Филип; Фирма Подписване на договори от разстояние в контекста на разпространението на COVID-19 - Финансов

Автори: Liliana Dranca (старши сътрудник) и Irina Suătean (сътрудник) - Filip & Company

В контекста на широкото разпространение на вируса COVID-19 все повече компании пренасят бизнеса си онлайн, а служителите и ръководството са "у дома “и избягвайте срещи, пътувания и т.н. Но работата трябва да продължи в контекста на социалното дистанциране и повечето договори могат да се подписват (и) дистанционно. По-долу има две възможности за сключване на договори от разстояние, съответно чрез използване на електронния подпис (за хора, които имат такъв подпис) и подписване в контра-части.

Сключване на договори чрез удължен електронен подпис

Най-безопасният начин за сключване на договори от разстояние е чрез подписването им с a разширен електронен подпис, въз основа на квалифициран сертификат и закупен от оторизиран доставчик, който има същата стойност като ръкописния подпис, приложен върху хартиената версия на документ. Акредитирани доставчици за издаване на сертификати за електронен подпис в Румъния могат да бъдат намерени в Регистъра, публикуван на уебсайта на Министерството на комуникациите на информационното общество.

Притежатели на разширен електронен подпис може валидно да сключва от разстояние договори, за които законът изисква писмената форма като изискване за валидност или пробация (като застрахователния договор) или за които законът не изисква никакви формални изисквания за валидност (като лизинг, корпоративен договор или договори от разстояние между доставчици на финансови услуги и потребители). Така подписаните договори имат същата стойност като тези, подписани лично от страните.

Вместо, разширеният електронен подпис не може да се използва за сключване на договори в автентична форма - например договори за продажба на недвижими имоти или договор за ипотека.

Сключване на договори чрез подписване на контра-части и как може да се организира подписването

Въпреки че електронният подпис е ефективен инструмент в настоящата ситуация, много компании нямат такъв подпис. Те могат да се обадят подписване на договори в контрачасти - най-лесният начин за подписване от разстояние - което изисква всяка страна по договора да подпише отделна, но идентична версия на същия договор.

Окончателната версия на договора се разпространява в електронен формат (.pdf) с всички страни, всяка страна отпечатва договора, подписва го (за предпочитане на всяка страница), записва датата и изпраща сканираната подписана версия на останалите страни. В този случай всяка страна ще има оригинален договор със собствен подпис и копие от вариант/копие, съдържащо подписа на другата страна/страни.

Те могат да завършат по този начин договори, които съгласно закона трябва да се сключват в писмена форма или договори, за които законът не предвижда никакви формални изисквания. Както при електронния подпис, подписването на контрагента не може да се използва за договори, които трябва да бъдат сключени в автентична форма (пред нотариус) - като тези за продажба на недвижими имоти.

Това избягва срещи, организирани за подписване на договори, или времето, необходимо за разпространение на оригиналните копия на договор по пощата/куриерски услуги. Препоръчваме обаче оригиналните копия на договорите да се съхраняват по леснодостъпен начин, т.е. тези, върху които всяка страна е нанесла своя подпис в хартиен формат. Тази препоръка е много важна в случай на договори, които са изпълними заглавия, за да започнем изпълнение, компаниите трябва да представят на съдебния изпълнител оригиналните копия на договора или заверено копие след тях (особено полезно е в това отношение изпращането на оригиналите по пощата/куриерски услуги).

Варианти, сканирани с подписите на страните, могат да се използват във всякакви спорове, които могат да възникнат между страните, включително в въпросът за несъстоятелността за искането за откриване на производство по несъстоятелност или за регистрация при кредиторите, за да се докаже съществуването на договора и задълженията на страните. При необходимост могат да бъдат предоставени допълнителни доказателства, като имейли, чрез които страните са променили окончателната версия и подписаната версия на договора.