Бележка

Вътрешната документация обикновено предизвиква най-много въпроси и недоумение, тъй като не е официално регулирана от законодателни актове. Различните области на дейност могат да имат различни правила за писане на услуга, меморандум, обяснителни бележки. Бележката е една от най-често срещаните форми на вътрешна бизнес кореспонденция. Как се различава от другите вътрешни документи, какви елементи се изискват за него или могат да варират, в които случаи може да е необходимо, ще се опитаме да обясним в тази статия. Ще има и примери за писане на меморандуми, съставени за различни цели.

Бележка: същност на документа

Бележката е форма на писмена комуникация в рамките на организацията. Специфична разлика в този тип кореспонденция е „хоризонталната“ ориентация - комуникацията се осъществява между служители, които не са свързани с подчинени отношения, тоест еднакви по служебен статус.

РЕФЕРЕНЦИЯ! Ако бележка се изпрати на служител с по-висок ранг, тя няма да се нарича служебна бележка, а бележка.

Този документ се отнася до информация и справка, тоест съдържа отразяване на определен проблем, който подателят не може да разреши без получателя (друг служител или подразделение на компанията). В някои случаи задачата може да бъде чисто информационна: получателят се уведомява за определени факти.

Цел на бележката

Основната цел, преследвана от всяка вътрешна кореспонденция, е оперативното управление, тоест най-бързото и ефективно решение на всички възникнали въпроси и/или проблеми. Особеностите на бележката са, че тя е предназначена:

инициира приемането на всяко решение;
насочете вниманието на получателя към определена информация;
доклад по някои въпроси, евентуално повдигнати по-рано;
отговорете на въпроса, зададен в предишната бележка (в този случай трябва да посочите номера на оригиналната бележка).

Какво трябва да има в бележка и какво не може да бъде

Тъй като бележката е подкрепящ документ, тя не се урежда от задължителните правила и разпоредби, посочени в OKUD или други разпоредби. Когато го пишете, е удобно да се вземат предвид правилата на Руската федерация "Единни системи за документация" GOST R 6.30-2003.

ЗАБЕЛЕЖКА! Мениджърите се насърчават да разработят свои собствени инструкции за регистрация на вътрешна кореспонденция, да създадат унифициран формуляр или шаблон и да фиксират тези инструкции със съответната поръчка.

Задължителни подробности за бележката са в много отношения подобни на тези, изисквани във всеки бизнес документ.

Информация за единицата, изпратила бележката.
Името на отдела, в който се изпраща документът.
Име и позиция на директния получател.
Име на кореспонденцията (в случая „бележка“).
Заглавието или темата на бележката, която накратко обяснява нейната тема.
„Тяло“ на документа - директно представяне на ситуацията, информация, искания, решения, предложения за разрешаване на въпроса и др.
Дата и номер на бележката.
Позиция на подателя на бележката, неговото име, подпис.

Възможни допълнителни елементи може да включва:

Изключено в служебни бележки: