EXCEL 8 СЪВЕТА ЗА НАМАЛЯВАНЕ НА РАЗМЕРА D; ФАЙЛ

Често се случва клиентите да ме карат да проверявам своите файлове в Excel. Много често тези файлове са изключително големи. Следователно те са не само тежки за боравене, но и много нестабилни. И така, как да намалите размера на файл в Excel? Това е въпросът, на който ще отговоря в следващата статия.

съвета

1. Версия на Excel

Първо, имайте предвид, че версията на Excel ще окаже влияние върху размера на вашия файл. Направете теста. Ако запишете файл в Excel 2003 и след това запишете същия файл в Excel 2007, ще видите размера му наполовина или дори повече.

2. Дължина на текстовите полета

Ако използвате много дълги имена на клетки, имена на полета, имена на раздели и имена на файлове, със сигурност ще претоварите файла си ненужно. Вместо това, помислете за използването на ясни съкращения. Ще видите ясна разлика. Например, следната формула е просто добавяне на две клетки ... Виждате ли, че използва твърде много знаци за такава проста формула ...

. 3. Последна клетка на раздел

Понякога, работейки в Excel, разработвате и след това изтривате определени раздели. Използвайте клавиша CTRL + End (или Fin на френски), за да видите коя е последната активна клетка във всеки раздел. Често пъти ще забележите, че последната ви действително използвана клетка е V50, а последната активна клетка е CD30000. Това несъмнено ще натежи файла ви. Така че не забравяйте да намалите всички „екстри“ редове и колони.

4. Циркулярни справки

Циркулярните препратки определено са елементи на нестабилност във файл на Excel. По-голямата част от времето, когато имате кръгови препратки, това наистина е така, защото сте изчислили погрешно (клетка, която се отнася към себе си в изчисление). Друг път е желана циркулярната справка. От друга страна, винаги е възможно да се заобиколят кръговите препратки чрез алгебрични изчисления. Затова се опитайте да избягвате циркулярни препратки.

5. Количество сложни формули

Когато се използват сложни формули, като V/Vlookup Research, H/Hlookup Research, Index/Index, Equiv/Match, Offset/Offset, sum.if.ens/sumifs, и ако приложите тези формули на много голям брой редове, ще направите вашия Excel файл много тежък. Ако тази ситуация е неизбежна, помислете за използването на макроси (които ще се уверят, че правите правилните изчисления и след това копирайте, поставете резултатите в стойности) или дори използвайте инструменти за решения като Power Query и Power Pivot, които компресират колонови данни и драстично свиват файлове.