Длъжностна характеристика на водещ специалист по документооборот
1. Общи разпоредби
1.2. Назначаването на длъжността VSPODO и освобождаването от него се извършва със заповед на управляващия директор на компанията след представяне на административния директор и директора по кадрово и организационно развитие.
1.3. VSPoDO се отчита директно на административния директор. VSPODO функционално подчинени служители (служители, на които са поверени задълженията за поддържане на документацията) и секретари на всички съвместни предприятия на компанията. VSPoDO подчинява линейно чиновника и ръководителя на архивната служба на компанията.
1.4. EVO трябва да знае:
1.4.1. Резолюции, заповеди, заповеди, други ръководни и нормативни документи на висши и други органи, касаещи дейността на дружеството и по-специално дейността на секретариата.
1.4.2. Единна държавна система за деловодство, правила за съхранение, архивиране на документи, преразглеждане на документи, унищожаване, прехвърляне на съхранение в архива на компанията и в държавните архиви, както и стандарти за единна система от организационна и административна документация.
1.4.3. Регламенти, инструкции, други нормативни документи, регулиращи работата на компанията в областта на документооборота и секретариата.
1.4.4. Организационна структура, управление на компанията и нейните структурни подразделения (СП).
1.4.5. Специализация на дейностите на фирмата, спецификата на работа с документи на фирмения бранш.
1.4.6. Методи за подготовка и обработка на документи.
1.4.7. Имате достатъчно добри познания по английски език (поне ниво Pre-Intermediate); познават методологията на превода, настоящата система за координация на превода, основите на литературното редактиране, имат отлични умения за съставяне на протокол.
1.4.8. Персонален компютър: програми - MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Интернет, електронна поща.
1.4.9. Правила за използване на офис оборудване и домофонни системи (мини-ATS - поне 50 вътрешни абоната, модем, факс, скенер, принтер, копирна машина, шредер, ламинатор, шевна машина, диктофон-магнетофон).
1.4.10. Схеми за документооборот.
1.4.11. Процедурата за съставяне на номенклатура на делата, описи на случаи на постоянно и временно съхранение, установена отчетност.
1.4.12. Условия и процедура за подаване на дела в архива.
1.4.13. Системи за контрол на изпълнението на документи.
1.4.14. Офис техника и други средства за механизация на управленския труд.
1.4.15. Основи на икономиката, организацията на производството, труда и управлението.
1.4.16. Трудово законодателство (Кодекс на труда на Руската федерация) и защита на труда на Руската федерация.
1.4.17. Правила за експлоатация на компютърно оборудване.
1.4.18. Вътрешни трудови разпоредби на компанията.
1.4.19. Финансово планиране и отчитане в рамките на тяхната компетентност.
1.4.20. Планиране на обучението на подчинен персонал.
1.4.21. Мотивационни системи.
1.5 VSPOD в своята дейност се ръководи от:
1.5.1. Наредби за VSPODO, инструкции, разпоредби относно секретариата на компанията.
1.5.2. Наредби за документооборота на компанията.
1.5.3. Тази длъжностна характеристика.
1.5.4. Вътрешни правила, установени в компанията.
1.5.5. Правилник за работа с поверителна информация.
1.5.6. Трудов договор.
1.5.7. Правилник за персонала.
1.5.8. Други документи, пряко свързани с дейността на ВСПОДО.
1.6. VSPODO се отчита директно пред административния директор на компанията.
1.7. VSPODO управлява персонала на секретариата.
1.8. По време на отсъствието на ВСПОДО (командировка, ваканция, болест и др.) Неговите задължения се изпълняват от заместник, който придобива съответните права и отговаря за правилното изпълнение на възложените му задължения.
2. Работни задължения
2.1. Организира работата по документооборота на компанията и работата на секретариата и архивната служба на компанията, разпределя натоварването между подчинените служители. Провежда финансово планиране и отчитане в дейностите на секретариата и управление на документи на компанията.