Девет съвета за финансовото здраве на вашата неправителствена организация
"... НПО също е бизнес и често е по-сложно", казва Богдан Гюргинка, главен финансов директор в Румънската американска фондация (RAF), с когото говорих за това какво означава финансовото управление за НПО.
Следователно организация, която иска да осигури своето „финансово здраве“, трябва да приеме концепцията за финансово управление. В допълнение към ограниченията на счетоводството или заплатите, организациите, които искат да оцелеят и да се развиват в средносрочен и дългосрочен план, трябва да гарантират, че не им липсва това финансово управление, функция за "подкрепа", без която програми организацията, но и нейното съществуване може да бъде застрашено.
Добрият финансов мениджър знае всичко, което се движи в неправителствената организация, какви пари трябва да се дадат и какви пари трябва да се получат. Това е важно за реализирането на прогноза за паричния поток, за изготвянето на бюджета на доходите и разходите, но също така и за проследяването на изпълнението на приетия бюджет, така че да отговаря на безпроблемното изпълнение на разработените проекти.
Финансовият директор на RAF твърди, че освен финансовото образование на НПО, е необходимо и задължително да се обучават финансиращи, които не разбират проблемите и разходите, свързани с дейността на НПО. Джурджинка също е на мнение, че някои от трудностите в сектора могат да бъдат премахнати от регулаторите, например чрез улесняване на правилата за докладване за по-малки организации.
По-долу можете да прочетете подробно съветите на опитен финансов директор за това как трябва да изглежда финансовото управление на НПО, от предизвикателства до решения и теми за мислене за финансиращите.
1. Относно необходимостта от резервен фонд: Дължите го на оцеляването
Организацията няма собствени източници. НПО често не извършва икономически дейности. Ако правеше икономически дейности, той също щеше да има известни доходи и щеше да осигури от производството си, от продажбата на своите продукти и услуги, щеше да осигури резервен фонд, който винаги ще има зад гърба си и от който ще ги подкрепя разходи, нефинансирани от финансиста. Числа на пръстите на НПО, които генерират доход от икономически дейности, да не говорим за процента на системата.
Решението е да се създадат определени източници, докато работи, резервен фонд, бих казал, от който да се издържат в периоди, когато финансирането не се повишава до нивото, което трябва да бъде. В комбинация с факта, че финансиращият трябва да бъде обучен, за да предостави на тази НПО този процент от х процента за покриване на тези разходи.
Всеки най-добре познава собственото си домакинство. С други думи, всяка организация знае колко плаща за наема в пространството, в което работи, колко плаща за комуналните услуги всеки месец, колко плаща за своята счетоводна къща, фирма за човешки ресурси и евентуален адвокат, ако има и знае, че господа, Месечните ми разходи, които не се покриват от финансистите под каквато и да е форма, възлизат на, да речем, 50 000 леи. Това е просто, за да мога да работя поне шест месеца, или 50 000 са 300 000, така че ми трябват 300 000 леи, за да ги имам постоянно в резервен фонд.
2. Относно финансовите инструменти, с които разполагат НПО: Министерството на финансите
Нещо повече, съществува практика, поне отвън, на хазна, доход от хазна. Тук отново говорим за финансово управление.
Финансовият мениджър винаги ще ви казва дали имаме средства от 100 000 евро наведнъж, но ги харчим само през следващите шест месеца, така че нека да видим как да направим правилна прогноза за паричния поток с какво ние се нуждаем от резултати, по кое време, през какви интервали и диференциалът, който не изразходваме през следващия месец, два, три, пет се съставя в срочни депозити, в банката, колко този депозит произвежда, 1% годишно. Това означава хазна.
Освен адекватен паричен поток за организацията, не би било нищо повече от много подробно предсказване какви са входящите ресурси от източниците на финансиране в сравнение с резултатите от изпълнението на вече поетите проекти.
С други думи, финансовият мениджър трябва да знае по всяко време в рамките на даден период, че е финансова година, че е календарна година, че ако финансирането не е осигурено точно в точното време, тогава организацията остава в паричен дефицит от месец, два, три, дефицит, който ще застраши изпълнението на всички останали проекти, които има; и това са много често срещани неща в НПО, които страдат от това именно защото не са усвоили ролята на финансов мениджър.
