят като цели.
Подобрен потребителски интерфейс
По-ниски производствени разходи
Прилагане възможно най-скоро
Високо качество
Преместване в нова офис сграда
Какво се случва с такива цели в края на проекта? Ръководителят на проекта е на мнение, че проектът е завършен - клиентът има съвсем друго мнение. Не би ли било случайно, ако с толкова неясно формулирани цели и двамата имаха една и съща картина предвид?
ДОБРЕ. Трябва да е по-добре. И формулата SMART помага за това!
Как е структурирана формулата SMART?
Съвсем просто: пет букви - пет критерия, на които трябва да отговаря една добра цел. Разгледайте ги:
S - специфично
Целта трябва да бъде възможно най-конкретна и конкретна. Пример: „Изграждане на еднофамилна къща в масивна конструкция с макс. 125 кв.м жилищна площ върху парцел на хълм със завършване до 30 ноември 2013 г. " вместо „да се построи еднофамилна къща“.
М - измерим
Важно е да се посочи количествена структура, времева спецификация или друг измерим критерий. Неблагоприятните формулировки са например „възможно най-ниските разходи“, „повишаване на качеството“, „разширяване на пазарния дял“ и др. Всички тези формулировки нямат конкретен, измерим критерий. Пример: „Съответствие с бюджета на проекта от 300 000 евро.“ вместо "ниски разходи по проекта".
A - Прието
Целите, които се разглеждат като неприемливи от екипа на проекта, имат малко шанс за успех. Пример: „Измазване на еднофамилната къща с розова мазилка и нанасяне на цветен шаблон.“ може да не бъде прието от строителния орган за разлика от „измазване на къщата в същата цветова схема като квартала“.
R - Реалистично
Този критерий е тясно свързан с предходната точка: Реалистичните цели се приемат по-лесно и са много по-мотивиращи от тези, които предварително се считат за нереалистични. Пример: „Завършване на къщата до 30 ноември 2013 г.“ вместо „Завършване на къщата до края на следващия месец“.
T - Прекратимо
Прост критерий: спецификацията на времето. Не винаги се отнася за всички цели. Например, ако целта е чисто финансова (например спазване на бюджета) или чисто техническа („тъмночервени керемиди“), планирането често няма значение. Крайните цели често се формулират отделно. Пример: „Приземен етаж, готов за въвеждане до 20 ноември 2013 г.“ вместо „приземен етаж готов за обитаване рано“.
Всички критерии на формулата SMART трябва винаги да бъдат изпълнени?
Както често се случва, има не само черно и бяло, но и сива зона: не всяка цел наистина трябва да отговаря напълно на всеки от тези критерии.
Приетите и реалистични цели често възникват сякаш сами по себе си. Кой избира цели, които така или иначе никой не може да постигне? (На практика виждам как се гримирате от факта, че шефът ви смята, че трябва да се стреми към нереалистични цели. Но това е друга тема.)
Точката на препъване винаги е измеримостта: Как мога да измерим или проверя дали целта е действително постигната? Кои конкретни числови стойности, дати, сравнителни стойности мога да използвам?
Примери за формула SMART
Лошо: Искам да пуша по-малко.
По-добре: От 1.5. Няма да изпуша нито една цигара - до края на живота си.
Лошо: Заинтересованите страни трябва да бъдат информирани.
По-добре: Всички заинтересовани страни, маркирани с приоритет А в анализа на заинтересованите страни, получават 2-страничен доклад за състоянието с информация за целта и действителното състояние на проекта и текущите дейности по имейл в края на всеки месец.
Лошо: По-добра използваемост.
По-добре: Използваемостта на софтуера е оценена като „много добра“ от поне 90% от участниците в тест за използваемост.
Лошо: Увеличение на продажбите
По-добре: Брутните продажби в продуктовата категория „дамски шапки“ са се увеличили през второто тримесечие на годината с поне 15% в сравнение с предходната година.
Лошо: Спазване на бюджета
По-добре: Бюджетът на проекта в размер на 100 000 евро няма да бъдат надвишени.
Можете да намерите много други примери тук: