Етика на бизнес комуникацията

Бизнес среща.

Най-често се провеждат бизнес срещи:

- ако е необходимо да се вземе колективно решение въз основа на равното право на всеки да изразява и обосновава своето мнение;

- ако решението на въпроса засяга едновременно интересите на няколко структурни подразделения на организация или фирма;

- ако е необходимо да се използват мненията на различни групи работници за разрешаване на проблема.

Бизнес практиката показва, че бизнес срещите са по-ефективни от обикновените административни решения на тесен кръг от мениджъри. Въпреки това, недостатъчно добре подготвените и лошо проведени срещи, свиквани по всеки повод, причиняват голяма вреда, защото поглъщайте ценно време, отвеждайки хората от основната им работа. Ето защо, преди да свикате следващата среща, трябва да помислите за необходимостта от­тази стъпка. Напълно възможно е въпросът, предложен за разглеждане, изобщо да не изисква незабавно решение. Нещо повече, мениджърът например иска само да информира служителите­kov за каквото и да било. В този случай можете лесно да се справите, без да провеждате събрание, но ако е препоръчително, то на първо място е необходима внимателна подготовка на срещата. Тази подготовка и самата процедура за нейното провеждане трябва да бъдат структурирани така, че основната задача, за която се провежда самата среща, да бъде най-добре решена.

ПОДГОТОВКА ЗА БИЗНЕС СРЕЩАТА. В най-общ вид подготовката за среща включва следните действия: вземане на решение за нейното провеждане, определяне на темата, формиране­определяне на дневния ред, определяне на задачите на срещата и нейното общо продължение­график, подготовка на ръководителя, изготвяне на доклад и проект на решение, предварителна подготовка на участниците и помещенията и, ако е необходимо, настаняване, хранене, пътуване на участниците до мястото на срещата.

След като е взето решение за провеждане на събранието, се очертава съставът на участниците. Поканени са достатъчен брой специалисти, но само тези, които наистина са необходими, при липса на които срещата би била неефективна. Степента на бизнес интерес обаче не е единственият критерий при подбора на участниците в срещата. Понякога е необходимо да се вземе предвид достатъчността на техните официални права.

Когато определяте кога да започнете среща, трябва да вземете предвид ритъма на работа. За да не принуждавате хората безкрайно да преминават от един вид работа към друг през деня, препоръчително е да се провеждат срещи в началото или в края на работния ден, или след обяд. Като се вземе предвид общото прекарано време, тоест необходимо не само за самата среща, но и за събирания, преходи, връщане и „включване” в работата, началото и краят на срещата трябва да бъдат планирани, така че да няма „Празни“ периоди от време: ако приключи 15 минути преди обяд, това вероятно са загубени минути.

Изисква се предварително да се уведомят участниците в събранието за провеждането му и да се запознаят с дневния ред, с всички необходими материали, така че техните речи да бъдат предварително обмислени.

ПРОВЕЖДАНЕ НА БИЗНЕС СРЕЩА. Трябва да започнете срещата точно навреме и незабавно да се съгласите с нейните участници относно правилата за сътрудничество, например, ограничавайки времето на изказванията или процедурата за вземане на решения. Тогава един от участниците трябва да бъде инструктиран да пази протокола.

Дипломатическият стил включва вземане предвид на вижданията на всички участници в срещата, както и на това как вашите идеи съвпадат с тези на другите. В този случай компромисите са неизбежни. Присъстващите на срещата са убедени, че има и техния принос в процеса на вземане на решения, че тяхното сътрудничество не е безразлично за вас като лидер.

Изборът на метода на поведение зависи от поставените цели, както и от конкретната ситуация, в която ще проведете тази или онази среща. Дипломатическият стил е подходящ в следните случаи:

- достатъчно време за обсъждане на всички аргументи; решението ще бъде приложено успешно само когато бъде признато от всички участници в дискусията;

- участниците в срещата разбират проблема и знаят възможностите за разрешаването му;

- възникнаха големи разногласия и е необходимо да се убедят несъгласните относно правилността на решението.

Авторитарното поведение е допустимо, ако по някаква причина е невъзможно да се потърси помощта на партньори. Това се случва, когато трябва да вземете решение възможно най-бързо.

Една от основните задачи на лидера на бизнес среща в неговата група в дипломатически стил е да привлече колкото се може повече факти, за да оцени по-пълно сложността на обсъждания проблем, както и да привлече присъстващите в процес на решаване на проблема. Според известния американски психолог Алън Е. Айви, чиито препоръки са дадени по-долу, ръководителят на срещата преди всичко трябва да разбере: 1) какви са фактите и 2) как те се оценяват от присъстващите. Разбира се, лидерът трябва да има своя гледна точка за текущата ситуация, но също така е необходимо да се знае и гледната точка на другите, за да се разбере дали са прави или грешат в разбирането си за проблема. Ако гледната точка на някой друг е вярна, модераторът на срещата може да промени виждането си за ситуацията. Ако колегите грешат или пропускат нещо съществено, той може да докладва липсващите факти. Във всеки случай винаги е важно да знаете какво мислят другите хора и какво могат да направят. Също така е важно как експертите, присъстващи на срещата, оценяват тези факти. Ето основата за вземане на решение. По-лесно и по-бързо е да получите необходимите данни, като използвате правилните въпроси. С тяхна помощ можете също така успешно да предадете мислите си и да изградите верига от изводи, водещи до желаните заключения. Въпросите са чудесен инструмент за насочване на срещата в желаната от вас посока.

В процеса на провеждане на бизнес среща е много важно да се контролира нейният напредък. За целта лидерът трябва:

1. Останете в неутрални позиции. Има положителен ефект върху емоционалното състояние на присъстващите.

2. Постоянно поддържайте разговора.