3. Относно важността на финансовия мениджър: Повечето финансисти нямат необходимото финансово образование
По-голямата част от времето финансистът не разбира това, нито иска да го приеме и тогава мисля, че е, да, наистина, правилен подход да се започне с това финансово образование в двете посоки, тоест да има финансово образование. на ниво НПО, вътрешно, поемането на всички функции, включително тези на финансовото управление от организацията, но в същото време да има образование и на ниво финансист, за да се разбере, че във всеки проект те финансират определен процент, Не знам колко време ще бъде, че е един процент, че е 10 процента, че е 20 процента, за тези разходи, защото тази организация не може да съществува по друг начин.
4. За фондовете на ЕС: 5% марж
Когато получите европейско финансиране, получавате аванс, който не трябва да документирате в момента, в който го получите, но идва моментът, когато трябва да се представите с изявлението. През повечето време тук възниква проблемът, защото следващият транш за финансиране ви се дава от европейския финансист, след като представите този отчет за разходите и той приема като допустими всички разходи, които сте представили в отчета за разходите. Разбира се, не се случва на 100% да приемете всичко, което сте представили там, но в пропорция от 90% -95% в най-щастливия случай, така че от самото начало сте взели 5% компенсиран марж . Какво правите, ако нямате алтернативен източник на финансиране на паричния поток?
5. Относно спонсорството: През повечето време финансиращите се интересуват от популяризиране на имиджа
Спонсорът идва и обикновено ви предоставя парична сума, но изрично той не може да каже според закона и според самото понятие, не може да ви каже какво да правите с тези пари, а само това, че ви спонсорира. Но през повечето време ще видите, че всъщност спонсорството, което една компания предоставя на НПО, се превръща във факта, че съответната НПО трябва да популяризира имиджа на тази компания. Насърчаването на имиджа на конкретен донор се превръща в разходи за НПО. Промоцията не се прави безплатно, а се прави за пари, обикновено много. Всъщност това се случва на пазара.
Смятате ли, че корпорация, която осигурява финансиране чрез своя отдел по КСО, е наивна? Не. Уверявам ви, че 90% от тези, които правят това, не са нито наивни, нито изцяло отговорни. Дали се интересуват от нещо различно от постигане на целта на имиджа, или не са образовани, не знам. Ако моят спонсор е фармацевтична компания и ми предостави 100 000 евро за проект в училищата и той ме задължи (очевидно извън писмения договор) като финансирана от него организация да поставя банер, когато присъствам с програмата в училищата с лекарството или хранителната добавка не знам кой .... говорим ли за отговорни хора? Нека бъдем сериозни.
6. Относно отговорността: Вие дължите на себе си да не ерозирате капитала си
В цивилизованите държави по света този специфичен пазар на финансиращи неправителствени организации е много добре регулиран и съществува тази концепция, поне в САЩ за тези частни фондации, която се нарича отговорност за разходите. С други думи, вие като финансист носите отговорността пред регулатора на съответната държава да упражнявате тази отговорност за разходите с тази, която сте финансирали. Тоест да се увери, че е похарчил парите само за целта, за която ги е получил. Защо? По простата причина, че сте финансираща неправителствена организация и сте данъчно незадължено лице, не плащате данъци. Аз като регулатор знам, че имате пари, оставени ви от някой с конкретна цел, която да използвате само във филантропия, за да помогнете в обществото. И тогава всички искаме да сме сигурни, че това ще се случи и нищо друго.
Освен това трябва да внимавате да не ерозирате този капитал. Фондацията за финансиране също трябва да отговаря за собствения си капитал, тя трябва да инвестира собствен капитал на капиталовите пазари, така че тези пари да растат годишно със среден процент от x%; фондацията ще разпредели тази капиталова печалба за различни каузи, за поетата мисия и в съответствие със собствената си стратегия. Ето защо съществува принципът на добро управление във финансиращите организации: отговорният съвет на директорите трябва да следи за разумния начин на разходване на средства и начина за инвестиране на собствен капитал.
