Делегиране на 10 съвета за успешно подаване на импулс на задачите
Шефовете, които могат да делегират, имат повече време за най-важното - и по-щастливи служители. Използвайте тези съвети, за да делегирате успешно задачи.
Много предприемачи се чувстват в капан в ежедневния бизнес: Те изпускат от поглед общата картина, чувстват се преуморени и въпреки това предпочитат да правят много неща сами, отколкото да използват силата на своите служители. Предпочитате сами да скочите в пролуката, вместо да кажете „не“. Добрите шефове са точно тези, които се доверяват на хората си, възлагат им задачи и ги оставят да работят самостоятелно - защото това е добре за тяхната мотивация. Десет съвета как ръководителите успяват да предават задачи - и накрая имат повече време за самите неща.
1. Задавайте въпроси
Няма решения, които само шефът може да вземе, казва треньорът Гунар Михаел. „Шефът има една работа: да задава правилните въпроси за вземане на решения.“ Като задава въпроси, той трябва да накара служителите сами да вземат правилното решение.
2. Настройте структурите
Ако компанията расте, ръководството трябва да се смени. Основателите обикновено правят всичко сами първо, първите управленски задачи идват с първите служители. Всеки, който има петима служители, се нуждае от колега, който може да взема решения. От около 15 до 20 служители трябва да има екипи, които да работят самостоятелно и да вземат решения, без постоянно да включват шефа.
3. Вземете служители
Който не е работил самостоятелно от години, трябва да се освободи от страха да го направи. Шефът трябва да реши доколко се доверява на всеки индивид в отбора. За начало се препоръчват малки проекти, които служителите контролират сами. Това работи за всеки размер на компанията: фирмен излет, коледно парти или планиране на ваканция.
4. Не претоварвайте
Преминаването към самостоятелна работа изисква време. Пример: Отчет от 100 страници трябва да бъде написан за клиент. Най-високото ниво на делегиране е: Служителят пише доклада и го изпраща на клиента. Шефът няма нищо общо с това.
Предварителната стъпка би била да се даде буфер от време, така че предприемачът да има време да прочете отчета, преди той да отиде при клиента. Но кое ниво на делегиране е най-подходящото за всеки служител? Можете да научите повече за това в тази статия: Разпределяне на задачи: Повече време за най-важното - в четири стъпки.
5. Понасяйте грешки
Шефът трябва да издържи, че служителите му понякога правят грешки. „Трябва да дам на служителите възможност да правят грешки, за да могат да се учат“, казва Бернд Героп. Ако служителят е нов, предварително знаете, че е вероятно да направи грешки. „Затова делегирам на по-малки стъпки с по-чести проверки, за да мога да уловя грешките“, обяснява Героп.
От решаващо значение е да реагирате правилно на грешки: Не ви карайте да се чувствате несигурни, а попитайте: „Какво сте научили, какво ще правите по различен начин следващия път?“
6. Решения за търсене
Ако шефът винаги знае всичко по-добре и предоставя решението, тогава никой не трябва да анализира проблема независимо. Треньорът Майкъл съветва допълнителни въпроси: "Какво е вашето предложение?"
И: никога не отговаряйте на въпроси в коридора, в кафе машината или при излизане. По-добре да си уговорите среща и да поискате предложени решения.
7. Изяснете изпълнителната роля
Делегирането не означава непременно, че шефът има повече свободно време. По-скоро печели време за други задачи: разработване на стратегия, проверка на работните процеси, разговори със служителите и грижа за добра корпоративна култура.
Ключът е да се дефинират визията и целите и да се обсъдят с всички, казва изпълнителният треньор Бернд Героп. Всеки служител трябва да знае къде отива шефът и по този начин компанията. „Можете да работите самостоятелно само ако имате предвид целта.“
8. Поставете приоритети по различен начин
Ако служителите вече работят с пълен капацитет, едва ли ще поемат доброволно допълнителни задачи от шефа. Поради това е важно да се отнесете сериозно към притесненията и да дадете на служителите необходимата свобода за нови задачи, например чрез приоритизиране на предстоящите задачи по различен начин. Може би задачата все още има време или може да бъде поета от друг колега. „Като шеф вие определяте приоритетите и сте единственият, който може да работи на смени“, казва управителният консултант Марен Лехки.
9. Повтарянето помага
В срещата на делегацията общата цел трябва да бъде обсъдена преди всичко и каква роля играе конкретната задача за нея. Предприемачът трябва да подчертае какъв резултат иска в крайна сметка. Говорете възможно най-малко за конкретния път. Формулировки като „Винаги съм го правил по този начин“ са табу. Служителят трябва да разбере защо е избран за задачата - това увеличава мотивацията му.
Съвет на Lehky: В края на разговора оставете служителя да обобщи как е разбрал задачата. Това помага да се избегнат недоразумения и дава увереност на делегата, че служителят е на прав път.
10. Осигурете замяна
Какво всъщност правя, когато съм делегирал всичките си задачи на служителите? „Имам нужда и от конкретни цели за предприемачески задачи“, казва Стефан Мерат. В противен случай за много предприемачи им е особено трудно да ги пуснат. При никакви обстоятелства не трябва да възникне празнота внезапно след делегирането.
Допълнителна информация по въпроса за пълномощното можете да намерите в нашата статия: „Какво трябва да знаят работодателите за пълномощното“