Eisenhower Matrix бързо поставяне на цели и контрол на текущите дела

Да предположим, че подхождате замислено към формулирането на цел, преодолявате вътрешната съпротива под формата на страх и отлагане, намирате отлична мотивация за постигане на резултат. Вие сте активни и пълни с енергия! След известно време обаче с изненада забелязвате, че след честна и упорита работа на планираните 8-12 часа не можете точно да определите,

• какво вече е направено, което е планирано;
• какъв междинен резултат е получен;
• колко по-близо сте се доближили до постигането на целта, която сте си поставили.

Картината се оказва доста депресираща: денят ви е пълен с тревоги, постоянно сте заети с нещо и резултатът не се приближава по-близо. Вместо удовлетворението, че сте успели да преминете още няколко стъпки по пътя към целта, вие се чувствате само уморени и разочаровани.

„Проблемът с поставянето на целите“

При управлението на времето това явление се нарича „проблем за поставяне на цели“. Изправени пред него, вие започвате да се чувствате като известен герой на древногръцкия мит - Сизиф, който е обречен ден след ден да търкаля огромен камък до върха на планината, падайки в момента, в който целта е постигната. Такъв непреодолим камък във вашия случай е куп ежедневни задачи, чийто обем не намалява, колкото и да ви е трудно.

Приоритизирайте

Въпреки че проблемът, с който се сблъсквате, е наистина сериозен и широко разпространен, напълно е възможно да го разрешите. Но откъде да започнете? Първо, преди да започнете да действате, трябва да разберете какво точно искате да постигнете на този етап и да класирате задачите в зависимост от техния приоритет.

Не започвайте да работите по дадена задача, преди да определите точно каква цел и докъде ще ви напредва нейното изпълнение.

Що се отнася обаче до задачите, които трябва да бъдат решени в хода на работата по мащабен проект, списъкът със задачи може да стане почти „безразмерен“. Хаотична стратегия тук няма да работи, тъй като сте ограничени във времето, за да завършите целия проект. Това означава, че съществува голям риск, решаването на много второстепенни проблеми, просто няма време да се направи нещо наистина важно за постигане на крайната цел. Затова, преди да хванете всичко наведнъж, отделете няколко минути, за да помислите.

Класирайте текущите задачи

Мисленето върху действията ви е добра идея, но искате да го направите не само ефективно, но и бързо. За тази цел е подходящ добре познат метод, който се използва активно при управлението на времето. Известна е като Матрицата на Айзенхауер. Различните източници предлагат малко по-различни начини за използване на този метод. Този, който ще бъде разгледан по-долу, ни се струва най-простият и най-рационалният. Перфектно се оказа удобен инструмент за практическа употреба, така че с удоволствие ще го споделим с вас.

Матрицата е кръстена на 34 президента на САЩ Дуайт Д. Айзенхауер, бивш генерал от армията. Именно на него се приписва изобретението на този метод, но най-вероятно заслугата на Айзенхауер е, че по едно време той изрази идеята: „Не всички неотложни въпроси са важни и не всички важни въпроси са спешни.“ Цитатът придоби популярност и, разбира се, формира основата за идеята за матрицата.

С матрицата на Айзенхауер можете бързо да сортирате дори доста дълъг списък със задачи. За целта запишете текущите задачи (най-добре използвайки методологията GTD) и след това оценете всяка от тях само по два критерия:

• Има ли значение? (добре не)
• Спешно ли е? (добре не)

В резултат на това всички ваши елементи от списъка, в зависимост от тяхната степен на важност/спешност, могат да бъдат поставени в един от 4-те квадранта на Матрицата на Айзенхауер, който изглежда така:

---