Архивист Бюлетин - НЯКОИ ПРОБЛЕМИ ОТ ПУБЛИКУВАНЕТО НА АРХИВНИ ДОКУМЕНТИ В ЕЛЕКТРОННИ ПУБЛИКАЦИИ
Автор: Ю.В. И. В. ГРУМ-ГРЖИМАЙЛО СЪБЕННИКОВА | 09 септември 2009 г.
Подготовката на електронно издание с използване на архивни материали се основава на създаването на електронно копие на архивен документ. Според ГОСТ 7.48-2002 „Съхранение на документи. Основни термини и определения ”електронно копие е копие, направено в цифров вид, а правенето на копие е възпроизвеждане на друг носител в същия или различен формат, използвайки различни технологии. Но електронното копие в същото време е електронен документ, който съгласно ГОСТ 7.83-2001 „Електронни публикации. Основни типове и изходи ”е документ на компютърно четим носител, за използването на който се изисква компютърна технология. Същият стандарт предоставя дефиницията на електронна публикация като електронен документ (или група електронни документи), претърпял редакционна и издателска обработка, предназначена за разпространение в непроменен вид, с изходна информация.
Въз основа на тези определения под електронна публикация на архивен документ може да се разбира електронна публикация, съдържаща електронно копие (или група електронни копия) на архивни документи, претърпели археографска и редакционна обработка, предназначени за разпространение непроменени на машина- четим носител и с изходна информация. Трябва да се прави разлика между:
• електронни аналози на печатни публикации на архивни документи, възпроизвеждащи главно съответното печатно издание (текст и местоположението му на страниците, илюстрации, връзки, бележки, научно справочен апарат и др.);
За научно електронно издание, използващо архивни документи, могат да бъдат разграничени няколко основни задачи: а) създаване на електронен цифров застрахователен фонд на архивни документи и неговото локално възпроизвеждане в рамките на публикацията; б) създаване на електронен фонд за използване на тази публикация, навигационни и помощни средства за търсене; в) електронно възстановяване на документи за ползвателния фонд.
Докато дигитализираме традиционен архивен фонд, трябва да получим не просто набор от електронни копия на съставните архивни документи, но електронния му модел - пълноценно изображение на фонда, включително установените му атрибути (карта на фонда и др.), Архив връзки, т.е. като част от електронния фонд трябва да има определен официален електронен документ, който съдържа необходимата информация за него. Следователно, например, електронен фонд от архивни документи може да бъде дефиниран като масив от електронни копия на архивни документи и служебна информация, който осигурява точна идентификация на фонда, както в традиционния архив, така и в обслужващата го информационна система.
Напоследък архивисти и експерти по документи активно обсъждат концепцията и темите на електронен архив. В същото време не само електронни копия на хартиени архивни документи, но и електронни документи, създадени в областта на електронното управление на документи, мрежови електронни документи, включително тези, които нямат „хартиени“ версии, се разглеждат като част от неговия фонд. Всичко това предполага, че електронната култура бавно, но сигурно оформя своя собствена версия на организацията на архивирането и сферата на информационните технологии навлиза в областта на придобиване, съхранение и използване на архивния фонд. Днес електронният архив е не само името на софтуерен продукт и компания, известна със своите успехи в тази област, той е добре дефинирана институция за архивна дейност.