Бележки за автоматизация на складовете
Автоматизация на складовете, като правило изисква сериозни финансови инвестиции и времеви разходи. Първото условие, като правило, е неизбежно, тъй като придобиването на подходящо софтуер и оборудването е едно от основните условия за извършване на автоматизация на складовете като цяло, влиянието на второто условие може да бъде значително ограничено. За да отнеме процесът на автоматизация на склада възможно най-малко време, трябва да сте добре подготвени за него. Ползите от такова решение са очевидни - колкото по-малко склад ще бъде на празен ход, възстановявайки се към нов механизъм на работа, толкова по-малко загуби в резултат ще понесе собственикът на склада. Като начало лидерът трябва сам да реши - наистина ли се нуждае автоматизирано управление на запасите. Може би "старомодната" работа му изглежда по-привлекателна? Какво може да даде автоматизацията на складовата логистика? Бързо получаване на надеждна информация, прозрачност на процесите на движение на стоки, бързо и лесно уреждане с клиентите, рационално използване на времевите ресурси - всичко това са предимствата на автоматизацията. Само чрез пълно разбиране на необходимостта от промяна, персоналът и мениджърът ще могат да изпълнят процедурата автоматизация на счетоводното отчитане възможно най-безболезнено за целия трудов процес.
Първата стъпка е рационализиране на складовата логистика. Този процес трябва да започне с малък вътрешен одит. В идеална ситуация, сценарии на взаимодействие между служителите, последователността на техните действия при работа с продукта, документооборот - всичко това трябва да бъде ясно дефинирано. Това обаче рядко се наблюдава при малките и средните предприятия и в много големи организации не се прилагат такива подробни разпоредби. Въпреки това, в процеса на подготовка на склада за автоматизация, тази работа все още ще трябва да бъде извършена. По принцип складът трябва да работи, както и компютърна програма. Стриктното спазване на посочените правила за работа е едно от основните условия за поръчка в склада. Автоматизирането на счетоводството и използването на подходящо оборудване трябва да спомогне за контрола върху функционирането на склада. Следователно, по време на въвеждането на ново оборудване и софтуер, тези правила (последователността на действията са строго определени за всеки служител) трябва да бъдат дефинирани и записани в длъжностните характеристики. За да направите това, трябва да вземете предвид броя на работните места в склада. В допълнение, управлението на персонала трябва да се прилага ясно в склада. Благодарение на тези действия мениджърът ще може да планира изпълнението на работата, както и да въведе нови, по-ефективни системи за награди и наказания. Впоследствие кога автоматизация на търговията и склада всички тези алгоритми ще помогнат да се улесни максимално работния процес в организацията.
Вторият етап от подготовката на склад за автоматизация е регулирането на документооборота. Фактури за получаване и разход, документи, дефиниращи материалната отговорност на служителите, поръчки и заповеди - движението на всички тези документи трябва да бъде структурирано по такъв начин, че да може лесно да се проследи историята на движението на запасите и подготовката на нов документ не отнема много време. Колкото по-опростен и ясен е работният процес, толкова по-лесно служителите на склада ще се придържат към неговите изисквания и по-лесно ще водят записи на стоките в склада. Определянето на реда за изпълнение на различни процеси в склада е пряко свързано с документооборота. Приемане, доставка, поставяне на стоки в определен участък от склада, маркиране и отчитане на стоките - всичко това трябва да бъде описано по най-подробен начин. Въвеждането на забрана за отклонения от длъжностните характеристики ще избегне повреда, загуба или неправилно класиране на стоковите запаси. В следващите етапи, в процеса автоматизация на складовете програмата ще включва забрани за промени в процедурата за работа със стоките, което ще изключи вероятността от неволни (или умишлени) грешки от персонала.