Анализът на ABC просто обясни - проектите станаха лесни

Когато всичко има значение, нищо няма значение.

Обичам тази поговорка. Защото е толкова вярно! Ако се отнасяме към всички неща в проекта с еднакъв приоритет, ще се случи следното:

Същественото не се отделя от незначителното.
Енергията се използва за маловажни неща.
Тази енергия и време липсват за нещата, върху които трябва да бъде насочен действителният фокус.

И затова трябва да дадем приоритет! Вече разгледахме възможността за определяне на приоритетите в контекста на принципа на Парето. Днес имаме работа с друга форма на анализ: анализът ABC!

Ползи от ABC анализа

Анализът ABC ви помага да се съсредоточите върху най-важното. Елементите са разделени на A, B и C елементи.

Цел: Идентифициране на елементите, на които трябва да се обърне най-голямо внимание (елементи А). Защото това са наистина важните, които имат най-голям ефект върху цялостния успех. Ако се положат много усилия за по-малко важните C елементи, това носи относително ниска полза.

Анализът на ABC по никакъв начин не се ограничава до управлението на проекти - напротив. Може да се използва универсално и може да се намери в много области на компанията:

Логистика и управление на материали: кои са най-важните доставчици? Кои материали се използват най-много?
Производство: Кои продукти причиняват най-големи производствени разходи?
Продуктово портфолио: С кои продукти генерираме най-много продажби?
Продажби: Кои са клиентите, които генерират най-много продажби? Кои са ключовите акаунти?

строителство

Анализът ABC класифицира данните според определени критерии, като продажби, потребление, печалба и др. Създават се три класа:

Елементи
Това са малкото особено качествени елементи, които имат висок процент на стойност. Именно те трябва да бъдат идентифицирани, тъй като тук е най-голям лостът, за да бъде успешен.

В елементи
Тези елементи формират полузащитата. Представен с умерено висок брой, умерено ценен. В зависимост от ситуацията има смисъл да ги разгледате отблизо - или да ги пренебрегнете първоначално.

C елементи
Това са многото елементи, които се появяват в голям брой, но имат много малко влияние върху цялостната картина. Фокусирането върху тези елементи има малък ефект - и обикновено отнема много време.

Процес на анализ на ABC

Списък на обектите, които ще бъдат изследвани
Какво всъщност искаме да класифицираме? В зависимост от целта това могат да бъдат продукти, доставчици, клиенти, рискове и т.н.
Установяване на критериите
Какво точно трябва да се класифицира според? Възможни критерии са разходи, продажби, вероятности и т.н.
Оценка на обектите
Оценката често е резултат от оценката на статистически данни, ако напр. Продажбите от клиенти се използват като критерий за оценка. Ако такива данни не са налични, напр. при оценка на рисковете, оценката трябва да се извърши в тази стъпка.
Подредете предметите
Сега обектите са сортирани според приоритета им, напр. Подреждане на клиентите според размера на продажбите. Графичното представяне често е добра идея.
Разделяне на три класа
Граничните линии за елементи A, B и C не винаги трябва да се изчертават последователно. Характерно е, че много малък брой обекти имат много висок дял на стойността (Елементи), а голям брой обекти имат само малък дял на стойността (С елементи).
Производни действия
Хубаво е да знаете кои елементи са наистина важни сега. Но само това не е достатъчно: Трябва да се извлекат действия, така че анализът да не събира само прах в папка.

Използване в управлението на проекти

ABC анализът често се основава на меки фактори, особено при управлението на проекти. Докато в други фирмени области анализът може да се основава на статистически данни (например изкупни цени за закупени части), прогнозните стойности често се използват при планирането на проекти.

Нека да разгледаме къде има смисъл да се използва ABC анализ в проекти. И за да не стане скучно, се използват различни форми на представяне:

Класификация на рисковете

Помниш ли? Следните стойности се използват за оценка на рисковете:

Вероятността за възникване на риска в%
Обхватът (щетите), ако рискът възникне в евро
Стойността на риска като произведение на вероятността за възникване и обхват

След като тези данни бъдат събрани, всички рискове могат лесно да бъдат подредени в списък според тяхната стойност на риска. Като алтернатива, рисковете могат да бъдат показани графично в портфейл от рискове и разделени на класове ABC:

Най-голямо внимание трябва да се обърне на A-рисковете, докато C-рисковете често (първоначално) могат да бъдат пренебрегвани.

Класификация на заинтересованите страни

Подобна е ситуацията и със заинтересованите страни. Възможни критерии тук могат да бъдат влиянието на заинтересованата страна и вероятността от конфликт. За всеки клас може да се определи стратегия на заинтересованите страни:

В зависимост от проекта, напр. Стратегия за участие може да бъде определена за заинтересовани страни от А, дискурсивна стратегия за заинтересовани страни от Б и репресивна стратегия за заинтересовани страни от С.

Представяне на цялото портфолио от проекти

Анализът може да се използва и за представяне на портфейли от проекти в компанията. Като критерий обикновено се използват разходите по проекта. Този път резултатът е показан под формата на крива на Лоренц:

Ясно видимо: Малък брой проекти причиняват най-много разходи. Обикновено тук може да бъде разпознато разпределение 80/20 съгласно принципа на Парето.