Дебит-кредит № 47
Преди да разгледаме проблемите, които могат да възникнат в случай на загуба на счетоводни документи, и възможните варианти за тяхното решаване, ще разберем какви са това - счетоводни документи.
На пръв поглед това е свръхлек въпрос. Човек, който има поне нещо общо със счетоводството, трябва да знае кои документи могат да се считат за счетоводни.
Законът за счетоводството и финансовата отчетност изобщо не дефинира понятието "счетоводни документи". Споменава се само терминът „счетоводни регистри“, които буквално са „счетоводни документи“. Но има още едно определение - "първични счетоводни документи".
Възниква въпросът: първичният документ счетоводен документ ли е? Можем да кажем недвусмислено - да, така е. И ето защо. Всяка стопанска операция е съответстващ обем икономическа информация; и информацията трябва да се контролира. И не просто го запишете в счетоводните сметки, а първо го документирайте. Тоест първичният документ се превръща в основен (и най-важен) носител на информация, който се систематизира в счетоводните сметки в синтетичните и аналитичните счетоводни регистри. По този начин счетоводните документи са счетоводни регистри (дневници на поръчки, баланси, главна книга и т.н.) и първични документи (фактури, фактури, актове, печеливши и разходни касови нареждания и др.) 1 ... Воденето на такива документи е задължително за всяко предприятие и собственикът (или длъжностното лице) носи отговорност за това, а в повечето случаи и счетоводител, вписан в персонала.
1 В подкрепа на това вижте: M.V. Kuzhelny, V.G. Linnik. Теория на счетоводството. - 2001. - С. 162 - 175.
Сега нека разберем какво да направим на споменатите лица, ако поради независещи от тях обстоятелства (най-често срещаните - кражба, пожар) счетоводните документи са изгубени завинаги?
Загуба на счетоводни документи поради кражба
В съответствие с чл. 185 от Наказателния кодекс на Украйна, кражбата е тайна кражба на държавна, колективна или индивидуална собственост. Основната характерна черта на кражбата е тайният метод на действие на лицето, извършило кражбата.
Ако бизнес субект (собственик, длъжностно лице, счетоводител) е открил кражбата на счетоводни документи, той трябва незабавно да уведоми органите за вътрешни работи. Пристигайки на мястото на кражбата, служителите на органите на вътрешните работи съставят акт, в който се удостоверява фактът на кражба на счетоводни документи. Актът се подписва от служители на органите на вътрешните работи и това е официален документ.
Загуба на счетоводни документи поради пожар
В съответствие със Закона за пожарна безопасност, в случай на пожар в предприятие, лицето, установило този факт, трябва да информира пожарната служба за това и да предприеме мерки за неговото премахване, спасяване на хора и имущество. Но често се случва, че след пристигането на пожарникарите, не е възможно да се спаси имущество (в нашия случай счетоводни документи). След това, в съответствие с разпоредбите на Резолюция № 508, се съставя документ от установената форма (акт), удостоверяващ факта на пожар. В акта сред списъка на имуществото, изгубено при пожар, трябва да бъдат посочени и счетоводни документи. По този начин актът, съставен и подписан от представители на пожарната служба, удостоверява факта на загуба на счетоводни документи при пожар и е официален документ.