Документиране на резултатите от одита и наблюдение на изпълнението на препоръките -
По време на всеки етап от одитора одиторите изготвят работни документи в съответствие с конкретни обстоятелства. В същото време информацията трябва да бъде достатъчно пълна и подробна, а документите да бъдат създадени по такъв начин, че опитен одитор, който не е участвал в този одит, да може впоследствие да разбере какъв вид работа е била извършена и да се превърне в основата на резултатите, заключенията и препоръките на одита.
Както при всички други форми на одит, когато извършват одити на изпълнението, одиторите трябва внимателно да документират подготовката, процедурите и резултатите от всеки етап от одита. В същото време, както беше отбелязано по-горе, одитът на изпълнението е уникален и не се повтаря толкова често. Това води до факта, че работните документи на одитора всеки път ще бъдат специфични, отразяващи знанията и информацията, получени по време на одита. Целта и контекстът на документите обаче трябва да бъдат прозрачни и да дават пълна картина на другите одитори за напредъка на одита на изпълнението, критериите, които са в основата му, и заключенията, достигнати от одитора.
Освен това, както е отбелязано в 5.3, доказателствата при одитите на изпълнението не винаги са точни и се оценяват от гледна точка. Следователно заключенията и препоръките трябва да бъдат ясно структурирани и да съдържат логическите заключения на одитора. До известна степен докладът за одит на изпълнението изпълнява функциите, предвидени в общите стандарти в други одити.
Работните документи на одитора не само трябва да потвърждават точността на фактите, но също така да подкрепят доклад, който трябва да бъде балансиран, справедлив и да разкрива изцяло темата на изследването. Например работните документи могат да съдържат препратки към аргументи, които не са били използвани от одитора по-късно в доклада, или описание на процеса на разглеждане на различни гледни точки, като се посочват причините, поради които не всички от тях са били използвани от одитора.
Стандартите INTOSAI постановяват, че одиторите трябва да документират адекватно одиторските доказателства в работни документи, включително планиране, изпълнение и препоръки. Получаването на подходящи работни документи е важно поради няколко причини:
а) да потвърди и подкрепи одиторската преценка и доклад;
б) да подобри ефективността и ефективността на одита;
в) те служат като източник на информация за изготвяне на доклади или предоставят отговори на всякакви искания от одитори, участващи в одита, или други;
г) може да представи доказателства, че одиторът е действал в съответствие със стандартите за одит;
д) улесняват планирането и надзора;
е) подпомага професионалното развитие на одитора;
ж) гарантира, че делегираната работа е извършена правилно;
а) представете доказателство за извършената работа за бъдещи справки.
Работните документи са всички съответни документи, събрани и получени по време на одита на изпълнението. Те включват документи за планиране, естество на одита, времеви ограничения, степен на извършени одиторски процедури, резултати и заключения, направени от получените одиторски доказателства. Следователно работните документи трябва да се формират от поне три раздела - планиране, одит и отчитане.
Работните документи служат като връзка между проведеното изследване и одиторския доклад и трябва да бъдат достатъчно пълни и подробни, за да предоставят разбиране за одита. Следователно те трябва да съдържат доказателства, натрупани от одитора в подкрепа на неговата преценка, заключения и анализ, да подкрепят препоръките, изложени в доклада.
Работните документи помагат на Върховната одитна институция да улесни достъпа до базата доказателства и по този начин допринасят за:
• планиране и извършване на одита;
• ефективно управление на отделни одити и одиторски задачи;
• надзор и преглед на одитната работа;
• наблюдение на записани доказателства по време на одиторска работа в подкрепа на одиторския доклад.
Одиторът следва да осигури поверителността и съхраняването на работните документи в период, достатъчен да отговори на законовите и професионални изисквания за запазване на документите.
Основната цел на одиторския доклад при одитите на изпълнението често е да убеди знаещите потребители, като предоставя нови идеи, а не официално изявление за одиторска увереност. Както целите на одита определят естеството на изискваните доказателства, те също така определят естеството на работните документи. Внимателното внимание към адекватността на работните документи е не само част от мерките за осигуряване на качеството, но и основата за професионалното развитие на всички одитори на върховния държавен одиторски орган. В края на краищата запознаването на одиторите, които са част от работната група, част от извършените процедури, записани в работните документи, ви позволява да подобрите качеството на одита, да постигнете целите му, както и да използвате най-добрите практики при бъдещи одити.
Всички одиторски преценки и заключения трябва да бъдат подкрепени с достатъчно подходящи доказателства. Те трябва да се разглеждат в контекста на предмета и целите на одита и да имат подходящи аргументи. За да формулира смислено и полезно становище, одиторът трябва да вземе предвид плюсовете и минусите на предприетите действия, както и техните бъдещи последици. Одиторът трябва да оцени получените доказателства, за да формулира собствената си професионална преценка, която впоследствие ще бъде отразена в заключенията. Резултатите от анализа и заключенията трябва да съответстват на целите на одита, да предоставят отговори на поставените въпроси.