7. Относно политиката на заплатите: Винаги търсете финансиране
Не, разбира се, не можем да говорим за политика на заплати в НПО. Че не може да има „политика“. Има само допустими или невъзстановими заплати. Ако НПО намери подходящите източници на финансиране, тя може да калибрира вътрешната си политика за заплати, приета за определен период по определен начин.
През повечето време НПО наемат хора за определени периоди, докато проектът продължи, тъй като имат толкова много финансиране, толкова много могат да си позволят да платят. Той не може да обещае на човек да го наеме за година или пет години, стига организацията да не знае какви източници на финансиране ще има в следващия период. Дори от тук идва нуждата от добро финансово управление.
Когато сте сключили договор за неопределен период, имаме друг проблем: че ако нямате необходимото финансиране, трябва да уволите мъжа и често той в крайна сметка се записва в безработица, докато намери нещо друго. По-голямата част от времето НПО наема по време на проекта. Стабилна неправителствена организация, която дори има адекватно финансово управление, винаги търси финансиране, има отдел, наречен набиране на средства, така че да не е в състояние да съкращава служители. За вас като организация е неефективно да правите това. Вие като организация сте инвестирали в този човек. Този човек от своя страна се научи и този се научи, защото вие му осигурихте ресурсите. Вярно е, че мъжът искаше да се развива, да тренира, да разбира, но той имаше достъп чрез ресурса, който вие като организация му предоставихте и става неефективно за човек, който знае какво се случва, да ви напусне утре. в тази организация и оставете някой да дойде при вас, който няма представа и който има още три месеца, за да стане ефективен. За вас като организация е неефективно да имате голяма текучество на персонал.
8. Относно отговорността на финансиращите към НПО: Те трябва да инвестират в изграждане на капацитет
Да, има отговорни компании. Връщам се към образованието на финансиста.
Може би често дори не е нужно да давате пари на НПО, за да допринесете за изграждането на капацитет. Може би през повечето време е много по-важно да му осигурите необходимия ресурс за обучение. Има компании, които имат финансова експертиза и биха могли да си позволят да дават съвети на НПО сектора и да ги научат какво означава правилното финансово управление в дадена организация. За тях това нещо е на една ръка разстояние и те могат да го направят безплатно, съответно да осигурят трима или четирима специалисти за няколко дни si. И това също се нарича филантропия, благотворителен акт. Има някои, които го правят.
Ако искат да влязат в тази система за финансиране, те също могат да разгледат такива решения.
9. Относно регулациите: За малки организации може да се приложи опростена система за докладване
Нашите закони са много сложни, те са много тромави, системата е бюрократична или всичко това оказва натиск върху разходите на организациите и ни поставя в ситуация, в която казваме, че вече не можем да устоим ... така казват мнозина.
Разбираме тези неща и казваме по следния начин: Има ли регулаторът - има ли необходимото образование, разбрал ли е каква е пазарната оценка? Какви са специфичните пазарни проблеми? Искаме ли той да се срещне с тях? Предполагаме, че затова той е заплатен от държавата, затова е наричан „държавен служител“ или на английски „държавен служител“.
Единият е да се справим с фондация с доход от финансиране от един милион евро годишно, а друг е да се справим с НПО, която набира 10 000 евро годишно за кауза X.Регулаторът може да поиска да разгледа и тази област, защото не можете да приложите една и съща мярка към всички. Дори за НПО счетоводната система копира сметкоплана и счетоводната система на икономическите агенти. Самата система е еднаква, отчетите са еднакви, дори и опростени.Регулаторът би могъл да дойде и да каже: за тези до х тавана трябва да се прилага счетоводната система с едно вписване, само постъпления и плащания, както е в ЗЗД, а не двойното вписване. Тук вече говорите за счетоводството и всичко, което означава, счетоводен софтуер, дебит, кредит, активи, пасиви, това е специфична работа, придобита след години на обучение и ... . това струва! За най-малките, но много, мисля, че може да се приложи опростена система от записи и отчети.
Богдан Гюргинка е финансов директор на румънската американска фондация и е в RAF и RAEF от 1995 г. Той е доцент и изследовател по микроикономика, финансов мениджмънт и здравна икономика в Нюйоркския университет и консултант на Световната банка. Той има EMBA от Вашингтонския университет.