Архивна работа
Организация на работата на архивна институция. Принципи и методи за избор на документи за архивиране. Общи характеристики на методите и условията на съхранение, осигуряващи пълната безопасност на документите. Анализ на използването на документална информация.
Изпратете вашата добра работа в базата знания е проста. Използвайте формуляра по-долу
Студенти, аспиранти, млади учени, използващи базата от знания в своето обучение и работа, ще ви бъдат много благодарни.
Публикувано на http://www.allbest.ru/
Целта архивната практика е да се проучи работата на местния архив, да се запознаят с основните насоки на архива, какъв е неговият характер на взаимодействие с потребителя на услуги и какво е мястото на потребителя в структурата на обекта.
Основната задача практиката е преподаване на основните умения на архивната работа.
Задачи практиките са запознаване с:
- организация на работата на архивна институция;
- принципи и методи за подбор на документи, подлежащи на архивно съхранение;
- методи и условия на съхранение, осигуряващи пълната безопасност на документите;
- процесът на създаване на система от информация за съдържанието на документите;
- организация на цялостно използване на документална информация.
Общи изисквания за счетоводство на документи
Счетоводство на документи в архива на организацията - това е определянето на техния брой и състав в установените разчетни единици и фиксиране (регистрация) на принадлежността на всяка разчетна единица към определен комплекс и общия им брой в счетоводните документи. Счетоводен документ се разбира като документ от установената форма, който записва пристигането, заминаването, количеството, състава и състоянието на архивните документи в счетоводни единици. Отчитането на документи в архива на организацията е едно от средствата за гарантиране на тяхната безопасност и контрол върху тяхната наличност. Всички документи, съхранявани в архива, както и застрахователни копия на документи и опис на дела и документи, подлежат на счетоводство. Счетоводството се извършва чрез присвояване на счетоводни номера на архивни документи (счетоводни единици, единици за съхранение), които са част от архивния шифър.
Архивният шифър е обозначение, прилагано към всяка единица за съхранение, за да се гарантира нейното отчитане и идентификация. Архивният шифър се състои от цифри: архивният фонд според списъка на архивните фондове на организацията и, частично, според списъка на държавните архивни фондове, източник на който е организацията, инвентара, складовите единици. Номерът на архивния фонд се определя от държавния архив след първото получаване на документите на организацията за постоянно съхранение. Основните единици на счетоводството на документите, независимо от вида на носителя, метода и техниката на обезпечаване на информация са: архивен фонд, архивна колекция; единица за съхранение.