3 основни инструмента за планиране -
от Лин Браншо
Определянето на всички стъпки и действия, които трябва да се предприемат, за да се случи събитие, не е малка задача! За да ви помогна да планирате всичко и да не забравите нищо, в тази статия предлагам 3 инструмента, без които не бих могъл: график, списък със задачи и сценарий на събитието.
1 - Графикът
Графикът е инструмент, който идентифицира основните линии на проекта и ги разполага във времето. Това е референтен инструмент, така че всички заинтересовани страни, участващи в проекта, да са на една и съща дължина на вълната. Той включва ключовите етапи (или критични етапи) за настройка на събитието, датите, на които тези етапи трябва да се проведат, и имената на лицата, отговорни за тяхното изпълнение.
За да изградите времевата линия, обикновено е по-лесно да започнете с датата на събитието (фиксирана и непроменяща се) и да изработите стъпките назад във времето. Като общо правило планирането на дадено събитие трябва да започне между 3 месеца и 1 година преди датата на провеждането му, в зависимост от неговия размер и сложност.
За щастие основните стъпки при създаването на събитие са сходни, независимо от естеството или сложността на събитието. За да изградите времева линия, можете да започнете с тези основни стъпки и да добавите конкретните стъпки на вашия проект:
- Първа производствена среща с мениджъри за определяне на основите на проекта (цел, цели и целева аудитория)
- Установете основните линии на събитието и насоките
- Изготвяне на предварителния план (избор на сайт, дата, съдържание)
- Осъществяване на графика и предварителния бюджет
- Одобряване на предварителния план от мениджърите
- Посещение на избрания сайт и подписване на договора с мениджъра
- Разработване на подробно съдържание на събитието (изпълнение и производство)
- Одобряване на подробното съдържание на събитието от мениджърите
- Спонсорски преговори
- Договаряне и подписване на развлекателни договори (водещ, DJ, дейности и др.)
- Начало на промоцията на събитието
- Създаване и изпращане на покани и формуляр за резервация
- Срок за получаване на регистрации
- Избор на менюта, договаряне на договори с различни доставчици (аудиовизуални, декор, оборудване и др.)
- Създайте план за сядане, напишете речите, подгответе визуалните презентации
- Производство на комуникационни елементи и материали
- Написване на сценария на събитието
- Сглобяване, събитие и демонтаж
- Съставяне на анализи и изготвяне на доклад за събитието
След като сте определили основните етапи, е необходимо да определите дата на завършване за всеки според предишния ви опит. Ако се съмнявате, не се колебайте да попитате вашия доставчик за оценка на необходимото време. След това разпределете графика си между различните заинтересовани страни, за да могат те да проверят и одобрят вашите прогнози. Графикът трябва да бъде възможно най-реалистичен и очевидно може да бъде коригиран по време на приключването на мандата.
График Изложба и гала вечер
10 и 11 юни
Стъпки Дата Респ.
Първа среща за определяне
цели, задачи и целева аудитория Екип в средата на септември
Установете контура и изберете
темите на вечерта Начало на ноември Екип
Предложена дата + местоположение и стаи + съдържание
Представяне на бюджета и графика Начало на ноември Екип
Одобряване на предварителния план в средата на ноември DP
2 - Списъкът със задачите
Разликата между графика и списъка на задачите е, че графикът е преглед на основните стратегически етапи на проекта и ги поставя във времето, докато списъкът със задачи включва всеки от етапите на постигане, които трябва да бъдат изпълнени в детайли и точни срокове за да ги постигне. Този списък е много по-пълен и подробен от времевата линия. Ето пример за по-добро разбиране на разликата между тези два инструмента: